Beauty Pie récupère 444 jours de travail grâce à Asana

Éléments clés

Défis

• Le cloisonnement des services et le manque de collaboration interfonctionnelle entraînaient des doublons et des retards.

• L’inefficacité des processus et l’absence de workflows standardisés empêchaient les équipes de se concentrer sur les projets à fort impact, entraînant ainsi des répercussions sur la livraison des produits dans les délais.

• Un environnement d’outils fragmenté imposait des va-et-vient fréquents entre les différents logiciels, rendant la collaboration difficile.

• Les multiples canaux de communication et l’absence de rôles clairement définis limitaient la productivité, nuisaient à la clarté et créaient de la frustration au sein des équipes.

• La visibilité limitée sur les risques et la progression des projets empêchaient la direction de traiter les risques de manière proactive et d’ajuster leurs manœuvres.

Solution

• Centralisation de la gestion de projet : la plateforme Asana est devenue la source unique de référence pour la communication et la gestion de projet chez Beauty Pie, permettant aux équipes de clarifier les tâches de chacun, de favoriser la responsabilisation et de faciliter la collaboration avec les principales parties prenantes.

• Amélioration de la collaboration interfonctionnelle : les équipes telles que le marketing, la création, les opérations et le développement de produits ont bénéficié d’une visibilité commune sur les projets, ce qui a permis de réduire les doublons et de respecter les délais.

• Standardisation des workflows et automatisations : la rationalisation des workflows et des processus a réduit le besoin de vérifications manuelles, permettant ainsi aux équipes de se concentrer sur des tâches à fort impact.

• Consolidation des outils : les intégrations Slack, Zendesk, Google Drive et Jira Cloud ont réduit les va-et-vient entre outils, rendant la collaboration entre les équipes plus fluide.

• Optimisation de la gestion des risques : en suivant les risques sur Asana, les équipes peuvent repérer rapidement les problèmes potentiels et les résoudre avant qu’ils n’aient un impact sur la livraison du projet.

Résultats

• 444 jours de travail récupérés grâce à Asana, soit une économie estimée à 124 600 $. 

• 61 % des collaborations sont devenues interfonctionnelles, favorisant un meilleur travail d’équipe et brisant les silos entre les services.

• Les tâches attribuées à des responsables sont accomplies dans les délais deux fois plus souvent, améliorant ainsi la clarté et la responsabilisation au sein des équipes.

Amélioration de l’efficacité et de la cohérence entre les projets

Axée sur le développement de produits de beauté et de bien-être innovants, l’entreprise Beauty Pie gère chaque année plus de 100 développements de nouveaux produits (NPD) et 50 améliorations de produits existants (EPD). Pour rationaliser leurs processus et mieux s’adapter à leur croissance, les équipes se sont tournées vers Asana afin de simplifier leurs workflows et centraliser les informations entre les équipes.

En modélisant leurs workflows, en clarifiant les responsabilités de chacun et en consolidant leurs outils, Asana permet aux équipes de plus de 12 fonctions métier, telles que le développement produit, les opérations, le merchandising sur site et le marketing, de collaborer de manière fluide. Asana simplifie les projets complexes et interfonctionnels, aidant les équipes à gérer les ressources et les responsabilités, en assurant l’alignement des parties prenantes et en fournissant aux dirigeants des informations en temps réel pour maintenir les projets dans les délais. Grâce à Asana, Beauty Pie peut se développer tout en maintenant des normes de qualité élevées et en stimulant l’innovation dans le domaine de la beauté et du bien-être.

Promotion de l’adoption d’Asana

Beauty Pie avait une vision claire de ce qu’elle attendait d’une plateforme de gestion du travail capable de soutenir ses lancements de produits complexes et ses projets interfonctionnels. Après avoir identifié un manque d’efficacité dans le suivi de leur progression, les équipes ont compris qu’elles avaient besoin d’un outil évolutif et intuitif pour simplifier les processus et gérer les centaines de tâches et d’interdépendances impliquées dans chaque projet. Au terme d’une comparaison entre les différentes options, elles ont choisi Asana pour sa capacité à rationaliser la gestion interfonctionnelle, à attribuer des tâches et à gérer les ressources, ainsi que pour la fonctionnalité d’hébergement multiprojet (multihoming) de la plateforme, qui leur permet de suivre les interdépendances entre les projets.

