Beauty Pie sparar 444 arbetsdagar med Asana

Höjdpunkter

Utmaningar

• Isolerade avdelningar och dåligt tvärfunktionellt samarbete ledde till dubbelarbete och förseningar.

• Ineffektiva processer och brist på standardiserade arbetsflöden hindrade förmågan att fokusera på arbete som gör skillnad, vilket påverkade produktleveranserna.

• Ett fragmenterat verktygslandskap tvingade till frekventa kontextbyten, vilket gjorde samarbetet svårt.

• Inkonsekvent kommunikation och odefinierade roller minskade produktiviteten, hindrade tydligheten och skapade frustration i teamen.

• Begränsad synlighet av projektrisker och projektförlopp hindrade ledningen från att proaktivt hantera risker och justera planer.

Lösning

• Centraliserad projekthantering: Asana blev Beauty Pies enda källa till information för kommunikation och projektledning, vilket gav teamen tydlighet om ansvarsområden, förbättrade ansvarstagandet och gjorde det enklare att samarbeta med viktiga intressenter.

• Förbättrat tvärfunktionellt samarbete: Team inom marknadsföring, kreativitet, verksamhet och produktutveckling fick delad insyn i projekt, vilket minskade dubbelarbete och höll tidslinjerna i fas.

• Standardiserade arbetsflöden och automatiseringar: Effektiviserade arbetsflöden och processer minskade behovet av manuella kontroller, vilket gjorde det möjligt för teamen att fokusera på arbete som gör skillnad.

• Verktygskonsolidering: Integreringar med Slack, Zendesk, Google Drive och Jira Cloud minskade kontextväxling, vilket gjorde samarbetet sömlöst mellan teamen.

• Förbättrad riskhantering: Genom att spåra risker i Asana kunde teamen upptäcka potentiella problem tidigt och ta itu med dem innan de påverkade projektetleveransen.

Resultat

• 444 arbetsdagar sparades med Asana, vilket resulterade i en uppskattad kostnadsbesparing på 124 600 USD. 

• 61 % av samarbetet blev tvärfunktionellt, vilket främjade ett bättre teamarbete och bröt ner silor mellan avdelningar.

• Uppgifter med tilldelade ägare slutfördes i tid dubbelt så ofta, vilket ökade tydligheten och ansvarstagandet mellan teamen.

Ökad effektivitet och samordning mellan olika projekt

Med fokus på att utveckla innovativa skönhets- och hälsoprodukter hanterar Beauty Pie över 100 nya produktutvecklingar (NPD) och 50 förbättringar av befintliga produkter (EPD) varje år. För att effektivisera sina processer och skala upp verksamheten vände de sig till Asana för att effektivisera arbetsflöden och centralisera information mellan teamen.

Genom att skapa mallar för processer, tydliggöra ansvarsområden och konsolidera verktyg gör Asana det möjligt för team inom mer än 12 affärsfunktioner – såsom produktutveckling, drift, marknadsföring på plats och marknadsföring – att samarbeta sömlöst. Asana förenklar komplexa, tvärfunktionella projekt och hjälper team att hantera arbetsbelastning och ansvarsområden, vilket gör att alla berörda parter är på samma sida och ger ledningen realtidsinsikter så att projekten håller sig på rätt spår. Med Asana som grund för effektivitet kan Beauty Pie skala upp samtidigt som de upprätthåller högkvalitativa standarder och driver innovation inom skönhets- och hälsobranschen.

Främjar användning av Asana

Beauty Pie hade en tydlig vision om hur de ville att ett arbetshanteringsverktyg skulle stödja deras komplexa produktlanseringar och tvärfunktionella projekt. Efter att ha identifierat ineffektivitet i framstegsuppföljningen visste de att de behövde ett skalbart, intuitivt verktyg för att förenkla processer och hantera de hundratals uppgifter och beroenden som var involverade i varje projekt. Efter att ha utvärderat alternativen valde de Asana för dess förmåga att effektivisera tvärfunktionell hantering, tilldela uppgifter och hantera arbetsbelastningar, samt plattformens multi-homing-funktion, som gör det möjligt för dem att spåra beroenden mellan projekt.

För att säkerställa en smidig övergång samarbetade Beauty Pie med det digitala konsultföretaget Generation Digital. Företaget hjälpte till att identifiera teammästare för att driva användningen av Asana och vägledde Beauty Pie genom ändringshantering – fastställde bästa praxis för utbildning och kommunikation och ledde en datarevision för att överföra relevanta processer. Idag, med över 200 användare i team inom marknadsföring, kreativitet, verksamhet, projekthantering, marknadsföring på plats och ledarskap, är Asana avgörande för hur Beauty Pie hanterar projekt – vilket driver samarbete och tydlighet i alla avdelningar.

Samordning av komplexa projekt- och produktlanseringar

Produktutvecklingsteamet på Beauty Pie hanterar över 100 produktlanseringar varje år. Eftersom varje lansering sträcker sig över 12–24 månader och kräver samarbete mellan team som reglering, försörjningskedja, kvalitet, förpackning och marknadsföring kan det vara en utmaning att hålla alla samordnade. För att effektivisera processen vände sig Beauty Pie till Asana för att hantera hela lanseringslivscykeln.

Innan Asana saknade Beauty Pie standardiserade arbetsflöden, vilket gjorde det svårt att hålla lanseringarna i fas. Nu ger Asana den klarhet och struktur som teamen behöver för att samarbeta effektivt och hålla deadlines. Plattformens flexibilitet gör det möjligt för projektledare att standardisera processer samtidigt som de anpassar arbetsflödena för att passa varje projekts unika behov.

