GDPR 규정 준수 체크리스트

이 GDPR 규정 준수 체크리스트는 합법적인 처리, 위험 관리, 데이터 주체 권리를 위한 작업을 체계적으로 정리하는 데 도움이 됩니다. 모든 규모의 팀을 위해 구축된 중앙 집중식 자동화 템플릿으로 감사를 준비하세요.

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개인 데이터를 처리할 때는 한 번의 실수도 큰 결과를 초래할 수 있습니다. 법적 처벌에서부터 대중의 신뢰 상실에 이르기까지, 일반 데이터 보호 규정(GDPR)을 준수하지 않으면 모든 규모의 비즈니스에 영향을 미칠 수 있습니다. 팀이 '개인 데이터'의 정의, 합법적인 처리 방법, 데이터 침해 발생 시 대처 방법 등을 파악하는 데 어려움을 겪고 있다면 GDPR 규정 준수 체크리스트를 사용하여 하나의 안전한 작업 공간에서 모든 요구 사항을 관리할 수 있습니다.

데이터 보호 영향 평가(DPIA) 를 문서화하거나, 데이터 주체 권리를 추적하거나, 침해 알림을 준비해야 하는 경우, 이 GDPR 템플릿은 특히 EU 회원국 간 데이터 흐름을 관리하는 미국 기업이나 국제 조직을 위해 복잡한 규정 준수 규칙을 간소화합니다.

Asana에서는 규정 준수 체크리스트가 팀이 위험을 줄이는 데 어떻게 도움이 되는지 확인했습니다. 법무 부서부터 IT 및 운영 부서에 이르기까지, 규정 준수 템플릿은 모든 사람이 GDPR을 준수하는 웹사이트를 유지할 수 있도록 공유 프로세스를 제공합니다.

법무팀 및 데이터 보호 책임자(DPO)

법무팀과 DPO는 GDPR 체크리스트를 사용하여 데이터 처리 활동이 GDPR에 따른 적법성, 공정성, 투명성 요건을 충족하는지 확인합니다. 처리 활동에 대한 자세한 기록을 통해 필요할 때 감독 당국에 규정 준수를 입증할 수 있습니다.

IT 및 보안 팀

기술 팀은 개인 데이터가 저장되고 전송되는 방식을 모니터링합니다. GDPR은 정보가 암호화되는 방식과 문서 사이버 보안 및 데이터 침해 대응 정책을 추적하도록 요구합니다.

운영 및 규정 준수 관리자

운영 관리자는 개인 정보 보호 통지, 삭제 요청, 보안 제어 및 사용자 동의를 적절히 이행할 수 있도록 조율합니다. 일원화된 GDPR 체크리스트는 이 작업을 간소화하고 법적 의무의 과도한 지연을 방지하는 데 도움이 됩니다.

EU에서 운영되는 미국 기업

유럽연합 이외 지역의 조직의 경우, 미국 기업을 위한 GDPR 준수 체크리스트 를 통해 국경을 넘는 데이터 처리를 보다 쉽게 관리할 수 있습니다. 이는 GDPR이 현지에서 적용되지 않더라도 고객에게 영향을 미치는 경우에도 규정 준수를 보장합니다.

당사의 기업 고객 중 한 곳은 여러 EU 지역에서 발생한 고위험 개인 데이터 침해에 대응해야 했습니다. Asana에서 제공하는 GDPR 준수 체크리스트 덕분에 72시간의 마감일 내에 응답하고 감독 당국의 모든 단계를 문서화할 수 있었습니다.

Asana의 GDPR 체크리스트 템플릿은 투명성, 구조, 속도를 지원하도록 구축되었습니다. 이를 통해 규정 미준수 위험을 줄이면서 법적 및 운영상의 협업을 용이하게 할 수 있습니다.

이 체크리스트 템플릿의 이점은 다음과 같습니다.

