Wat is samenwerking op afstand: 4 manieren om teamwork te verbeteren
Wanneer je geen vergaderruimte met een whiteboard kunt boeken, iemand op de schouder kunt tikken voor een snelle babbel of samen kunt brainstormen tijdens de lunch, hoe kun je dan effectief samenwerken met je team? Werken op afstand kan een uitdaging zijn, vooral omdat sommige mensen het voor de eerste keer doen onder al stressvolle omstandigheden.
Of werken op afstand nu nieuw is voor jou en je bedrijf, of je weet hoe je effectief thuis kunt werken terwijl je samenwerkt en communiceert met je team, er zijn een paar eenvoudige aanpassingen die je in je processen kunt aanbrengen die een groot verschil kunnen maken.
In deze handleiding hebben we de belangrijkste elementen van samenwerking op afstand gedetailleerd beschreven, plus vier manieren waarop je de samenwerking binnen je team kunt verbeteren.
Wat is samenwerking op afstand?
Samenwerking op afstand is de mogelijkheid om overal ter wereld als team te werken. Samenwerking is belangrijk, omdat het de communicatie tussen de teamleden bevordert en hen in staat stelt een gemeenschappelijk doel te bereiken.
Samenwerking op afstand wordt mogelijk gemaakt door het gebruik van digitale samenwerkingstools, die op grote schaal werden toegepast toen de COVID-19-pandemie toesloeg. Met deze tools hebben we een nieuwe manier van zakendoen gecreëerd.
Je hoeft nu niet meer in dezelfde fysieke ruimte te werken als je teamleden. Met samenwerking op afstand kan je overal zijn en toch als team werken. Samenwerking op afstand stelt teamleden niet alleen in staat om overal te werken, maar het kan ook de productiviteit verhogen wanneer het effectief wordt geïmplementeerd.
4 manieren om teamsamenwerking op afstand te verbeteren
Er zijn een paar belangrijke stappen die je kan kunt nemen als het gaat om het verbeteren van samenwerking op afstand. Door teamwerk aan te moedigen, vergaderingen te verbeteren, afleiding te beperken en samenwerkingssoftware te gebruiken, kan je een productieve, gestroomlijnde teamdynamiek creëren. Lees onze vier beste samenwerkingstips, zodat je vandaag nog kunt beginnen met het verbeteren van de communicatie van teams op afstand.
1. Moedig teamwerk aan
Hoewel digitale communicatie bijna als een tweede natuur is, kan het verliezen van lichaamstaal of andere aspecten van persoonlijke communicatie lastige situaties op het werk veroorzaken. Zelfs kleine non-verbale signalen kunnen een positieve impact hebben of juist het moreel verlagen, afhankelijk van hoe ze worden geïnterpreteerd.
Daarom is het volgens een Harvard Business Review-artikelbelangrijk om, wanneer we fysieke of sociale afstand houden, de affiniteit (afstand nemen rond waarden, vertrouwen en teamwerk) te verminderen. Met andere woorden, zelfs als je team niet fysiek in de buurt kan zijn, is het van cruciaal belang dat hun waarden op elkaar zijn afgestemd, dat het vertrouwen tussen mensen wordt gehandhaafd en opgebouwd en dat teamwork sterk blijft.
Hoe doe je dat?
Maak richtlijnen voor communicatie op afstand: beslis als team welke communicatietools je gebruikt voor bepaalde vormen van communicatie. Bij Asana gebruiken we bijvoorbeeld Slack voor informeel kletsen, Asana voor grote projecten en samenwerking, en e-mail voor communicatie met externe leveranciers of partners. Gebruik een communicatieplan om vast te leggen wat jullie als team beslissen en plaats de richtlijnen op een gemakkelijk te vinden plek.
Vind het juiste communicatie-evenwicht: soms, om efficiënt te zijn, neigen we naar korte communicatie of gesprekken. Voeg schermafbeeldingen toe om specifieke kenmerken, emoji s of GIF's te demonstreren om emotie over te brengen, of een telefoontje voor een snelle chat om effectief te communiceren terwijl je op afstand bent.
Stel normen voor videogesprekken: als je team nog geen cultuur van videogesprekken heeft, dan is dit het moment om te beginnen. Videogesprekken helpen mensen emoties te interpreteren (je krijgt een beetje lichaamstaal!), een goede verstandhouding op te bouwenen op te komen dagen voor het gesprek - wat allemaal neerkomt op meer vertrouwen.
