Beauty Pie economiza 444 dias de trabalho com a Asana

Destaques

Desafios

• Departamentos isolados e pouca colaboração interdisciplinar levavam a esforços duplicados e atrasos.

• Processos ineficientes e a falta de fluxos de trabalho padronizados prejudicavam a capacidade de se concentrar no trabalho de alto impacto, o que afetava a entrega oportuna dos produtos.

• Um cenário de ferramentas fragmentadas forçava mudanças frequentes de contexto, dificultando a colaboração.

• A comunicação inconsistente e as funções indefinidas reduziam a produtividade, prejudicavam a clareza e frustravam as equipes.

• A visibilidade limitada dos riscos e do progresso do projeto impedia que a liderança abordasse proativamente os riscos e ajustasse os planos.

Solução

• Gestão de projetos centralizada: a Asana tornou-se o núcleo central de referência da Beauty Pie para a comunicação e a gestão de projetos, dando às equipes clareza sobre as responsabilidades, melhorando a prestação de contas e facilitando o envolvimento com os principais interessados.

• Melhor colaboração interdisciplinar: equipes como marketing, criação, operações e desenvolvimento de produtos ganharam visibilidade compartilhada dos projetos, reduzindo o trabalho duplicado e mantendo os cronogramas em dia.

• Fluxos de trabalho e automatizações padronizados: fluxos de trabalho e processos simplificados reduziram a necessidade de verificações manuais, liberando as equipes para se concentrar no trabalho de alto impacto.

• Consolidação de ferramentas: as integrações com o Slack, Zendesk, Google Drive e Jira Cloud reduziram a alternância de contexto, tornando a colaboração entre as equipes mais fluida.

• Gestão de riscos aprimorada: ao monitorar os riscos na Asana, as equipes puderam identificar possíveis problemas com antecedência e resolvê-los antes que afetassem a entrega do projeto.

Resultados

• 444 dias de trabalho economizados usando a Asana, resultando em uma economia de custos estimada em US$ 124.600. 

• 61 % da colaboração tornou-se interdisciplinar, promovendo um melhor trabalho em equipe e eliminando a fragmentação entre os departamentos.

• As tarefas com responsáveis atribuídos foram concluídas no prazo duas vezes mais frequentemente, aumentando a clareza e a responsabilidade entre as equipes.

Impulsionar a eficiência e o alinhamento entre os projetos

Com foco no desenvolvimento de produtos inovadores de beleza e bem-estar, a Beauty Pie gerencia mais de 100 novos desenvolvimentos de produtos (NPD) e 50 melhorias em produtos existentes (EPD) a cada ano. Para agilizar os processos e expandir melhor, a empresa recorreu à Asana para simplificar os fluxos de trabalho e centralizar as informações entre as equipes.

Ao criar modelos de processos, fornecer visibilidade clara das responsabilidades e consolidar ferramentas, a Asana permite que as equipes de mais de 12 funções empresariais, como desenvolvimento de produtos, operações, merchandising no local e marketing, colaborem de forma integrada. A Asana simplifica projetos complexos e interdisciplinares, ajudando as equipes a gerir cargas de trabalho e responsabilidades, mantendo os participantes alinhados e fornecendo insights em tempo real à liderança para manter os projetos em dia. Com a Asana como base para a eficiência, a Beauty Pie pode expandir-se mantendo padrões de alta qualidade e impulsionando a inovação no espaço de beleza e bem-estar.

Promovendo a adoção da Asana

A Beauty Pie tinha uma visão clara de como queria que uma plataforma de gestão do trabalho apoiasse seus complexos lançamentos de produtos e projetos interdisciplinares. Depois de identificar ineficiências no acompanhamento do progresso, eles sabiam que precisavam de uma ferramenta escalável e intuitiva para simplificar os processos e gerenciar as centenas de tarefas e interdependências envolvidas em cada projeto. Depois de avaliar as opções, eles escolheram a Asana por sua capacidade de simplificar a gestão interdisciplinar, atribuir tarefas e gerenciar cargas de trabalho, bem como pela capacidade de inclusão de tarefas em múltiplos projetos da plataforma, o que lhes permite acompanhar as interdependências entre os projetos.

