Trinny London har optimerat förvärvandet av nya kunder tack vare Asana

Trinny Londons lyxiga sortiment av enkelt, modernt smink som kan användas överallt har tagit sig in i sminkväskor över hela världen – på bara fyra år har företaget vuxit till över 170 anställda. Denna otroliga utveckling väckte dock frågor om hur man skulle kunna upprätthålla tillväxttakten på lång sikt med nya kunder.

I konsumentbranschen är sociala medier avgörande för att bygga en gemenskap av människor som känner en affinitet med varumärket – och Trinny London är inget undantag. För att skapa engagerande innehåll som lockar nya kunder måste Trinny London bedriva en mycket tvärfunktionell verksamhet. Liksom många startups använde man först grundläggande verktyg för att hantera sina projekt och kampanjer. "Vi hade ett enormt kalkylark där vi försökte katalogisera allt innehåll och länka det mellan teamen", säger Shannon O'Hara, producent. ”Kalkylarken gav oss en översikt, men det krävdes så mycket manuellt arbete för att hålla dem uppdaterade.” Det måste finnas ett bättre sätt.

Enligt Index för arbetets anatomi kan individer spara sex timmar och fem minuter varje vecka bara genom förbättrade processer. Trinny London bestämde sig för att implementera ett nytt verktyg i Kanban-stil och fann omedelbart att det var lättare att se uppgifter, spåra framsteg och identifiera funktionella beroenden. Men det skapade ett nytt problem: överkommunikation. ”Människors inkorgar översvämmades av meddelanden”, förklarar Shannon.

Trinny London bestämde sig för att utvärdera fler arbetshanteringsverktyg och insåg att de behövde något med stark automatisering som hade alla de funktioner de behövde direkt från start. ”Vi behövde ett mer sofistikerat system – något som fungerade som ett kalkylblad, men med realtidsvisning och automatiska aviseringar, utan attvara överväldigande för användarna”, säger Shannon.

Asana uppfyllde alla krav

Asana och Trinny Londons team började implementeringen med ett enda användningsfall: att hjälpa till med produktlanseringar. Jemima Childs, videoproduktionskoordinator, säger: ”Asana gjorde processen så tydlig. Det kändes som om alla visste var de befann sig och vad de behövde göra.” Shannon fortsätter: ”Om jag inte har min bärbara dator med mig håller jag mig uppdaterad via Slack-integrationen. Allt finns på ett ställe, så det har inte tagit över min e-post när jag kommer tillbaka till tangentbordet.”

Att bevisa Asanas kapacitet i liten skala gjorde lanseringen enklare. Men teamets nöjdhet berodde inte bara på hur Asana förbättrade arbetshanteringen – det gällde alla små detaljer. "Jag gillar att man kan visa kollegorna uppskattning med hjälp av emojis. Det är mycket motiverande och det gör stor skillnad", säger Jemima.

Rätt grund

”När vi använde vårt första kalkylblad och verktyg i Kanban-stil var vi ständigt tvungna att jaga folk för att få uppdateringar. Det fördubblade arbetsbelastningen istället för att halvera den”, säger Jemima. Men tack vare den klarhet som Asana ger när det gäller att informera om nya annonser, organisera dem och registrera feedback har Trinny London kunnat förbättra arbetet för sina anställda – en investering som Index för arbetets anatomi visar att över en fjärdedel av arbetstagarna önskar att deras arbetsgivare skulle göra för att stödja bättre samarbete. ”Min favoritfunktion är möjligheten att lägga till en uppgift på flera tavlor. På så sätt behöver vi bara kommunicera i en uppgift och den är synlig överallt. Det har varit en banbrytande förändring för oss”, säger Shannon.

