Stand.earth 透過 Asana 推動環境大使和募款工作

去年，超過 60 億個星巴克杯被丟棄、紡織業使用了超過 3780 億公升的水、遊輪在歐洲沿海地區排放的二氧化硫比歐洲所有汽車的排放量多出近 10 倍。 這些對環境的巨大影響，也創造出巨大的機會。Stand.earth 是非營利環境倡議組織，致力於賦能並鼓勵企業和政府將環境擺在第一位。對他們來說，咖啡杯、遊輪和牛仔褲等東西代表改變產業的機會，並將個人和企業對環境的影響降至最低。他們致力於提高環境意識，敦促每個人做出更明智、更永續的選擇。

對任何非營利組織而言，募款都是相當重要的工作項目。在 Stand.earth，近 80% 的募款工作由基金會負責。Stand.earth 的發展總監 Stephen Danner 監督其補助金團隊，該團隊負責草擬提案和簡報，以確保組織獲得補助金和資金。這是分秒必爭且注重細節的流程，團隊得在申請截止日期、法遵需求和大量必備文件之間取得平衡。作為一個中型非營利組織，與規模是其 10 倍的大型組織競爭資金，他們必須使用最引人注目的敘述、財務資料和視覺故事，在期限前提交申請。但隨著越來越多的人加入團隊，越來越多的專案和資助機會出現，他們遇到以下困難：

• 由於資訊分散，使團隊中的每個人難以維持資訊同步

• 難以如期提交提案，以遵守嚴格的資助申請期限

• 因為遺漏細節的緣故，難以在每個月超過 15 次正式提交申請的滿載工作量之餘，再回應突如其來的機會和非正式請求

因此，他們需要實施集中式工作管理系統，為整個組織的可擴大成長做好準備。

尋找單一工具，以便更有效地協作

Stand.earth 的領導團隊認為組織同時使用太多專案管理工具，他們需要一套聚合的方式來協同合作。除了這種挫折感之外，在沒有事實來源的情況下，該團隊還缺乏權責分明和所有權概念。這影響了內部文化，因為隊友沒有按照團隊領導者的期望追蹤後續狀況，使團隊開始出現信任受損的初步跡象。

集中使用單一工具處理整個組織的運作是一項重大任務，但也會對規劃、協作和士氣產生重大、正向的影響。 Stephen 從收集每個團隊的需求和要求開始，以此建立一套明確的評估標準。這份清單包含 35 個項目，涵蓋了所有內容：專案管理功能、成本、整合和自動化、不同的專案檢視和訪客存取。

接著，他們收集團隊的建議，並考慮了十五種不同的可能性。 在逐一評估工具後，Asana 脫穎而出。 它能夠滿足團隊所需的所有標準，其簡潔性和介面獲得該組織的青睞。 除了 Asana 的功能之外，他們還享有 Asana 的非營利組織折扣。

在準備實施 Asana 時，Stephen 為員工整理了訓練材料，以便他們學習如何使用 Asana，其中包括現在每個人都必須觀看的錄製訓練影片。Stephen 還分享了其他資源，例如 Asana 文章和影片。最後，為了幫助新員工逐漸上手，他們進一步將 Asana 訓練納入新員工到職流程。

改善流程以籌募更多資金

藉助 Asana，Stand.earth 簡化了整個組織的工作流程。涉及許多會議和交付項目、複雜的時間軸管理和極大工作量的工作內容，現在對整個團隊來說變得容易管理。

Stephen 和團隊現在在 Asana 中管理他們的端到端資金管理流程。 在 Salesforce 整合的幫助下，他們能夠維持捐款者高滿意度，並透過持續的捐款者後續追蹤，達成更大幅度的募款成長。 使用範本專案，Stephen 可以確保他們的所有交付項目都符合規範。 最後，他們的團隊會議加速進展，因為能夠透過團隊行事曆檢視查看每個人的職責和期限。

在使用 Asana 之前，Stephen 遇到的一個痛點是需要提供集中式溝通管道，才能幫助團隊瞭解該專注於哪些方面，以及該優先處理哪些事項。現在，他與直接下屬一起在 Asana 中制定了為期三個月的工作計劃，並為人力資源部和其他主管建立起可供使用的模型。因此，每個人都更關注結果、清楚瞭解期望的結果，並知道他們所負責的事項。由於不必將太多精力放在細微的管理細節上，Stand.earth 的員工可以進行更具策略性的對話。除了有空間進行策略性思考之外，每個人還能夠自行處理工作，成為專案經理。

現在，Stephen 和團隊還能夠使用 Asana 與外部合作夥伴（例如承包商或設計師）無縫接軌地進行協作。Stephen 可在無須任何額外文書工作的情況下，使用 Asana 的隱私權和訪客功能導入外部協作者，再也不必依賴電子郵件和共用文件。Asana 透過排除與引導外部合作夥伴相關的管理任務，以及擔心專案內容不當透露的額外負擔，為他省下大把時間。

權責帶來成長，以及迎向更健康的地球

因為流程得以簡化，資訊也得以集中，Asana 不僅幫助 Stand.earth 和 Stephen 的團隊的權責更分明、結果導向、期限導向，還協助他們增加超過 10% 的潛在客戶。憑藉這些潛在資金來源，他們的資金在短短一年內增加了 17%，因為他們的投資者參與度和潛在客戶招募團隊的合作更流暢。 他們能夠追蹤並培養關係，而不僅試圖維持現狀。

將 Stephen 和團隊的日常工作聚焦於尋求資金，以對環境產生巨大影響。透過任務和行事曆等細節，在基礎面上提供明晰度，他們就能夠做出重大變革。就像我們生活中的小細節對環境產生巨大影響一樣，從咖啡杯到牛仔褲，Stephen 和團隊的日常工作對 Stand.earth 如何實現其使命產生巨大影響。