Acquisition client chez Trinny London : un processus simplifié avec Asana

Simple d’utilisation, moderne et « à emporter partout », la gamme de maquillage de luxe de Trinny London s’est imposée dans les trousses de toilette du monde entier. Avec seulement quatre ans d’existence, l’entreprise compte plus de 170 employés. Toutefois, après une telle évolution hors norme, maintenir ce niveau de croissance à long terme avec l’acquisition de nouveaux clients est devenu une problématique complexe.

Dans les secteurs de la consommation, les réseaux sociaux sont essentiels pour créer une communauté de clients en phase avec la marque, et Trinny London ne fait pas exception. Pour créer un contenu capable d’attirer de nouveaux clients, Trinny London doit gérer ses opérations de manière interfonctionnelle. Comme de nombreuses startups, elle a d’abord utilisé des outils basiques pour ses projets et ses campagnes. « Nous avions une feuille de calcul gigantesque dans laquelle nous avons essayé de cataloguer tout le contenu et d’inclure toutes les équipes », a déclaré Shannon O’Hara, productrice. « Les feuilles de calcul nous donnaient une vue d’ensemble, mais les tenir à jour imposait tellement de travail manuel. » Nous avions besoin d’une meilleure solution.

Selon L’Anatomie du travail, une personne peut récupérer six heures et cinq minutes chaque semaine grâce à l’amélioration des processus. Trinny London a décidé d’adopter un nouvel outil de type Kanban et a immédiatement constaté qu’il était plus facile de visualiser les tâches, d’en suivre la progression et d’identifier les dépendances fonctionnelles. Mais cela a créé un nouveau problème : la surcommunication. « Les boîtes de réception des collaborateurs étaient inondées de notifications », explique Shannon.

Trinny London a décidé d’évaluer d’autres outils de gestion du travail, réalisant qu’il lui était essentiel d’en identifier un qui soit doté de puissantes capacités d’automatisation et de toutes les fonctionnalités dont elle avait besoin dès le départ. « Nous avions besoin d’un système plus sophistiqué, qui fonctionne comme une feuille de calcul, mais avec une vue en temps réel et des notifications automatiques, le tout sans submerger les collaborateurs », a déclaré Shannon.

Asana répondait à tous les critères

Les équipes de Trinny London et Asana ont commencé avec un seul cas d’utilisation : les lancements de produit. Selon Jemima Childs, coordinatrice de la production vidéo, « Asana a rendu le processus très clair. Nous avons constaté que chaque personne semblait savoir où elle en était et ce qu’elle devait faire. » Shannon poursuit : « Si je ne suis pas devant mon ordinateur, je reste informée des notifications grâce à l’intégration Slack. Tout est au même endroit, ce qui m’évite de devoir tout rechercher dans mes e-mails lorsque je reprends le travail. »

Démontrer les capacités d’Asana à petite échelle a simplifié son déploiement. La satisfaction de l’équipe n’était pas seulement due à la façon dont Asana améliorait la gestion du travail, mais aussi à tous les petits détails. « Je trouve ça super qu’on puisse remercier les collègues avec des emojis. C’est très motivant et ça fait vraiment une différence », a déclaré Jemima.

Les bonnes bases

« Lorsque nous utilisions notre feuille de calcul initiale et notre outil de type Kanban, nous passions notre temps à courir après les collaborateurs pour savoir où en était le travail, ce qui a doublé la charge de travail au lieu de la réduire de moitié », a déclaré Jemima. Cependant, la clarté apportée par Asana pour créer de nouvelles campagnes publicitaires, les organiser et consigner les retours a permis à Trinny London d’améliorer le travail de ses employés. Selon L’Anatomie du travail, plus d’un quart des travailleurs souhaitent que leurs employeurs investissent dans ce type d’outils pour améliorer leur collaboration. « Ma fonctionnalité préférée est la possibilité d’ajouter une tâche à plusieurs tableaux. Ainsi, nous n’avons besoin de communiquer que sur une seule tâche et elle est visible partout. Cela a changé la donne pour nous », a déclaré Shannon.