Pour assurer une transition en douceur, l’entreprise Beauty Pie s’est associée à la société de conseil numérique Generation Digital. Cette dernière a aidé à identifier les champions de l’équipe chargés de promouvoir l’adoption d’Asana et a guidé Beauty Pie tout au long du processus de conduite du changement, en établissant les bonnes pratiques en matière de formation et de communication et en menant un audit des données afin de transférer les processus clés. Aujourd’hui, avec plus de 200 utilisateurs répartis dans différentes équipes telles que le marketing, la création, les opérations, la gestion de projet, le merchandising sur site et la direction, Asana est devenue indispensable à la gestion des projets chez Beauty Pie, car elle favorise la collaboration et la clarté dans l’ensemble des services.

Coordination de projets complexes et de lancements de produits

L’équipe de développement produit de Beauty Pie gère plus de 100 lancements de produits chaque année. Chaque lancement s’étalant sur 12 à 24 mois et nécessitant la collaboration de plusieurs équipes telles que celles chargées de la réglementation, de la chaîne d’approvisionnement, de la qualité, de l’emballage et du marketing, il peut être difficile d’assurer un bon alignement entre tous les acteurs. Pour optimiser ce processus, l’entreprise Beauty Pie a choisi de gérer l’ensemble du cycle de lancement avec Asana.

Avant d’utiliser Asana, Beauty Pie ne disposait pas de workflows standardisés, ce qui rendait difficile le respect des délais lors des lancements. Asana apporte désormais la clarté et la structure dont les équipes ont besoin pour collaborer efficacement et respecter les échéances. La flexibilité de la plateforme permet aux chefs de projet de standardiser les processus tout en adaptant les workflows aux besoins spécifiques de chaque projet.

Les workflows standardisés améliorent l’efficacité des projets

• Les modèles personnalisables d’Asana donnent à chaque lancement de produit une structure reproductible, aidant ainsi les équipes à gérer les tâches répétitives tout au long du cycle de lancement.

• Les chefs de projet peuvent adapter les workflows selon les besoins tout en bénéficiant de la cohérence des processus standardisés, ce qui réduit le travail en amont.

• Chaque tâche est attribuée à un responsable, afin que chacun sache exactement ce qu’il doit faire et pour quand, ce qui permet de maintenir les projets dans les délais et de respecter les échéances.

• Chaque équipe dispose également de son propre tableau de tâches pour les lancements, ce qui permet à un autre membre de reprendre facilement le travail attribué lorsqu’un collègue est absent, sans que rien ne se perde.

La visibilité sur les jalons clés permet de maintenir les projets dans les délais

• Les équipes suivent les jalons clés et les dépendances de tous les lancements de produits sur Asana, offrant ainsi à la fois à la direction et aux contributeurs une visibilité en temps réel sur le statut des projets.

• Les champs personnalisés, tels que les catégories de produits et la hiérarchisation, aident les équipes à identifier rapidement les tâches prioritaires, ce qui leur permet de se concentrer sur les tâches essentielles et de livrer les produits à temps sur le marché.

Amélioration de la visibilité et de la collaboration

Avec plusieurs équipes travaillant simultanément sur des projets, Beauty Pie avait besoin d’une meilleure visibilité sur les responsabilités de chacun. La fonctionnalité d’hébergement multiprojet (multihoming) d’Asana permet aux équipes telles que celles chargées de la réglementation, de la chaîne d’approvisionnement, de la qualité et du marketing de se concentrer facilement sur leurs tâches spécifiques dans le cadre de projets de lancement de produits à grande échelle, ce qui améliore la responsabilisation et aide les équipes à rester concentrées sur leurs priorités.

L’hébergement multiprojet (multihoming) simplifie la propriété des tâches

• Les équipes utilisent l’hébergement multiprojet (multihoming) pour visualiser leurs tâches dans tous les projets sans être submergées par des tâches sans rapport entre elles. 

