Beauty Pie は Asana を使って 444 日分相当の仕事量を削減

ハイライト

課題

• 部門間の連絡体制が整備されておらず、部門をまたぐコラボレーションが効率的ではないため、作業が重複し、遅延が発生していました。

• 非効率なプロセスと標準化されたワークフローの欠如により、インパクトの大きな仕事に集中できず、製品をタイムリーに提供できませんでした。

• ツールが分断されていたため、コンテキストの切り替えが頻繁に必要となり、コラボレーションに支障をきたしていました。

• コミュニケーションに一貫性がなく、役割が不明確であったため、生産性を低下させ、状況の把握を困難にし、チームの不満が高まっていました。

• プロジェクトのリスクと進捗状況を確認できないため、経営陣が積極的にリスクに対処できず、計画を調整できませんでした。

解決策

• プロジェクト管理の一元化: Beauty Pie は、コミュニケーションとプロジェクト管理のための信頼できる唯一の情報源として Asana を採用しました。これにより、チームの役割と責任範囲が明確になり、主要な関係者とのやり取りが容易になりました。

• 部門間コラボレーションの改善: マーケティング、クリエイティブ、オペレーション、製品開発などのチームが、プロジェクトの情報を共有できるようになり、仕事の重複が減り、スケジュールどおりに仕事を進められるようになりました。

• ワークフローの標準化と自動化: ワークフローとプロセスの合理化により、手動での確認作業が減り、チームはインパクトの大きな仕事に集中できるようになりました。

• ツールの統合: Slack、Zendesk、Google ドライブ、Jira Cloud との連携により、コンテキストの切り替えが減り、チーム間で円滑に協力して仕事を進められるようになりました。

• リスク管理の強化: Asana でリスクを追跡することで、チームは潜在的な問題を早期に発見し、プロジェクトの遂行に影響を与える前に対処できるようになりました。

成果

• Asana を使用することで 444 日分の労働時間を節約し、推定 124,600 ドルのコスト削減につながりました。

• コラボレーションの 61％ が部門横断型となり、チームワークの向上と部門間のサイロ化の解消につながりました。

• タスクにオーナーを割り当てることで、予定通りに完了する確率が 2 倍に高まり、チーム全体での情報の可視化と責任意識が向上しました。

プロジェクト全体で効率化と連携を促進

Beauty Pie は革新的な美容およびウェルネス製品の開発に注力しており、毎年 100 点以上の新製品開発 (NPD) と 50 点以上の既存製品の強化 (EPD) を管理しています。プロセスを合理化し、より効果的に業務を拡大するため、同社は Asana を導入してワークフローを合理化し、チーム間の情報を一元化しました。

同社は Asana を通じて、プロセスのテンプレート化、担当業務の明確な可視化、ツールの一元化を実践し、製品開発、オペレーション、オンサイトマーチャンダイジング、マーケティングなど、12 以上の事業部門のチームがシームレスにコラボレーションできるようになりました。Asana は、複雑な部門横断プロジェクトを合理化し、チームが仕事量と責任範囲を管理できる環境を整えます。こうすることで、関係者は同じ情報を共有でき、リーダーはリアルタイムの分析データを活用し、プロジェクトを計画どおりに進められます。Asana を基盤として効率化を進めることで、Beauty Pie は高品質の基準を維持しながら規模を拡大し、美容とウェルネスの分野でイノベーションを推進しています。

Asana の利用を促進

Beauty Pie は、複雑な製品リリースや部門横断プロジェクトに対する、ワークマネジメントプラットフォームの活用法について明確なビジョンを持っていました。同社は進捗状況の追跡を効率よく実施できない弱点を把握しており、プロセスを簡素化し、各プロジェクトに関わる何百ものタスクや相互依存関係を管理するために、スケーラブルで直感的なツールを必要としていました。複数の選択肢を検討した結果、同社は Asana を選びました。部門を横断する仕事の管理の合理化、タスクの割り当て、仕事量の管理に加え、プロジェクト間の依存関係を追跡できるマルチホーミング機能を高く評価したためです。

スムーズに移行するために、Beauty Pie はデジタルコンサルタント会社の Generation Digital と提携しました。同社は、Asana の導入を推進するためのキーパーソンの特定を後押しし、トレーニングとコミュニケーションのベストプラクティスを確立し、関連するプロセスを移行するためのデータ監査を主導するなど、Beauty Pie のチェンジマネジメントを指導しました。現在、マーケティング、クリエイティブ、オペレーション、プロジェクト管理、オンサイトマーチャンダイジング、経営陣など、200 人以上のユーザーが Asana を使用しています。Asana は Beauty Pie のプロジェクト管理に欠かせないツールであり、すべての部門でコラボレーションと情報の可視化を促進しています。

複雑なプロジェクトと製品リリースの調整

Beauty Pie の製品開発チームは、毎年 100 点以上の製品リリースを管理しています。各リリースの期間は 12〜24 か月におよび、その間、規制、サプライチェーン、品質、パッケージ、マーケティングなどの部門をまたぐコラボレーションが必要なため、関係者全員の足並みを揃えるのは簡単ではありません。製品リリースのプロセスを合理化するため、Beauty Pie は Asana を導入してリリースのライフサイクル全体を管理しました。

Asana を導入するまでは、Beauty Pie には標準化されたワークフローがなく、リリースを予定通りに進めることに苦労していました。しかし、Asana を導入した今では、チームは効果的にコラボレーションを行い、期日を守るために必要な構造を確立したほか、情報の可視化にも成功しています。また、Asana の柔軟性を活かして、プロジェクトマネージャーはプロセスを標準化しながら、各プロジェクトの独自のニーズに合わせてワークフローを調整できます。

