Asana を使って新規顧客の獲得を完璧にこなす Trinny London

Trinny London の「どこでも使える」シンプルでモダンな高級感溢れる化粧品ラインは、世界中の人々の化粧品バッグに携帯されています。わずか 4 年で、同社は 170 人以上の従業員を抱えるまでに成長しました。しかし、この驚異的な勢いに続いて、新規顧客を獲得しながら、このレベルの成長を長期的に維持するにはどうすればよいのかという懸念も生まれています。

消費者業界で、ブランドを愛してやまないファンのコミュニティを作り上げるには SNS の存在が欠かせません。もちろん、Trinny London も例外ではありません。新規顧客を魅了するようなコンテンツの制作を目指す Trinny London は、部門横断的な業務を遂行しなくてはなりません。多くのスタートアップ企業のように、Trinny London も最初は、ベーシックなツールだけを使用して、プロジェクトやキャンペーンを管理しようとしていました。「巨大なスプレッドシートですべてのコンテンツを整理することで、チーム間での連携を図っていました」と話すのは、プロデューサーの Shannon O'Hara 氏。「スプレッドシートは全体像を把握するのに便利ですが、更新するための手作業が多くて大変でした。」そんな作業はやらなくていいはずなんです。

「仕事の解剖学」インデックスによると、仕事のプロセスを改善するだけで、1 人当たり毎週 6 時間 5 分相当の時間を節約できます。Trinny London は、新しいかんばんスタイルのツールを導入しました。すると、タスクを確認し、進捗を追跡し、部門間の依存関係を特定するという作業が簡単に行えることをすぐに実感できました。しかし、コミュニケーション過多、という新たな問題が発生したのです。「従業員の受信トレイは通知であふれかえっていました」と O'Hara 氏は言います。

Trinny London は、、求める機能が最初から備わっていて、自動化にも強いツールが必要なことに気付き、他のワークマネジメントツールを探ることにしました。「もっと洗練されたシステム、例えば、スプレッドシートに似ているけれど、情報はリアルタイムに表示されて、通知も自動で配信される、でも受け取る側をうんざりさせない、そんなツールが必要でした」と O'Hara 氏は言います。

Asana はすべての条件を満たしていた

Asana と Trinny London のチームは、「製品リリースをアシストする」という 1 つのユースケースを起点に導入プロセスを開始しました。動画制作コーディネーターの Jemima Childs 氏はこう言いました。「Asana のおかげでプロセスがとてもわかりやすくなりました。プロセスのどの段階にいて、どのような作業が必要かを、メンバー全員が把握できていると感じました。」O'Hara 氏は続けてこう述べました。「ノートパソコンから離れているときは、Slack との連携機能を活かして通知の内容を把握していました。すべてが Asana で行われているので、パソコンに戻ったときに受信トレイがメールで溢れかえっているということはありませんでした。」

まずは狭い範囲で Asana の機能を実証することで、その後の導入がスムーズになりました。しかし、チームが満足したのは、Asana のおかげで仕事を管理しやすくなったという点にとどまらず、細かい部分にも及んでいたのです。「絵文字を使って仲間に感謝の気持ちを伝えられるところが気に入っています。モチベーションが上がりますし、以前とは全然違います」と Childs 氏は言います。

適切な基盤

「スプレッドシートや最初に試したかんばんスタイルのツールを使用していたときは、メンバーに絶えず進捗状況を確認していました。仕事量が半分になるどころか、倍に増えていました」と Childs 氏は言います。しかし、Asana のおかげで、新しい広告のブリーフィングや整理、フィードバックの記録が明確に行えるようになり、従業員の作業効率がアップしました。「仕事の解剖学」インデックスによると、ナレッジワーカーの 4 分の 1 以上が、こうしたツールに投資して、コラボレーションを改善してほしいと自社に望んでいます。「私が一番気に入っている機能は、1 つのタスクを複数のボードに追加できる機能です。そうすると、1 つのタスクでコミュニケーションを取るだけで、その内容が他の場所にも反映されます。仕事のやり方が一変しました」と O'Hara 氏は言います。