• Grâce à des tableaux de projet dédiés, les équipes peuvent voir toutes leurs tâches qui les concernent au même endroit, ce qui facilite la gestion des échéances et évite les points de blocage.

Une visibilité claire améliore la gestion des ressources

• Asana offre aux équipes une vision claire des calendriers et des dépendances des projets, leur permettant ainsi d’identifier rapidement les obstacles. Si des retards à une étape menacent le lancement, les équipes peuvent s’adapter rapidement pour rester dans les délais.

• Les petites équipes travaillant sur plusieurs projets peuvent gérer les ressources dans une vue unique, réduisant ainsi la confusion et garantissant que rien ne passe entre les mailles du filet. 

Des intégrations transparentes améliorent la collaboration

• Les intégrations d’outils tels que Slack, Google Drive, Zendesk et Jira Cloud permettent à Beauty Pie de connecter directement ses technologies existantes à Asana.

• Les équipes peuvent communiquer en temps réel, partager des documents et gérer des tâches à partir d’une plateforme centralisée, réduisant ainsi les va-et-vient entre différentes applications et améliorant la collaboration entre les équipes.

Amélioration de la gestion des risques et des portefeuilles

En plus de gérer les lancements de produits, Beauty Pie utilise Asana pour suivre les risques liés aux projets, gérer les initiatives clés et informer toutes les équipes de problèmes potentiels. Grâce à des rapports de statut hebdomadaires et des informations en temps réel, Asana offre aux parties prenantes une visibilité claire sur les projets importants, leur permettant de suivre leur progression d’un seul coup d’œil et de communiquer les dernières mises à jour à la direction. En assurant le suivi des risques et du statut des projets au même endroit, Beauty Pie traite rapidement les problèmes potentiels, assure le bon alignement de ses équipes et minimise les perturbations.

Le suivi centralisé des risques aide les dirigeants à réagir rapidement

• Chaque projet comporte une section dédiée aux risques dans laquelle les équipes consignent les risques potentiels, y compris les informations clés telles que leur cause, leur effet, les stratégies d’atténuation, leur probabilité et leur impact.

• Grâce à la fonctionnalité de règles d’Asana, les risques sont automatiquement regroupés dans un registre des risques principal, ce qui permet aux parties prenantes d’avoir une visibilité sur tous les risques projet sans encombrer chaque plan.

• Le registre des risques principal permet à la haute direction d’évaluer facilement les risques, garantissant ainsi que les problèmes critiques sont identifiés et traités rapidement.

La gestion de portefeuille facilite la prise de décision

• Asana aide Beauty Pie à gérer l’ensemble de son portefeuille de projets clés, le statut de chaque projet étant suivi et communiqué aux parties prenantes à l’aide de mises à jour de statut intégrées.

• Les champs personnalisés tels que les niveaux de risque et la priorité des projets permettent aux équipes d’évaluer rapidement le statut des projets et d’identifier les difficultés susceptibles d’avoir un impact sur les délais ou les livrables.

• Les parties prenantes peuvent consulter les données relatives à la progression et aux risques au même endroit, ce qui permet d’assurer le bon alignement de tous les dirigeants et de garantir que les décisions sont prises en fonction d’informations en temps réel.

Transformation du secteur de la beauté grâce au travail centralisé

Grâce à Asana, qui soutient leur succès opérationnel, Beauty Pie est en bonne voie pour une croissance durable et maîtrisée. Lauréate du prix Tech Visionary Award décerné par Asana, l’entreprise prévoit de continuer à innover en tirant parti de l’IA pour automatiser les tâches, réduire les erreurs et permettre aux équipes de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.

En intégrant des analyses et conseils de l’IA, ainsi que des analyses prédictives, Beauty Pie continuera d’optimiser la gestion de ses projets, garantissant ainsi l’alignement sur ses objectifs stratégiques et favorisant une collaboration plus étroite entre les équipes. En élargissant son utilisation d’Asana, l’entreprise envisage d’établir un nouveau standard en matière d’efficacité et de collaboration à l’échelle globale, démontrant ainsi tout le potentiel d’un travail véritablement centralisé.