Beauty Pie는 Asana로 444일의 근무 시간을 절약합니다

하이라이트

해결 과제

• 부서 간 협업이 원활하지 않아 업무가 중복되고 지연되는 경우가 있었습니다.

• 비효율적인 프로세스와 표준화된 워크플로의 부족으로 인해 중요한 업무에 집중할 수 없었고, 이로 인해 제품이 제때에 제공되지 못했습니다.

• 도구 환경이 분산되어 컨텍스트 전환이 빈번하게 이루어져 협업이 어려웠습니다.

• 일관성 없는 커뮤니케이션과 정의되지 않은 역할로 생산성이 저하되고 명확성이 저하되며 팀이 좌절했습니다.

• 프로젝트 리스크와 프로젝트 진행 상태에 대한 가시성이 제한되어 리더십이 리스크를 사전에 해결하고 계획을 조정할 수 없었습니다.

해결책

• 중앙 집중식 프로젝트 관리: Asana는 Beauty Pie의 커뮤니케이션 및 프로젝트 관리를 위한 단일 정보 소스가 되어 팀에 책임에 대한 명확성을 제공하고, 책임감을 개선하며, 주요 이해관계자와 더 쉽게 소통할 수 있도록 지원했습니다.

• 교차 기능 협업 개선: 마케팅, 크리에이티브, 운영 및 제품 개발과 같은 팀은 프로젝트에 대한 가시성을 공유하여 중복 작업을 줄이고 타임라인을 계획대로 유지할 수 있었습니다.

• 표준화된 워크플로 및 자동화: 워크플로와 프로세스가 간소화되어 수동 확인 작업이 줄어들었으며, 팀은 중요한 업무에 집중할 수 있었습니다.

• 툴 통합: Slack, Zendesk, Google 드라이브, Jira Cloud와의 연동으로 컨텍스트 전환이 줄어들어 팀 간 협업이 원활해졌습니다.

• 강화된 리스크 관리: Asana에서 리스크를 추적함으로써 팀은 잠재적인 문제를 조기에 발견하고 프로젝트 전달에 영향을 미치기 전에 해결할 수 있습니다.

결과 

• Asana를 사용하여444일의 근무 시간을 절약하여 124,600달러의 비용을 절감한 것으로 추정됩니다. 

• 협업의 61%가 부서 간 협업으로 전환되어팀워크가 향상되고 부서 간 사일로가 해소되었습니다.

• 소유자가 배정된 작업은 정시에 완료되는 경우가 두 배로늘어나 팀 전반에 걸쳐 명확성과 책임감이 향상되었습니다.

프로젝트 전반에 걸친 효율성 및 조율성 증대

Beauty Pie는 혁신적인 뷰티 및 웰니스 제품 개발에 중점을 두고 매년 100개 이상의 신제품 개발(NPD)과 50개 이상의 기존 제품 개선(EPD)을 관리합니다. 프로세스를 간소화하고 더 나은 확장성을 위해 Asana를 사용하여 워크플로를 간소화하고 팀 간 정보를 일원화했습니다.

Asana는 프로세스를 템플릿화하고, 담당 업무에 대한 명확한 가시성을 제공하고, 도구를 통합하여 제품 개발, 운영, 현장 머천다이징, 마케팅 등 12개 이상의 비즈니스 부서에 걸쳐 팀이 원활하게 협업할 수 있도록 지원합니다. Asana는 복잡한 부서 간 프로젝트를 간소화하여 팀이 업무량과 책임을 관리할 수 있도록 지원합니다. 이를 통해 이해관계자의 보조를 맞출 수 있고 리더십에게 실시간 인사이트를 제공하여 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있습니다. Beauty Pie는 Asana를 효율성의 기반으로 사용하여 고품질의 표준을 유지하고 뷰티 및 웰니스 분야에서 혁신을 추진하면서 확장할 수 있습니다.

Asana 도입을 주도하기

Beauty Pie는 복잡한 제품 출시와 부서 간 프로젝트를 지원하기 위해 업무 관리 플랫폼을 어떻게 사용하고 싶은지에 대한 명확한 비전을 가지고 있었습니다. 진행 상황을 추적하는 데 비효율적인 부분을 파악한 후, Beauty Pie는 프로세스를 간소화하고 각 프로젝트에 관련된 수백 개의 작업과 상호 의존 관계를 관리할 수 있는 확장 가능하고 직관적인 툴이 필요하다는 것을 알게 되었습니다. 다양한 옵션을 평가한 결과, Beauty Pie는 부서 간 관리를 간소화하고, 작업을 배정하고, 워크로드를 관리할 수 있는 기능과 프로젝트 간 상호 의존 관계를 추적할 수 있는 플랫폼의 멀티홈 기능이 있는 Asana를 선택했습니다.