Trinny London utilise Asana pour améliorer ses dépenses publicitaires. Comme l’a expliqué Demi Mistry, coordinatrice Paid social : « Avant, il était très difficile de savoir où se trouvait chaque élément et de faire correspondre les bonnes images avec le bon texte. Asana me donne un aperçu complet de l’objectif, de la description, des liens et des ressources associés à chaque annonce publicitaire, ainsi que de l’état d’avancement et des prochaines étapes. Asana nous aide à importer les éléments dans le gestionnaire de publicités de Facebook et à les tester plus rapidement. Lorsque nous savons ce qui fonctionne, nous pouvons optimiser nos briefs et améliorer le retour sur les ventes. »

Une exécution sans faille

Asana permet également à Trinny London d’aligner ses équipes interfonctionnelles en charge de l’acquisition de nouveaux clients à mesure que l’entreprise se développe.

Les tableaux centralisés et partagés offrent une vue unique de toutes les tâches, avec des mises à jour de statut claires et une implication des collaborateurs pertinents aux projets lorsque nécessaire. « Comme nous collaborons avec toutes les équipes marketing, Asana est l’outil idéal pour gérer toutes les tâches. Nous avons quatre tableaux uniquement pour les séances photo : un pour organiser les séances, un pour les retouches, un pour la rédaction du contenu et un pour le design supplémentaire », a déclaré Penny Bavister, coordinatrice des opérations de design. « Pour nous aider à rester sur la bonne voie, j’ai mis en place une règle qui permet de déplacer automatiquement chaque tâche terminée vers le tableau suivant. S’il manque quelque chose, une autre règle rétrograde son statut et la renvoie dans le tableau précédent pour que le travail requis soit effectué. »

« Asana nous a aidés à automatiser le processus d’approbation des commentaires, ce qui a vraiment accéléré et clarifié les choses », a ajouté Shannon.

Par ailleurs, L’Anatomie du travail a révélé que la plupart des travailleurs ne peuvent consacrer que 14 % de leur temps à la stratégie prospective, et pour Trinny London, Asana lui a offert une énorme opportunité. « Les tâches que j’effectuais dans le cadre de mes fonctions se font désormais toutes seules », explique Shannon. « Asana m’a donné plus de temps pour travailler sur la planification à plus haut niveau et anticiper les futurs lancements et projets. »

Des résultats visibles

L’un des principaux KPI de l’équipe de production vidéo était d’augmenter le temps de visionnage d’une minute sur l’ensemble des contenus vidéo du site Web et de YouTube. Cela incite davantage les utilisateurs à « aimer et s’abonner », ce qui permet de générer des revenus. « Pour les nouveaux briefs vidéo, nous demandons à l’équipe éditoriale de remplir un formulaire Asana, ce qui crée une tâche dans le tableau de production vidéo. J’ai alors une liste visuelle des demandes, ce qui me permet d’évaluer plus facilement la charge de travail et le statut des différents assets, avant d’attribuer le brief à l’équipe de conception ou de rédaction », explique Jemima.

Avant, les demandes entrantes étaient gérées par e-mail. En raison du volume, certaines actions passaient souvent à la trappe ou la confusion régnait. Selon L’Anatomie du travail, ceci constitue l’un des principaux facteurs de burnout. Maintenant, 99 % de la communication interne passe par Asana. De plus, les employés se sentent responsables des tâches qui leur sont confiées, ils peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin et ils ont le sentiment de pouvoir influencer le résultat de leur travail, ce qui les motive à s’engager davantage. Comme l’explique Jemima, « Asana nous a permis de mieux gérer les charges de travail. »

Se donner les moyens de réussir

Avec Asana intégré au rythme de l’entreprise, Trinny London dispose désormais de la bonne plateforme pour évoluer et se diversifier afin de rester en phase avec les attentes des futurs clients. « Au cours de l’année à venir, l’objectif est d’accroître notre présence sur les marchés en croissance, notamment aux États-Unis, en Allemagne et au Canada », a déclaré Demi. « Asana nous sera d’une grande aide pour organiser les nouveaux lancements dans ces pays, ainsi que pour maintenir nos activités courantes. »

La société Trinny London est désormais confiante quant à sa capacité à acquérir de nouveaux clients à long terme, car Asana offre à l’équipe la plateforme dont elle a besoin pour gérer et exécuter le travail de manière fluide.