Creëer ruimte voor feest en teambuilding: het vinden van speciale tijd voor teamvieringen en teambuilding is net zo belangrijk als het werk gedaan krijgen, vooral wanneer je in een extern of hybride team werkt. Wanneer iemand een mijlpaal bereikt, stuur dan een bericht naar het team om hen te feliciteren. Geef voor de lol een verjaardagsfeestje van een half uur over een videogesprek. Organiseer maandelijks een virtueel speluur (pro-tip: Scattergories werkt goed online!). Wanneer mensen kunnen ontspannen en elkaar beter leren kennen, maakt het samenwerken veel gemakkelijker en leuker.
2. Verbeter je vergaderingen
Nu is een goed moment om echt goed te worden in vergaderingen. Videoconferenties zijn populairder dan ooit, maar het feit dat ze toegankelijk zijn met een klik op een knop, betekent niet noodzakelijk dat ze eenvoudiger zijn. Er zijn zoveel verschillende manieren om te communiceren dat het soms overweldigend kan zijn, van het coördineren van Zoom-vergaderingen in verschillende tijdzones tot instant messengers zoals Slack. Als je nu je agenda erbij pakt, zijn er dan vergaderingen die je beter kunt gebruiken of helemaal kunt schrappen?
Hier lees je hoe je je agenda en vergaderingen kunt heroverwegen om samenwerking op afstand op de werkplek te stimuleren:
Maak een vergaderagenda en verstuur deze: Begin met het doel van elke vergadering te identificeren en maak vervolgens een agenda met gespreksonderwerpen, actiepunten om door te nemen en timing. Verspreid de agenda vóór de vergadering, zodat de deelnemers weten wat er komt en kunnen nadenken over hoe ze kunnen bijdragen - of sla de vergadering over als deze niet op hen betrekking heeft. Je vergaderingen zullen effectiever zijn en op schema blijven.
Maak aantekeningen om na te delen: in het gedeelde agendadocument of de gedeelde taak moet de leider van de vergadering gedetailleerde aantekeningen maken over wat er wordt besproken. Vul na afloop van de vergadering de notities in met referentielinks naar andere projecten en verspreid het document of de taak onder alle aanwezigen. Door één notulist toe te wijzen, kan iedereen zich concentreren op deelname in plaats van het maken van hun eigen record. Aantekeningen zijn ook handig voor iedereen die er niet bij kon zijn.
Probeer eens een virtuele stand-up: als je een terugkerende statusvergadering hebt, kan je in plaats van 30 tot 60 minuten in ieders agenda te boeken, overwegen om deze te wijzigen in een stand-up van 15 minuten. Wat is een stand-up? In de technologiewereld is een stand-up een korte dagelijkse statusvergaderingen waarbij iedereen in het team in een zin of twee zegt wat ze hebben gedaan, wat ze vervolgens gaan doen en welke problemen ze denken tegen te komen in de toekomst. Het is een effectieve manier om een overzicht in vogelvlucht te krijgen, kansen voor hybride samenwerking te identificeren en contact met elkaar op te nemen.
3. Beperk de afleiding
Hoe belangrijk samenwerken en samenwerken ook is, het is net zo belangrijk om je eigen focustijd te vinden - en ervoor te zorgen dat je team dat ook doet. Het vinden van die diepe focus, het verminderen van digitale afleidingen en het bestrijden van de constante stortvloed van schakelen tussen apps en het controleren van meldingen zou voor iedereen topprioriteiten moeten zijn. Met een beetje vooruitdenken en goede kaders voor hoe te werken, zullen het voor jou en jouw team gemakkelijker zijn om focustijd te vinden.
Hier zijn een paar manieren om dat te doen:
Zeg nee tegen vergaderingen: ja, je leest het goed. Voelt je je zich overweldigd door je agenda? Kijk eens naar je prioriteiten, zoek uit wat het doel van elke vergadering is en wie er nog meer uitgenodigd zijn, en denk twee keer na of je er wel of niet bij moet zijn. Als het antwoord 'nee' is, weiger dan en vraag om opmerkingen als je denkt dat deze nuttig zullen zijn.
Timebox-afleidingen: het nemen van kleine pauzes gedurende de dag is belangrijk om je te helpen om je te concentreren wanneer het tijd is. De truc is ervoor te zorgen dat een korte pauze niet verandert in een middagdutje of Instagram-scroll. Maak specifieke tijden vrij om niet-werkgerelateerde activiteiten te doen - een rondje om de hoek lopen, snacken, het nieuws lezen - en houd jezelf verantwoordelijk voor die toegewezen hoeveelheid tijd. De pauze zal goed voor je zijn en je zult aan het werk gaan met een helderder brein en meer energie om je werk te doen.