Beauty Pie는 원활한 전환을 위해 디지털 컨설팅 회사인 Generation Digital 과 협력했습니다. 이 회사는 Asana 도입을 추진할 팀 챔피언을 식별하고 Beauty Pie가 교육 및 커뮤니케이션을 위한 모범 사례를 확립하고 관련 프로세스를 포팅하기 위한 데이터 감사를 주도하는 등 변경 관리를 안내했습니다. 현재 마케팅, 크리에이티브, 운영, 프로젝트 관리, 현장 머천다이징, 리더십 등 팀에 걸쳐 200명 이상의 사용자가 있는 Asana는 Beauty Pie가 프로젝트를 관리하는 데 필수적이며, 모든 부서에서 협업과 명확성을 높입니다.

복잡한 프로젝트 및 제품 출시 조율

Beauty Pie의 제품 개발 팀은 매년 100개 이상의 제품 출시를 관리합니다. 각 출시에는 12~24개월이 소요되며 규제, 공급망, 품질, 포장, 마케팅과 같은 팀 간 협업이 필요하므로 모든 팀을 조율하는 것이 어려울 수 있습니다. Beauty Pie는 프로세스를 간소화하기 위해 Asana를 사용하여 전체 출시 수명 주기를 관리했습니다.

Asana를 사용하기 전 Beauty Pie는 표준화된 워크플로가 부족하여 출시를 계획대로 진행하기 어려웠습니다. 이제 Asana는 팀이 효과적으로 협업하고 마감일을 준수하는 데 필요한 명확성과 구조를 제공합니다. 플랫폼의 유연성을 통해 프로젝트 매니저는 각 프로젝트의 고유한 요구에 맞게 워크플로를 조정하면서 프로세스를 표준화할 수 있습니다.

표준화된 워크플로로 프로젝트 효율성 향상

• Asana의 사용자 지정 가능한 템플릿은 모든 제품 출시에 일관된 구조를 제공하여 팀이 출시 수명 주기 전반에 걸쳐 반복 가능한 작업을 관리할 수 있도록 지원합니다.

• 프로젝트 매니저는 필요에 따라 워크플로를 조정하는 동시에 표준화된 프로세스의 일관성을 활용하여 사전 작업을 줄일 수 있습니다.

• 각 작업에는 소유자가 배정되어 있으므로 모든 구성원이 자신이 담당하는 업무와 마감일을 정확히 파악할 수 있어 프로젝트를 계획대로 진행하고 마감일을 준수할 수 있습니다.

• 또한 각 팀에는 자체 출시 작업 보드가 있으므로 팀의 한 구성원이 부재 중일 때 다른 구성원이 배정된 업무를 쉽게 수행할 수 있습니다.

주요 마일스톤을 가시화하여 프로젝트를 계획대로 진행

• 팀은 Asana에서 모든 제품 출시의 주요 마일스톤과 종속 관계를 추적하여 리더십과 기여자 모두에게 프로젝트 상태를 실시간으로 파악할 수 있도록 합니다.

• 제품 카테고리 및 우선순위 지정과 같은사용자 지정 필드는 팀이 우선순위가 높은 작업을 빠르게 식별하여 중요한 업무에 집중하고 제품을 제시간에 출시할 수 있도록 도와줍니다.

가시성 및 협업 개선

여러 팀이 동시에 프로젝트를 수행하는 Beauty Pie는 담당 업무에 대한 가시성을 높여야 했습니다. Asana의 멀티홈 기능은 규제, 공급망, 품질, 마케팅과 같은 팀이 대규모 제품 출시 프로젝트 내에서 특정 작업에 쉽게 집중할 수 있도록 하여 소유권을 개선하고 팀이 우선순위에 집중할 수 있도록 지원합니다.

멀티홈으로 작업 소유권 간소화

• 팀은 멀티홈 을 사용하여 관련 없는 업무에 압도되지 않고 프로젝트 전반에 걸친 작업을 볼 수 있습니다. 