Para garantir uma transição tranquila, a Beauty Pie fez parceria com a empresa de consultoria digital Generation Digital. A empresa ajudou a identificar os promotores da equipe para impulsionar a adoção da Asana e orientou a Beauty Pie na gestão de mudanças, estabelecendo as melhores práticas de treinamento e comunicação e liderando uma auditoria de dados para transferir os processos relevantes. Hoje, com mais de 200 usuários em equipes de marketing, criação, operações, gestão de projetos, merchandising no local e liderança, a Asana é essencial para a forma como a Beauty Pie gere projetos, promovendo a colaboração e a clareza em todos os departamentos.

Coordenação de projetos complexos e lançamentos de produtos

A equipe de desenvolvimento de produtos da Beauty Pie gerencia mais de 100 lançamentos de produtos a cada ano. Cada lançamento tem duração de 12 a 24 meses e exige colaboração entre equipes como a de regulamentação, cadeia de suprimentos, qualidade, embalagem e marketing, portanto, manter todos alinhados pode ser um desafio. Para agilizar o processo, a Beauty Pie recorreu à Asana para gerir todo o ciclo de vida dos lançamentos.

Antes da Asana, a Beauty Pie não tinha fluxos de trabalho padronizados, o que dificultava manter os lançamentos em dia. Agora, a Asana fornece a clareza e a estrutura de que as equipes precisam para colaborar de forma eficaz e cumprir os prazos. A flexibilidade da plataforma permite que os gestores de projetos padronizem os processos e, ao mesmo tempo, ajustem os fluxos de trabalho para atender às necessidades exclusivas de cada projeto.

Fluxos de trabalho padronizados melhoram a eficiência do projeto

• Os modelos personalizáveis da Asana dão a cada lançamento de produto uma estrutura consistente, ajudando as equipes a gerir tarefas repetíveis ao longo do ciclo de vida do lançamento.

• Os gestores de projetos podem ajustar os fluxos de trabalho conforme necessário, ao mesmo tempo que se beneficiam da consistência dos processos padronizados, reduzindo o trabalho inicial.

• Cada tarefa tem um responsável atribuído, para que todos saibam exatamente pelo que são responsáveis e até quando, mantendo os projetos em dia e garantindo que os prazos sejam cumpridos.

• Cada equipe também tem o seu próprio quadro de tarefas de lançamento, portanto, quando um membro da equipe está ausente, outro pode facilmente assumir o trabalho atribuído a ele sem que nada se perca.

A visibilidade dos principais marcos mantém os projetos em dia

• As equipes monitoram os principais marcos e dependências de todos os lançamentos de produtos na Asana, o que proporciona à liderança e aos colaboradores visibilidade em tempo real do status do projeto.

• Os campos personalizados, como categorias de produtos e priorização, ajudam as equipes a identificar rapidamente as tarefas de alta prioridade, permitindo que se concentrem no trabalho crítico e entreguem os produtos ao mercado a tempo.

Melhorar a visibilidade e a colaboração

Com várias equipes trabalhando em projetos simultaneamente, a Beauty Pie precisava de uma melhor visibilidade das responsabilidades. A funcionalidade de multihoming da Asana facilita que equipes como a de regulamentação, cadeia de suprimentos, qualidade e marketing se concentrem em suas tarefas específicas dentro de projetos maiores de lançamento de produtos, melhorando a propriedade e ajudando as equipes a manter o foco em suas prioridades.

A inclusão em múltiplos projetos simplifica a responsabilidade pelas tarefas

• As equipes usam a inclusão em múltiplos projetos para visualizar as suas tarefas em todos os projetos sem se sobrecarregar com trabalhos não relacionados. 