Standardiserade arbetsflöden förbättrar projektets effektivitet

• Asanas anpassningsbara mallar ger varje produktlansering en konsekvent struktur och hjälper team att hantera upprepade uppgifter under hela lanseringslivscykeln.

• Projektledare kan justera arbetsflöden efter behov och samtidigt dra nytta av konsekvensen i standardiserade processer, vilket minskar det förberedande arbetet.

• Varje uppgift har en tilldelad ägare, så att alla vet exakt vad de är ansvariga för – och när – vilket gör att projekten är i fas och att deadlines hålls.

• Varje team har också sin egen uppgiftstavla, så när en medlem i teamet är frånvarande kan en annan enkelt ta över dennes uppgifter utan att något går förlorat.

Insyn i viktiga milstolpar håller projekten på rätt spår

• Team spårar viktiga milstolpar och beroenden för alla produktlanseringar i Asana, vilket ger både ledningen och medarbetarna insyn i projektstatus i realtid.

• Anpassade fält, till exempel produktkategorier och prioritering, hjälper team att snabbt identifiera högprioriterade uppgifter, så att de kan fokusera på viktigt arbete och leverera produkter till marknaden i tid.

Förbättrad synlighet och samarbete

Med flera team som arbetade med projekt samtidigt behövde Beauty Pie bättre överblick över ansvarsområdena. Asanas multi-homing-funktionalitet gör det enkelt för team som reglering, försörjningskedja, kvalitet och marknadsföring att fokusera på sina specifika uppgifter inom större produktlanseringsprojekt, förbättra ägarskap och hjälpa team att hålla sig fokuserade på sina prioriteringar.

Multi-homing förenklar uppgiftsägarskap

• Team använder multi-homing för att se sina uppgifter i olika projekt utan att bli överbelastade av orelaterat arbete. 

• Med dedikerade projekttavlor kan teamen se alla sina relevanta uppgifter på ett och samma ställe, vilket gör det lättare att hantera deadlines och undvika flaskhalsar.

Tydlig synlighet förbättrar hanteringen av arbetsbelastningen

• Asana ger team en tydlig bild av projekttidslinjer och beroenden, vilket hjälper dem att upptäcka hinder i ett tidigt skede. Om förseningar i ett skede hotar en lansering kan teamen snabbt anpassa sig för att hålla sig i fas.

• Mindre team som arbetar med flera projekt kan hantera sin arbetsbelastning i en enda vy, vilket minskar förvirringen och säkerställer att inget glöms bort. 

Sömlösa integreringar förbättrar samarbetet

• Integreringar med verktyg såsom Slack, Google Drive, Zendeskoch Jira Cloud gör det möjligt för Beauty Pie att ansluta sin befintliga teknik direkt till Asana.

• Team kan kommunicera i realtid, dela dokument och hantera uppgifter från en central hubb, vilket minskar appväxling och förbättrar samarbetet mellan olika team.

Förbättrad risk- och portföljhantering

Förutom att hantera produktlanseringar använder Beauty Pie Asana för att spåra projektrisker, hantera viktiga initiativ och kommunicera potentiella problem mellan olika team. Med veckovisa statusrapporter och insikter i realtid ger Asana intressenterna tydlig synlighet i viktiga projekt, så att de kan se förloppet på ett ögonblick och rapportera uppdateringar till ledningen. Genom att spåra risker och projektstatus på ett och samma ställe tar Beauty Pie itu med potentiella problem snabbt, vilket håller teamen samordnade och minimerar störningar.

Centraliserad riskspårning hjälper ledare att reagera tidigt

• Varje projekt har ett dedikerat riskavsnitt där team loggar potentiella risker, inklusive viktiga detaljer såsom orsak, effekt, begränsningsstrategier, sannolikhet och inverkan.

• Med Asanas regel-funktionalitet läggs risker automatiskt till i en huvudrisklogg, vilket ger intressenter insyn i alla projektrisker utan att störa enskilda planer.

• Med huvudriskloggen kan ledningen enkelt bedöma risker och se till att kritiska problem identifieras och åtgärdas i ett tidigt skede.

Portföljhantering effektiviserar beslutsfattandet

• Asana hjälper Beauty Pie att hantera hela portföljen med viktiga projekt, där varje projekts status spåras och rapporteras till intressenter med hjälp av inbyggda statusuppdateringar.

• Anpassade fält som risknivåer och projektprioritet gör det möjligt för team att snabbt bedöma projektstatus och upptäcka utmaningar som kan påverka tidslinjer eller leveranser.

• Intressenter kan se framsteg och riskdata på ett och samma ställe, vilket håller ledningen samordnad och säkerställer att beslut fattas baserat på information i realtid.

In i framtidens skönhet med uppkopplat arbete

Med Asana som drivkraft för sin operativa framgång är Beauty Pie redo för en säker och hållbar tillväxt. Som vinnare av Asanas Tech Visionary Award planerar de att fortsätta driva innovation genom att utnyttja AI för att automatisera uppgifter och minska fel, så att teamen kan fokusera på arbete med högt mervärde.

Genom att integrera AI-driven insikt och prediktiv analys kommer Beauty Pie att fortsätta att optimera projekthanteringen, säkerställa anpassning till strategiska mål och främja ett starkare samarbete mellan olika team. I takt med att de utökar användningen av Asana ser de framför sig att de kommer att sätta en ny standard för effektivitet och samarbete inom hela organisationen – och visa vad som är möjligt när arbetet verkligen är sammanlänkat.