Czym jest współpraca zdalna? 4 sposoby na usprawnienie pracy zespołowej

Jeśli nie możesz zarezerwować sali konferencyjnej z tablicą do pisania, zagadnąć kogoś na korytarzu lub przeprowadzić burzę mózgów podczas wspólnego jedzenia lunchu, jak możesz skutecznie nawiązać współpracę ze swoim zespołem? Praca zdalna może stanowić wyzwanie, zwłaszcza, gdy niektóre osoby wykonują ją po raz pierwszy w i tak już stresujących okolicznościach.

Niezależnie od tego, czy praca zdalna jest nowością dla Ciebie i Twojej firmy, czy wiesz już, jak efektywnie pracować z domu, współpracując i komunikując się z zespołem, możesz wprowadzić w swoich procesach kilka łatwych zmian, które mogą mieć naprawdę duże znaczenie.

W tym przewodniku szczegółowo opisujemy najważniejsze elementy współpracy zdalnej oraz przedstawiamy cztery sposoby na usprawnienie współpracy w zespole. 

Czym jest współpraca zdalna?

Współpraca zdalna to możliwość wykonywania pracy zespołowej z dowolnego miejsca na świecie. Współpraca jest ważna, ponieważ sprzyja komunikacji między członkami zespołu i umożliwia im osiągnięcie wspólnego celu. 

Współpraca zdalna opiera się na wykorzystaniu cyfrowych narzędzi do współpracy, które zaczęły być szeroko stosowane wraz z wybuchem pandemii koronawirusa. Za sprawą tych narzędzi powstał nowy sposób prowadzenia działalności. 

Nie musisz już pracować w tej samej przestrzeni fizycznej, co pozostali członkowie zespołu. Dzięki współpracy zdalnej możesz przebywać w dowolnym miejscu i nadal pracować z innymi jako zespół. Współpraca zdalna nie tylko umożliwia członkom zespołu pracę w dowolnym miejscu, ale także zwiększa produktywność, jeśli zostanie skutecznie wdrożona.

4 sposoby na usprawnienie współpracy w zespole zdalnym

Istnieje kilka ważnych kroków, które możesz podjąć, aby usprawnić współpracę zdalną. Zachęcając innych do pracy zespołowej, poprawiając jakość spotkań, ograniczając rozpraszacze uwagi i wykorzystując oprogramowanie do współpracy, możesz stworzyć produktywną i sprawną dynamikę w zespole. Zapoznaj się z czterema najlepszymi wskazówkami dotyczącymi współpracy, aby już dziś usprawnić komunikację w zespole zdalnym.

1. Zachęcaj do pracy zespołowej

Chociaż komunikacja cyfrowa stała się czymś naturalnym, brak mowy ciała lub innych aspektów komunikacji osobistej może przyczynić się do powstawania trudnych sytuacji w pracy. Nawet drobne sygnały niewerbalne mogą mieć pozytywny wpływ lub obniżyć morale zespołu w zależności od tego, jak zostaną zinterpretowane.

Dlatego, zgodnie z artykułem opublikowanym w Harvard Business Review, kiedy praktykujemy dystans fizyczny lub społeczny, ważne jest, aby zmniejszać dystans międzyludzki (a więc kłaść większy nacisk na wartości, zaufanie i pracę zespołową). Innymi słowy, nawet jeśli Twój zespół nie może być fizycznie blisko siebie, należy zadbać o zbieżne wartości, budowanie i utrzymywanie zaufania między ludźmi oraz skuteczną pracę zespołową.

Jak to zrobić?

• Stwórz wytyczne dotyczące komunikacji zdalnej: jako zespół zdecydujcie, jakich narzędzi używacie do określonych rodzajów komunikacji. Na przykład w Asanie korzystamy z aplikacji Slack do pogawędek, Asany do dużych projektów i współpracy, a poczty e-mail do komunikacji z dostawcami zewnętrznymi lub partnerami. Stwórz plan komunikacji, w którym zapiszesz decyzje zespołu i opublikuj go w łatwo dostępnym miejscu.

• Znajdź równowagę w komunikacji: czasami dla większej skuteczności skłaniamy się ku krótkiej komunikacji lub rozmowie. Aby skutecznie komunikować się w trybie zdalnym, załącz lub dołącz link do ważnych projektów lub materiałów referencyjnych, dodaj zrzuty ekranu, aby przedstawić szczegóły, użyj emotikonów lub GIF-ów, aby przekazać emocje, lub zadzwoń, aby naprędce porozmawiać.

• Wyznacz standardy dla połączeń wideo: jeśli Twój zespół nie ma jeszcze kultury połączeń wideo, najwyższy czas ją wprowadzić. Rozmowy wideo pomagają ludziom interpretować emocje (w ograniczonym zakresie uaktywnia się mowa ciała), budować relacje i zaangażować się w rozmowę – to wszystko przekłada się na większe zaufanie.