• 전용 프로젝트 보드를 사용하면 팀이 관련된 모든 작업을 한 곳에서 확인할 수 있으므로 마감일을 손쉽게 관리하고 병목 현상을 방지할 수 있습니다.

명확한 가시성으로 워크로드 관리 개선

• Asana를 사용하면 팀이 프로젝트 타임라인과 종속 관계를 명확하게 파악하여 방해 요소를 조기에 발견할 수 있습니다. 한 단계에서 지연이 발생하여 출시가 위태로워지면 팀은 계획을 빠르게 조정하여 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있습니다.

• 여러 프로젝트를 수행하는 소규모 팀은 단일 보기로 워크로드를 관리하여 혼란을 줄이고 모든 일을 빠짐없이 관리할 수 있습니다. 

원활한 연동으로 협업 강화

• Slack, Google 드라이브, Zendesk, Jira Cloud와 같은 툴과의 연동을 통해 Beauty Pie는 기존 기술을 Asana에 직접 연결할 수 있습니다.

• 팀은 실시간으로 소통하고, 문서를 공유하고, 하나의 중앙 허브에서 작업을 관리하여 앱 전환을 줄이고 팀 간 협업을 개선할 수 있습니다.

리스크 및 포트폴리오 관리 강화

Beauty Pie는 제품 출시를 관리하는 것 외에도 Asana를 사용하여 프로젝트 리스크를 추적하고, 주요 이니셔티브를 관리하고, 팀 간 잠재적인 문제를 전달합니다. Asana는 주간 상태 보고서와 실시간 인사이트를 통해 이해관계자가 중요한 프로젝트를 명확하게 파악할 수 있도록 하여 진행 상태를 한눈에 확인하고 고위 경영진에게 업데이트를 보고할 수 있도록 합니다. Beauty Pie는 한 곳에서 리스크와 프로젝트 상태를 추적하여 잠재적인 문제를 신속하게 해결하고 팀을 조율하며 중단을 최소화합니다.

중앙 집중식 리스크 추적은 리더가 조기에 대응하는 데 도움이 됩니다

• 각 프로젝트에는 팀이 원인, 효과, 완화 전략, 확률, 영향과 같은 주요 세부 정보를 포함하여 잠재적인 리스크를 기록하는 전용 리스크 섹션이 있습니다.

• Asana의 규칙 기능을 사용하면 리스크가 자동으로 마스터 리스크 로그에 멀티홈되어 이해관계자가 개별 계획을 복잡하게 만들지 않고도 모든 프로젝트 리스크를 파악할 수 있습니다.

• 마스터 리스크 로그를 사용하면 고위 경영진이 리스크를 쉽게 평가하여 중요한 문제를 조기에 파악하고 해결할 수 있습니다.

포트폴리오 관리로 의사 결정을 간소화

• Asana는 Beauty Pie가 주요 프로젝트의 전체 포트폴리오를 관리할 수 있도록 지원하며, 각 프로젝트의 상태는 내장된 상태 업데이트를 사용하여 추적되고 이해관계자에게 보고됩니다.

• 리스크 수준 및 프로젝트 우선순위와 같은 사용자 지정 필드를 사용하면 팀이 프로젝트 상태를 빠르게 평가하고 타임라인이나 결과물에 영향을 미칠 수 있는 문제를 파악할 수 있습니다.

• 이해관계자는 진행 상태와 리스크 데이터를 한 곳에서 확인할 수 있어 리더십을 조율하고 실시간 정보를 바탕으로 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

연결된 업무로 뷰티의 미래로 나아갑니다

Asana가 운영상의 성공을 주도함에 따라 Beauty Pie는 자신감 있고 지속 가능한 성장을 위해 준비되어 있습니다. Asana의 Tech Visionary Award 수상자인 Beauty Pie는 AI를 활용하여 작업을 자동화하고 오류를 줄임으로써 혁신을 지속적으로 추진하여 팀이 가치 있는 업무에 집중할 수 있도록 할 계획입니다.

Beauty Pie는 AI 기반 인사이트와 예측 분석을 통합하여 프로젝트 관리를 최적화하고 전략적 목표에 부합하며 팀 간 협업을 강화할 것입니다. Asana의 사용을 확대하면서 조직 전반에 걸친 효율성과 협업에 대한 새로운 표준을 설정하여 업무가 진정으로 연결될 때 가능한 것을 보여줄 수 있을 것입니다.