Trinny London använder Asana för att förbättra sina annonsutgifter. Demi Mistry, koordinator för betald social media, förklarar: ”Tidigare var det mycket svårt att veta var allt fanns och att matcha rätt bilder med rätt text. Asana ger mig fullständig översikt över varje annons syfte, beskrivning, relaterade länkar och tillgångar, liksom förloppet och nästa steg. Asana hjälper oss att få saker uppladdade till Facebooks annonshanterare och testade snabbare. När vi vet vad som fungerar kan vi informera om fler saker och förbättra avkastningen på försäljningen.”

Felfritt utförande

Asana gör det också möjligt för Trinny London att samordna sina tvärfunktionella team som driver nykundsanskaffningen i takt med att verksamheten mognar.

Centraliserade, delade tavlor ger en översikt över alla uppgifter, med tydliga statusuppdateringar och medarbetare som kan involveras i ett projekt vid behov. ”Eftersom vi samarbetar med alla team inom marknadsföring är Asana perfekt för att hantera alla uppgifter. ”Vi har fyra tavlor som är avsedda enbart för fotograferingar: en för att organisera fotograferingarna, en för retuschering, en för redaktionellt arbete och en för ytterligare design”, säger Penny Bavister, designkoordinator. ”För att hålla oss på rätt spår har jag infört en regel som gör att när en uppgift markeras som genomförd flyttas den automatiskt till nästa tavla. Om något saknas sänker en annan regel dess status och skickar tillbaka det till föregående tavla för vidare bearbetning.”

”Asana har hjälpt oss att automatisera processen för godkännande av feedback, vilket definitivt har snabbat upp arbetet och gjort allt tydligare”, kommenterar Shannon.

Dessutom visade Index för arbetets anatomi att de flesta arbetstagare bara kan spendera 14 % av sin tid på en framåtblickande strategi, och Trinny London anser att Asana gett dem en enorm möjlighet. ”Min tidigare roll fungerar nu av sig själv”, förklarar Shannon. ”Asana har gett mig mer tid att arbeta med planering på högre nivå och se framåt mot framtida lanseringar och projekt.”

Synliga resultat

Ett viktigt nyckeltal för videoproduktionsteamet var att öka tittartiden på en minut för allt videoinnehåll på webbplatsen och YouTube. Detta uppmuntrar fler tittare att "gilla och prenumerera", vilket i slutändan driver intäkter. ”För att fånga upp nya videoklipp ber vi redaktionen att fylla i ett Asana-formulär, vilket skapar en uppgift i videoproduktionspanelen. ”Jag får då en visuell lista över förfrågningar, vilket gör det enklare att bedöma arbetsbelastningen och statusen för olika tillgångar innan jag tilldelar uppdraget till design- eller copyteamet”, förklarar Jemima.

Tidigare hanterades inkommande förfrågningar via e-post, och volymen innebar att åtgärder ofta missades eller att det uppstod missförstånd – en av de största orsakerna till utbrändhet enligt Index för arbetets anatomi. Nu sker 99 % av den interna kommunikationen i Asana. Dessutom känner människor ansvar för de uppgifter de tilldelas, har tillgång till den information de behöver och känner att de kan påverka resultatet av sitt arbete, vilket motiverar dem att ta ansvar. Jemima konstaterar: ”Asana har gett oss ett sätt att hantera arbetsbelastningen bättre.”

Gjort för att lyckas

Med Asana inbäddat i verksamhetens rytm har Trinny London nu rätt plattform för att skala och diversifiera så att det förblir relevant för framtida kunder. ”Under det kommande året kommer vi att fokusera på att öka vår närvaro på tillväxtmarknader, bland annat i USA, Tyskland och Kanada”, säger Demi. ”Asana kommer att vara till stor hjälp vid organiseringen av lanseringarna i nya länder och vid upprätthållandet av den dagliga verksamheten.”

Trinny London är nu övertygade om sin förmåga att skaffa nya kunder på lång sikt, eftersom Asana ger teamet den plattform de behöver för att hantera och utföra arbetet på ett felfritt sätt.