• Stwórz przestrzeń do celebrowania i budowania więzi w zespole: przeznaczenie czasu na celebrowanie wydarzeń i osiągnięć oraz budowanie więzi w zespole jest tak samo ważne, jak praca, szczególnie w zespole zdalnym lub hybrydowym. Gdy ktoś osiągnie kamień milowy, wyślij zespołowi wiadomość z gratulacjami. Wypraw półgodzinne przyjęcie urodzinowe podczas rozmowy wideo. Raz w miesiącu zorganizuj wirtualną godzinę gier (wskazówka: Scattergories świetnie sprawdzi się online). Kiedy pracownicy mogą się rozluźnić i lepiej poznać, współpraca staje się znacznie łatwiejsza i przyjemniejsza.

2. Popraw jakość spotkań

To świetny czas na naukę prowadzenia naprawdę efektywnych spotkań. Połączenia wideokonferencyjne są bardziej popularne niż kiedykolwiek przedtem, ale to, że są dostępne za jednym kliknięciem, niekoniecznie oznacza, że są łatwiejsze. Od koordynowania spotkań na Zoomie w różnych strefach czasowych po komunikatory internetowe, takie jak Slack: istnieje tyle różnych sposobów komunikowania się, że ich liczba może przytłoczyć. Otwórz swój kalendarz – czy są jakieś spotkania, które można by lepiej wykorzystać lub całkowicie z niego wykreślić?

Oto jakie zmiany wprowadzić w kalendarzu i spotkaniach, aby usprawnić współpracę zdalną w miejscu pracy:

• Stwórz agendę spotkania i roześlij ją uczestnikom: zacznij od określenia celu każdego spotkania, a następnie stwórz agendę określającą tematy do omówienia, działania do wykonania i harmonogram. Roześlij agendę przed spotkaniem, aby uczestnicy wiedzieli, czego się spodziewać i mogli zastanowić się nad swoim wkładem albo pominąć spotkanie, jeśli ich nie dotyczy. Twoje spotkania będą bardziej efektywne i skupione na istotnych rzeczach.

• Rób notatki na później: lider spotkania powinien sporządzić szczegółowe notatki na temat omawianych tematów w udostępnionym dokumencie agendy lub zadaniu. Po spotkaniu uzupełnij notatki o linki do innych projektów, a następnie roześlij dokument lub zadanie wszystkim uczestnikom. Przypisując zadanie sporządzenia notatek jednej osobie, wszyscy pozostali mogą skoncentrować się na pełnym uczestnictwie w spotkaniu. Notatki są również przydatne dla tych, którzy nie mogą wziąć udziału.

• Wypróbuj wirtualne spotkanie stand-up: jeśli prowadzisz cykliczne spotkania dotyczące statusu projektów, zamiast rezerwować 30–60 minut w kalendarzu, rozważ zmianę ich na 15-minutowe stand-upy. Czym jest spotkanie stand-up? W branży technologii stand-up to szybkie codzienne spotkanie statusowe, podczas którego każdy członek zespołu w jednym lub dwóch zdaniach określa, co zostało zrobione, co jest do zrobienia i jakie potencjalne problemy dostrzega w przyszłości. Jest to skuteczny sposób na uzyskanie szerokiego oglądu, zidentyfikowanie możliwości do współpracy hybrydowej i sprawdzenie, jak radzi sobie każdy z członków zespołu.

3. Ogranicz rozpraszacze

Równie ważne, jak współpraca i współdziałanie, jest znalezienie czasu na skupienie się i upewnienie się, że robi to również Twój zespół. Znalezienie stanu głębokiego skupienia, ograniczenie cyfrowych czynników rozpraszającychoraz walka z ciągłym zalewem aplikacji i sprawdzania powiadomień powinny być dla wszystkich priorytetem. Przy odrobinie przezorności i dobrych zasadach pracy Tobie i Twojemu zespołowi łatwiej będzie o skupienie.

Oto kilka sposobów, jak to zrobić:

• Powiedz „nie” spotkaniom: Tak, dobrze rozumiesz. Czujesz się przytłoczony przez swój kalendarz? Przyjrzyj się swoim priorytetom, dowiedz się, jaki jest cel każdego spotkania i kto jeszcze jest zaproszony, i zastanów się dwa razy, czy warto tam być, czy nie. Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, odmów uczestnictwa i poproś o notatki, jeśli uważasz, że będą przydatne.

• Rozproszenie w określonych ramach czasowych: robienie krótkich przerw w ciągu dnia jest ważne, aby móc łatwiej się skupić, gdy nadejdzie pora. Trzeba tylko zadbać, aby chwila odpoczynku nie zmieniła się w popołudniową drzemkę lub przeglądanie zdjęć na Instagramie. Wyznacz konkretne godziny na wykonywanie czynności niezwiązanych z pracą – spacery po okolicy, przekąski, czytanie wiadomości – i monitoruj wykorzystany czas. Po takiej przerwie wrócisz do pracy z czystszym umysłem i większą energią do działania.