• Com quadros de projetosdedicados, as equipes podem ver todas as suas tarefas relevantes em um só lugar, o que facilita a gestão de prazos e evita gargalos.

A visibilidade clara melhora a gestão da carga de trabalho

• A Asana oferece às equipes uma visão clara dos cronogramas e dependências do projeto, ajudando-as a identificar obstáculos com antecedência. Se atrasos em uma etapa ameaçarem um lançamento, as equipes podem se ajustar rapidamente para manter o trabalho em dia.

• Equipes menores que trabalham em vários projetos podem gerir a carga de trabalho em uma única visualização, reduzindo a confusão e garantindo que nada passe despercebido. 

Integrações perfeitas melhoram a colaboração

• As integrações com ferramentas como Slack, Google Drive, Zendeske Jira Cloud permitem que a Beauty Pie conecte a tecnologia existente diretamente à Asana.

• As equipes podem se comunicar em tempo real, compartilhar documentos e gerir tarefas a partir de uma plataforma central, reduzindo a alternância entre aplicativos e melhorando a colaboração entre as equipes.

Melhoria da gestão de riscos e portfólios

Além de gerir os lançamentos de produtos, a Beauty Pie usa a Asana para acompanhar os riscos dos projetos, gerir as principais iniciativas e comunicar possíveis problemas entre as equipes. Com relatórios de status semanais e insights em tempo real, a Asana oferece aos principais interessados uma visibilidade clara dos projetos importantes, permitindo que eles vejam o progresso rapidamente e relatem atualizações à liderança sênior. Ao acompanhar os riscos e o status dos projetos em um só lugar, a Beauty Pie aborda possíveis problemas rapidamente, mantendo as equipes alinhadas e minimizando as interrupções.

O monitoramento centralizado de riscos ajuda os líderes a responderem com antecedência

• Cada projeto tem uma seção dedicada aos riscos, na qual as equipes registram os riscos potenciais, incluindo detalhes importantes, como causa, efeito, estratégias de mitigação, probabilidade e impacto.

• Com a funcionalidade de regras da Asana, os riscos são automaticamente incluídos em um registro mestre de riscos, dando aos principais interessados visibilidade de todos os riscos do projeto sem desorganizar os planos individuais.

• O registro mestre de riscos permite que a liderança sênior avalie facilmente os riscos, garantindo que os problemas críticos sejam identificados e abordados com antecedência.

A gestão de portfólio agiliza a tomada de decisões

• A Asana ajuda a Beauty Pie a gerir todo o seu portfólio de projetos principais, com o status de cada projeto sendo monitorado e relatado aos principais interessados por meio de atualizações de statusintegradas.

• Campos personalizados , como níveis de risco e prioridade do projeto, permitem que as equipes avaliem rapidamente o status do projeto e identifiquem desafios que possam afetar os cronogramas ou os entregáveis.

• Os principais interessados podem visualizar os dados de progresso e risco em um só lugar, mantendo a liderança alinhada e garantindo que as decisões sejam tomadas com base em informações em tempo real.

Entrando no futuro da beleza com o trabalho conectado

Com a Asana impulsionando seu sucesso operacional, a Beauty Pie está preparada para um crescimento confiante e sustentável. Como vencedora do prêmio Tech Visionary da Asana, a empresa planeja continuar impulsionando a inovação ao utilizar a IA para automatizar tarefas e reduzir erros, liberando as equipes para se concentrarem no trabalho de alto valor.

Ao integrar insights baseados em IA e análise preditiva, a Beauty Pie continuará otimizando a gestão de projetos, garantindo o alinhamento com as metas estratégicas e promovendo uma colaboração mais forte entre as equipes. À medida que expandem o uso da Asana, eles vislumbram estabelecer um novo padrão de eficiência e colaboração em toda a organização, mostrando o que é possível quando o trabalho está verdadeiramente conectado.