什麼是遠端協作：改善團隊合作的 4 種方法

當您無法預訂一個配有白板的會議室、拍拍某人的肩膀簡單聊個天或想在午餐時一起腦力激盪時，您該如何與團隊進行有效的協作？遠端工作可能具有挑戰性，有些人在本來就充滿壓力的情況下首次嘗試時更是如此。

無論遠端工作對您和您的公司來說是新事物，還是您知道如何才能在家中有效地工作的同時與團隊進行協作和溝通，您都可以對流程進行幾項簡單的調整，從而產生很大的不同。

在本指南中，我們詳細介紹了遠端協作中最重要的元素，概述了可以改善團隊內部協作的四種方法。

什麼是遠端協作？

遠端協作是一種在世界各地以團隊形式工作的能力。協作非常重要，因為它可以促進團隊成員之間的溝通，使大家能夠實現共同的目標。

遠端協作由數位協作工具提供支援，這些工具在 COVID-19 疫情爆發時開始被廣泛採用。透過這些工具，我們創造出一種新的業務方式。

現在，您不再需要與團隊成員在同一個物理空間中工作。透過遠端協作，您可以在任何地方開展團隊協作。遠端協作不僅讓團隊成員可以在任何地方工作，而且在有效實施時還可以提高生產力。

改善遠端團隊協作的 4 種方法

在改善遠端協作時，您可以採取幾個重要步驟。透過鼓勵團隊合作、改善會議、限制干擾和利用協作軟體，您就能建立起高效、精簡的團隊互動型態。閱讀我們的四大協作提示，以便您立即開始改善遠端團隊溝通。

1. 鼓勵團隊合作

雖然數位溝通幾乎就像呼吸一樣自然，但失去肢體語言或其他面對面溝通途徑可能會在工作中造成棘手的情況。即使是微小的非語言暗示，不同的解讀方式，可能產生正面影響或士氣低落。

這就是為什麼，根據《哈佛商業評論》的一篇文章，當我們實施保持身體或社交距離時，減少親和距離 (價值觀、信任和團隊合作方面的距離) 非常重要。換句話說，即使您的團隊成員無法親自見面，他們的價值觀也必須保持一致，在人與人之間保持和建立信任，而且團隊合作也保持穩固。

要如何做到這一點？

• 建立遠端溝通準則：作為一個團隊，決定您將使用哪些溝通工具進行特定類型的溝通。例如，在 Asana 中，我們使用 Slack 進行閒聊，使用 Asana 進行大型專案和協作，並使用電子郵件與外部供應商或合作夥伴進行溝通。使用溝通計劃記錄您作為團隊所做的決定，並將指南張貼在容易找到的地方。

• 找到適當的溝通平衡：有時，為了提高效率，我們傾向於進行簡短溝通或對話。為了在遠端工作時有效溝通，請附加或連結重要的參考專案或資訊，包括使用螢幕擷取畫面展示細節、使用表情符號或 GIF 傳達情緒，或者透過電話進行簡短交談。

• 設定視訊通話的標準：若您的團隊尚未建立視訊通話的文化，現在是時候開始了。視訊通話可幫助人們解讀情緒 (您會得到一些肢體語言的訊息！)、建立融洽關係並參與對話，所有這些都可增加信任感。

• 創造慶祝和團隊凝聚的空間：為團隊慶祝和凝聚活動找到專門的時間與完成工作同樣重要，當您在遠端或混合式團隊中工作時尤應如此。當有人達到里程碑時，請向團隊傳送訊息祝賀他們。在視訊通話中舉辦半小時的生日派對，增添樂趣。舉辦每月一次的線上遊戲時間 (專家提示：Scattergories 在線上進行效果不錯！)。當人們可以放鬆下來更好地瞭解彼此時，共同工作會變得更加輕鬆和有趣。

2. 改善會議

現在是培養出色會議技巧的好時機。視訊會議比以往任何時候都更受歡迎，雖然只需按一下按鈕即可參加，但不一定意味著它們更簡單。從協調跨不同時區的 Zoom 會議到 Slack 等即時通訊軟體，有許多不同的溝通方式，以至於有時會讓人不知所措。如果您現在打開行事曆，是否有可以更好地利用或完全取消的會議？

以下是重新規劃您的行事曆和會議的方法，幫助您促進工作場所中的遠端協作：

• 制定會議日程並傳送出去：從確定每次會議的目的和目標開始，然後制定一份會議日程，概述討論主題、要討論的行動項目和時間安排。在會議前分發日程，以便與會者知道接下來的安排，而且可以思考如何做出貢獻，或者如果與他們無關，也可以略過會議。您的會議將更有效率，並且不會偏離主題。

• 做筆記以便事後分發：在共用的日程文件或任務中，會議主持人應詳細記錄討論的內容。會議結束後，請在備註中填寫其他專案的參考連結，然後將文件或任務分發給所有參加者。只需指派一名筆記記錄者，其他人便可專注於參與會議，而無需自行記錄。對於無法參加的人來說，筆記也很有用。