• Wyłącz powiadomienia i użyj trybu „Nie przeszkadzać”: możesz zablokować powiadomienia w czasie rzeczywistym o określonych porach dnia, aby zachować skupienie i nie przerywać pracy. Przejmij kontrolę nad powiadomieniami o wiadomościach, wyłączając wszystkie oprócz najważniejszych. Jeśli martwisz się, że coś przegapisz, ustaw przypomnienia co kilka godzin, aby szybko sprawdzić skrzynkę odbiorczą lub czat, a następnie wrócić do pracy. Jeżeli korzystasz z narzędzi, które mają tryb Nie przeszkadzać, włącz go, gdy potrzebujesz się skoncentrować. Chroń swój czas skupienia i upewnij się, że członkowie zespołu również o to dbają. Dzięki temu możecie pracować jak najlepiej bez rozpraszania uwagi.

4. Korzystaj z narzędzi do zdalnej współpracy

Od komunikacji w czasie rzeczywistym po udostępnianie plików, spotkania zespołu i bezpośrednie rozmowy wideo – czas spędzony na czynnościach okołozadaniowych może wpłynąć na produktywność. Czynności okołozadaniowe to takie, które nie są pracą z wykorzystaniem umiejętności lub związaną z  realizacją strategii – na przykład wyszukiwanie dokumentów lub planowanie spotkań. Komunikacja asynchroniczna może ułatwić utrzymywanie kontaktu między członkami zespołu bez utraty koncentracji, zachęcając do jasnego przekazywania informacji. Jednak przełączanie się między aplikacjami jest główną przyczyną poświęcania czasu na czynności okołozadaniowe. Zamiast używać różnych narzędzi do wysyłania wiadomości, kalendarzy, filmów i nagrań audio, korzystaj z wszechstronnego narzędzia do współpracy cyfrowej. 

Oto kilka sposobów korzystania z narzędzia do współpracy:

• Udostępnianie plików między członkami zespołu: oprogramowanie do współpracy cyfrowej upraszcza udostępnianie plików. Niezależnie od tego, czy korzystasz z integracji takich jak Dysk Google, pliki PDF, Dropbox czy Trello, możesz utworzyć jedno „źródło wiedzy”, w którym zdalni członkowie zespołu będą mogli znaleźć potrzebne informacje. Poza tym możesz komunikować się na temat udostępnionych plików, aby przechowywać szczegóły w jednym obszarze roboczym, do którego każdy może uzyskać dostęp w dowolnym momencie.  

• Planowanie projektów i zadań: możesz z łatwością przypisywać zadania, aby pomóc poszczególnym osobom w zrozumieniu ich priorytetów. Funkcje oprogramowania kalendarza umożliwiają zespołom współpracę w oparciu o harmonogramy niezależnie od strefy czasowej, w której się znajdują. Jest to idealne rozwiązanie dla zdalnych zespołów, które wykorzystują telekonferencje jako najważniejszy sposób kontaktu. Udostępniony kalendarz ułatwia pozostawanie na bieżąco z postępami projektu i zmianami. 

• Bezproblemowe koordynowanie pracy: aby utrzymać kontrolę nad zadaniami w projekcie, kamieniami milowymi i terminami, zespoły wirtualne muszą mieć możliwość sprawnego koordynowania pracy. Dzięki cyfrowemu narzędziu do zarządzania projektami Twój zespół ma dostęp do wizualnego zestawienia zależności i może otrzymywać powiadomienia o nadchodzących zadaniach. Zapewnia to wgląd w poszczególne obciążenia pracą i umożliwia dotrzymanie terminów. 

Dlaczego współpraca zdalna jest ważna?

Współpraca jest najważniejszym elementem doskonałej pracy zespołowej – sprzyja komunikacji w celu dzielenia się pomysłami i osiągania celów. W zespołach zdalnych i hybrydowych usprawnienie procesu komunikacji jest ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej.  

Efektywna współpraca umożliwia zdalnym zespołom bezproblemową komunikację, a tym samym zwiększenie produktywności przez szybsze osiąganie wyników. Bez podjęcia kroków mających na celu usprawnienie współpracy zdalnej wirtualny zespół może zmagać się z brakiem widoczności, niejasno określonymi celami i złym planowaniem. 

Współpracuj zdalnie ze swoim zespołem

Jeśli pracujesz w zespole zdalnym lub hybrydowym, pamiętaj – nie jesteś samotną wyspą. Wszyscy w zespole starają się być skuteczni, nawet jeśli mają różne podejście do dystansu społecznego. Postępuj zgodnie z czterema powyższymi wskazówkami, aby dowiedzieć się, jak efektywnie współpracować w zdalnym zespole i częściej się kontaktować z innymi (nawet jeśli wygląda to inaczej niż w biurze). Wymień się opiniami ze współpracownikami i zapytaj, czy mają jakieś nowe wskazówki.