ワークフローの標準化でプロジェクトの効率が向上

• Asana のカスタマイズ可能なテンプレートを使用することで、すべての製品リリースに同一の構造が適用され、チームはリリースのライフサイクル全体を通じて、繰り返し発生するタスクを管理できるようになりました。

• プロジェクトマネージャーは、プロセスを標準化して一貫性を確保しながら、必要に応じてワークフローを調整でき、、初期設定の手間を最低限に抑えられます。

• 各タスクにはオーナーが割り当てられているため、メンバー全員がそれぞれの担当業務と期日を正確に把握できます。そのため、プロジェクトを順調に進め、期日を守ることができます。

• また、各チームには独自のリリース用タスクボードがあり、チームのメンバーが不在の場合でも、そのメンバーに割り当てられていた仕事を別のメンバーが簡単に引き継ぐことができ、仕事の見落としを防げます。

主要なマイルストーンを可視化して、プロジェクトをスケジュール通りに進行

• チームは、Asana ですべての製品リリースの主要なマイルストーンと依存関係を追跡しており、リーダーや一般社員はプロジェクトのステータスをリアルタイムで確認できます。

• 製品カテゴリや優先度などのカスタムフィールドを使用しており、優先順位の高いタスクをすばやく特定できるため、重要な仕事に集中し、予定通りに製品をリリースできます。

可視性とコラボレーションの向上

複数のチームが同時にプロジェクトに取り組む中で、Beauty Pie は担当業務の可視性を向上させる必要がありました。ここで役に立ったのが、Asana のマルチホーミング機能です。この機能を使うことで、規制対応、サプライチェーン、品質、マーケティングなどのチームは、大規模な製品リリースプロジェクトにおいても、それぞれのタスクに集中できるようになり、その結果、責任の所在が明確になり、チームは優先事項にフォーカスして取り組めるようになりました。

マルチホーミングで担当タスクの管理が簡単に

• チームはマルチホーミングを使用することで、無関係な仕事に振り回されることなく、複数プロジェクトにまたがる自分のタスクを確認できます。

• 専用のプロジェクトボードを使用することで、チームは関連するすべてのタスクを 1 か所で確認できるため、期日の管理が容易になり、ボトルネックを回避できます。

可視性の向上により、仕事量の管理が改善

• Asana では、プロジェクトのタイムラインと依存関係を明確に把握できるため、ブロッカーを早期に特定できます。たとえば、あるステージで遅延が発生し、リリースに影響をおよぼす可能性がある場合、チームは迅速に調整を行い、スケジュール通りに仕事を進められます。

• 小規模なチームで複数のプロジェクトに取り組む場合でも、全員の仕事量を 1 つのビューで一元管理できるため、混乱を避け、見落としを防げます。

シームレスな連携でコラボレーションを強化

• Slack、Google ドライブ、Zendesk、Jira Cloud などのツールとの連携により、Beauty Pie は既存のツールを Asana に直接つなげられます。

• チームはリアルタイムでコミュニケーションを取り、文書を共有し、タスクを一元管理できるため、アプリの切り替えが減り、チーム間で円滑にコラボレーションを実施できます。

リスクとポートフォリオの管理を強化

Beauty Pie は、製品リリースの管理に加え、Asana を通じてプロジェクトのリスク追跡や主要なイニシアチブの管理のほか、潜在的な問題をチーム間で共有しています。Asana では、週単位のステータスレポートとリアルタイムの分析データにより、関係者は重要なプロジェクトを明確に把握できるため、進捗状況を一目で確認し、最新情報を経営陣に報告できます。Beauty Pie は、リスクとプロジェクトステータスを 1 か所で追跡することで、問題が表面化する前に迅速に対処し、チームの足並みを揃え、混乱を最小限に抑えています。

一元化されたリスク追跡により、リーダーは早い段階で課題に対応

• 各プロジェクトには専用のリスクセクションが用意されており、チームは原因、影響、緩和戦略、確率、インパクトなど、潜在的なリスクの重要な情報を具体的に記録できます。

• Asana のルール機能を使用すると、リスクは自動的にマスターリスクログに紐づけられるため、関係者は個々の計画に手動で変更を加えることなく、すべてのプロジェクトリスクを可視化できます。

• マスターリスクログにより、経営陣はリスクを簡単に評価し、重大な問題を早期に特定して対処できます。

ポートフォリオ管理により意思決定を合理化

• Beauty Pie は Asana を活用して主要なプロジェクトで構成されるポートフォリオ全体を管理しています。各プロジェクトのステータスは、Asana に搭載されているステータス更新機能を使用して追跡され、関係者に報告されます。

• リスクレベルやプロジェクトの優先度などのカスタムフィールドを使用することで、チームはプロジェクトのステータスをすばやく評価し、タイムラインや成果物に影響を与える可能性のある課題を特定できます。

• 関係者は進捗状況とリスクデータを 1 か所で確認できるため、経営陣と情報を共有でき、リアルタイムの情報に基づいて意思決定を行うことができます。

仕事の「つながり」で未来の美容業界を先取り

Asana の導入により、業務を効率よく管理できるようになり、Beauty Pie は自信を持って持続可能な成長に向けた取り組みを行っています。Asana の Tech Visionary Award (テクノロジー先進企業賞) を受賞した同社は、AI を活用してタスクを自動化し、ミスを減らすことで、チームが価値の高い仕事に集中できる環境を整備し、イノベーションを推進する計画を立てています。

Beauty Pie は、AI に基づくインサイトと予測分析を統合することで、プロジェクト管理の最適化を継続しながら、戦略上の目標を常に意識し、チーム間のコラボレーションを強化します。Asana の活用を拡大する中で、Beauty Pie は、仕事の「つながり」が真に実現したときに、どれほどの効率化とコラボレーション改善が可能になるのか、その新たなスタンダードを示そうとしています。