• 試試線上站立會議：如果您有週期性的狀態會議，與其在每個人的行事曆中預約 30 到 60 分鐘，不如考慮將其變更為 15 分鐘的站立會議。什麼是站立會議？在科技界，站立會議是一種快速的每日狀態會議，團隊中的每個人都會用一兩句話說明他們做了什麼、接下來要做什麼以及他們預見到的問題。這是一種有效的方法，可以鳥瞰全局、找到進行混合式協作的機會，以及相互檢查。

3. 限制干擾

找到自己的專注時間，並確保團隊也能做到，這一點與團隊合作和協作同樣重要。深度專注、減少數位干擾、避免不斷切換應用程式和查閱通知，應該成為每個人的首要任務。只要付出一點事前思考和準備良好的工作架構，您和您的團隊就能更輕鬆地獲得專注時間。

以下是幾種方式：

• 拒絕開會：是的，您沒看錯。您是否因行事曆太滿而感到不知所措？查看您的優先事項，瞭解每次會議的目的以及還有誰受邀請，仔細考慮您是否應該出席。若答案是「不」，請拒絕參加，而且在需要時要求取得會議紀錄。

• 時間分配干擾：在一天中不時稍作休息對於幫助您在適當的時候集中注意力來說非常重要。訣竅是確保短暫的休息不會變成睡一下午或不斷滑 Instagram。留出特定的時間來做與工作無關的活動，例如在街區周圍散步、吃零食、閱讀新聞，並要求自己在分配的時間內完成。休息對您來說是有益的，讓您能夠以更清晰的思維和更充足的精力回到工作中。

• 關閉通知並使用「請勿打擾」：在一天中的某些時段封鎖即時干擾，這樣您就可以保持工作流暢並專心工作。停用所有通知，只保留最重要的通知，從而掌控您的訊息通知。若您擔心會錯過某些事情，請設定每隔幾個小時提醒一次，以便快速檢查收件匣或聊天，然後繼續工作。同樣地，如果您使用的工具具有「請勿打擾」模式，請在需要集中注意力時開啟該模式。保護您的專注時間，並確保您的團隊成員也這樣做。這樣，當您有時間時，就可以在不受干擾的情況下完成最出色的工作。

4. 利用遠端協作工具

從即時溝通到檔案分享、團隊會議和面對面視訊通話，花在「工作附帶事務」上的時間會影響生產力。工作附帶事務是指任何非技能性或非策略性工作的任務，例如搜尋文件或安排會議。非同步溝通可以保護流暢狀態和鼓勵清晰的溝通，從而使團隊成員彼此連結。但是，在應用程式之間切換是將時間花費在工作附帶事務上的主要原因。與其使用不同的工具處理訊息、行事曆、視訊和音訊，不如使用多功能合一的數位協作工具。

以下是利用協作工具的幾種方法：

• 在團隊成員之間共用檔案：使用數位協作軟體，共用檔案變得易如反掌。無論您是使用 Google Drive、PDF、Dropbox 還是 Trello 等整合工具，都可以建立一個「事實來源」，讓遠端團隊成員可以在其中找到所需的資訊。此外，您可以就共用的檔案進行溝通，以便將詳細資訊保留在一個工作空間中，任何人都可以隨時存取。

• 安排專案和任務：您可以輕鬆指派任務，協助個人了解其優先事項。行事曆軟體功能可讓團隊就排程進行協作，無論他們位於哪個時區都能進行。對於使用電話會議作為關鍵聯絡點的遠端團隊來說，這是一個理想的選擇。有了共用行事曆，就能輕鬆掌握專案進度和變更內容的最新資訊。

• 無縫協調工作：為了提前完成專案任務、里程碑和截止日期，線上團隊必須能夠無縫接軌地協調工作。有了數位專案管理工具，您的團隊就能看到將至依存項的可視化細目，收到即將截止任務的通知。這樣可以提高個人工作負荷的透明度，確保在截止日期前完成工作。 

為什麼遠端協作很重要？

協作是團隊合作的最重要元素，能夠促進溝通進行腦力激盪，從而實現目標。對遠端和混合式團隊來說，簡化溝通流程如今極為重要。

有效的協作可讓遠端團隊輕鬆溝通，最終透過簡化結果來提高生產力。若不採取措施來改善遠端協作，您的線上團隊可能會面臨缺乏可視度、目標不明確和規劃不善的風險。

與您的團隊遠端協作

若您在遠端或混合式團隊中工作，請記住，您不是孤軍奮戰。即使我們都在不同程度上保持社交距離，團隊中的每個人都在努力提高效率。請遵循上述四個技巧，瞭解如何在團隊端距工作時有效協作，讓您可以更頻繁地連結一切 (即使這與您在辦公室中的工作方式有所不同)。與您的同事分享您一直以來的工作方式，詢問他們是否有任何新的技巧。