Trinny London は、Asana を使って広告経費を削減しています。有料SNSコーディネーターの Demi Mistry 氏はこのように説明しています。「以前は、何がどこにあって、どの画像をどのキャッチコピーに合わせて使えばいいのかがわからなくて大変でした。Asana のおかげで、各広告の使用目的、説明文、関連リンク、アセット、進捗状況、次のステップを完全に把握できるようになりました。Asana は、広告を Facebook の広告マネージャーにアップロードしたり、さっとテストしたりするのにも便利です。うまくいっていることが分かれば、もっといろんな施策を指示して、売上利益率も改善できます。」

完璧な実行

Asana を使用することで、Trinny London は、ビジネスの成長に合わせて新規顧客の獲得を促進する部門横断チームの足並みも上手に揃えることができています。

中央で管理された共有ボードにより、すべてのタスクとそのステータスをひと目で把握でき、必要に応じてコラボレーターをプロジェクトに巻き込むことができます。「マーケティング部門のすべてのチームと連携しているため、Asana は全タスクを管理するのに最適です。写真撮影だけでも 4 つのボードを用意して、それぞれを撮影の計画、レタッチ、編集、追加デザインに分けて使用しています」と、デザインオペレーションコーディネーターの Penny Bavister 氏は言います。「仕事がスムーズに進むように、タスクが完了になったら、自動的に次のボードに移動するルールをセットアップしています。足りないものがあれば、別のルールによってそのタスクのステータスが戻され、前のボードで追加作業が行われます。」

O'Hara 氏は次のようにコメントしています。「Asana のおかげで、フィードバックの承認プロセスを自動化することができました。そのおかげで、プロセスが確実にスピードアップし、すべてが明確になりました。」

さらに、「仕事の解剖学」インデックスによると、ナレッジワーカーの多くは、将来を見据えた戦略策定にわずか 14% の時間しか費やせていないことがわかっています。Trinny London は、Asana がこれについても改善する貴重な機会になったと考えています。「以前私が行っていた仕事は、今では自動で処理されています」と O'Hara 氏は言います。「Asana のおかげで、もっと高いレベルの計画に取り組み、先回りして今後のリリースやプロジェクトに着手する時間を増やすことができました。」

目に見える成果

動画制作チームは、すべてのウェブサイトと YouTube の動画コンテンツの視聴時間を 1 分間伸ばすことを主な KPI に掲げていました。それにより、より多くの視聴者が「いいね」や「チャンネル登録」を行い、最終的には収益アップにつながります。「新しい動画の企画を受け付ける際は、編集チームに Asana フォームへの入力を依頼し、その内容が自動的に動画制作ボードにタスクとして追加されるようにしています。リクエストが一覧で視覚的に確認できるので、デザインチームやコピーチームに企画を割り当てる前に、各アセットの状況や作業量を把握しやすくなるんです」と、Childs 氏は説明します。

以前は、社内からのリクエストはメールで管理されていましたが、リクエストの量が多く、対応できていないことがあったり、コミュニケーションがうまく取れなかったりすることがよくありました。これは、「仕事の解剖学」インデックスで取り上げられている、燃え尽き症候群を引き起こす主な原因の 1 つです。今や、社内コミュニケーションの 99% は Asana を使って行われています。さらに、メンバーは自分のタスクに対して責任感を持つようになったほか、必要な情報にアクセスできるようになり、自分には仕事の結果を左右させる影響力があると感じるようになっています。この結果、メンバーが責任を果たそうとする姿勢が強まりました。Childs 氏は「Asana のおかげで、以前よりも適切に仕事量を管理できるようになりました」とコメントしています。

今後の成功に備えて

Asana を業務のリズムに組み込んだことで、Trinny London は、将来の顧客にも選ばれ続けるために、スケールと多様化を進めるための最適なプラットフォームを手に入れました。「来年は、米国、ドイツ、カナダなどの成長市場で存在感を高めることに注力します」と Mistry 氏は言います。「Asana は、新しい国での事業展開にも、日常業務の維持にも、大きな力になるはずです。」

Asana のおかげでチームは完璧に仕事を管理、実行できるため、Trinny London は今後、長期にわたって新規顧客を獲得していけるという自信に満ち溢れています。