Schakel meldingen uit en gebruik Niet storen: het is OK om realtime afleiding op bepaalde momenten van de dag te blokkeren, zodat je de flow kunt behouden en je je kan blijven concentreren. Neem de controle over je berichtenmeldingen door alle behalve de meest kritische uit te schakelen. Als je bang bent dat je iets zult missen, stel dan om de paar uur herinneringen in om je inbox te controleren of snel te chatten en ga vervolgens weer aan het werk. In dezelfde geest, als je werkt met tools die een Niet storen-modus hebben, zet deze dan aan wanneer u zich moet concentreren. Bescherm je focustijd - en zorg ervoor dat je teamgenoten dat ook doen - zodat je, wanneer je tijd hebt, je beste werk kunt doen zonder afleiding.
4. Gebruik tools voor samenwerking op afstand
Van realtime communicatie tot het delen van bestanden, teamvergaderingen en persoonlijke videogesprekken, tijd besteed aan "werk over werk" kan de productiviteit verstoren. Werk over werk is elke taak die geen bekwaam of strategisch werk is, zoals het zoeken naar documenten of het plannen van vergaderingen. Asynchrone communicatie kan teamleden helpen verbinden door de flow-status te beschermen en duidelijke communicatie aan te moedigen. Maar het schakelen tussen apps is een belangrijke oorzaak van de tijd die wordt besteed aan werk over werk. In plaats van verschillende tools te gebruiken voor berichten, agenda's, video's en audio, gebruik je een alles-in-één digitale samenwerkingstool.
Hier zijn een paar manieren om een samenwerkingstool te gebruiken:
Bestanden delen tussen teamleden: met digitale samenwerkingssoftware is het delen van bestanden eenvoudig. Of je nu integraties zoals Google Drive, PDF's, Dropbox of Trello gebruikt, je kunt één 'bron van waarheid' maken waar teamleden op afstand de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben. Bovendien kan je communiceren over gedeelde bestanden om details in één werkruimte te bewaren waar iedereen op elk moment toegang toe heeft.
Plan projecten en taken: je kan gemakkelijk taken toewijzen om individuen te helpen hun prioriteiten te begrijpen. Met agendasoftwarefuncties kunnen teams samenwerken rond schema's, ongeacht in welke tijdzone ze zich bevinden. Dit is ideaal voor teams op afstand die conference calls gebruiken als een belangrijk contactpunt. Met een gedeelde agenda is het gemakkelijk om op de hoogte te blijven van de projectvoortgang en wijzigingen.
Werk naadloos coördineren: om projecttaken, mijlpalen en deadlines voor te blijven, is het essentieel dat virtuele teams werk naadloos kunnen coördineren. Met een digitale projectmanagementtool kan je team een visuele uitsplitsing zien van aankomende afhankelijkheden en meldingen krijgen over aankomende taken. Dit creëert transparantie rond individuele werkbelastingen en zorgt ervoor dat de deadlines worden gehaald.
Waarom is samenwerking op afstand belangrijk?
Samenwerking is het belangrijkste element van geweldig teamwerk en bevordert de communicatie om ideeën te brainstormen en doelen te bereiken. Als het op externe en hybride teams aankomt, is het stroomlijnen van het communicatieproces nog nooit zo belangrijk geweest.
Effectieve samenwerking stelt teams op afstand in staat om moeiteloos te communiceren en, uiteindelijk, de productiviteit te verhogen door gestroomlijnde resultaten. Zonder stappen te ondernemen om de samenwerking op afstand te verbeteren, kan je virtuele team het risico lopen op een gebrek aan zichtbaarheid, onduidelijke doelstellingen en een slechte planning.
Samenwerken op afstand met je team
Als je in een extern of hybride team werkt, onthoud dan datje niet alleen bent. Iedereen in je team probeert samen effectief te zijn, zelfs als we allemaal in verschillende mate afstand houden. Volg de vier bovenstaande tips om te leren hoe je effectief kunt samenwerken als je team op afstand werkt, zodat je vaker verbinding kunt maken (zelfs als het anders is dan op kantoor). Deel met je collega's wat er voor je gewerkt heeft en vraag of ze nieuwe tips hebben.