법적 근거에 따라 데이터 수집 및 처리 활동을 체계적으로 정리
하나의 안전한 작업 공간에서 DPIA 및 데이터 전송 문서화
알림, 요청, 평가에 대한 소유권 할당
GDPR 웹사이트 규정 준수 체크리스트 작업(예: 쿠키 알림) 일원화
마케팅 팀과 GDPR 이메일 규정 준수 체크리스트 단계 조율

이 체크리스트는 데이터 거버넌스에서 보안 정책 추적에 이르기까지 GDPR 요구 사항에 맞는 섹션으로 구성되어 있습니다. 각 섹션에서 작업을 배정하고, 마감일을 설정하고, 위험 수준을 평가하여 모든 단계에서 웹사이트와 팀이 GDPR을 준수하도록 할 수 있습니다. 또한 검토 빈도 또는 감사자 의견과 같은 열을 사용하여 GDPR 감사를 간소화하고 회사 전체의 규정 준수를 확대할 수 있습니다.

1단계: 거버넌스 및 책임

먼저 조직에서 GDPR 규정 준수를 담당하는 사람을 정의하세요. 책임감을 추적하고, 감독 당국에 대응하고, 처리 활동 기록을 유지하기 위해 데이터 보호 책임자(DPO) 또는 내부 리드를 지정하세요.

또한 이 섹션을 사용하여 내부 데이터 보호 정책, 교육 로그 및 내부 감사를 문서화할 수 있습니다. 관련 데이터 보호법에 따라 공공 기관 또는 민간 기관으로서 비즈니스에 적용되는 위험 등급 또는 법적 의무를 포함하세요.

2단계: 합법적인 처리

동의, 계약 이행, 법적 의무 또는 정당한 이익을 포함하여 각 처리 활동의 합법적 근거를 정의하는 작업을 추가합니다. 이 문서는 일반 데이터 보호 규정 제6조에 따른 적법성을 증명하는 데 도움이 됩니다.

개인 데이터의 범주, 의도된 사용(목적 제한), 보존 기간(저장 제한)을 기록하는 작업 필드를 포함하세요. 이를 정의하면 규정 미준수를 방지하고 개인 데이터를 적절하게 관리하고 있다는 사실을 데이터 보호 기관에 확신시킬 수 있습니다.

3단계: 데이터 주체 권한

액세스 요청, 삭제(잊혀질 권리), 수정, 처리 제한, 데이터 이동성을 관리하기 위한 작업을 생성합니다. 각 작업에 소유자를 할당하여 요청이 응답되지 않거나 지연되지 않도록 합니다.

규정 준수 위험 수준 열을 사용하여 자동화된 의사 결정이나 프로파일링과 같은 고위험 권리 문제를 강조할 수 있습니다. 이 단계는 GDPR이 글로벌 사용자 기반에 적용될 때 매우 중요합니다.

4단계: 보안 및 침해

GDPR 템플릿의 이 섹션에서는 보안 정책 및 데이터 침해 대응 계획을 구현하는 방법을 추적합니다. 인시던트 탐지, 영향 평가, 알림 절차를 위한 작업을 생성합니다.

또한 암호화 또는 다단계 인증과 같은 기술적 보호 장치도 기록해야 합니다. IP 주소와 같은 특수 범주의 데이터 또는 식별자와 관련된 데이터 침해에 대한 지침을 포함하세요.

5단계: 제3자 및 이전

이 섹션을 사용하여 고객 데이터를 처리하는 모든 공급업체 및 데이터 처리업체를 나열합니다. 작업을 추가하여 데이터 처리 계약(DPA)을 수집 및 저장하고 GDPR 준수를 문서화합니다.

모든 국제 데이터 전송, 특히 유럽 연합 이외의 국가에 대한 전송을 기록하세요. 작업에는 표준 계약 조항(SCC)과 같은 개인 정보 보호 장치와 공공 기관의 데이터 액세스 요청이 정의되어야 합니다.

6단계: 설계 및 기본 설정별 개인 정보 보호

시스템 및 제품 워크플로 전반에 걸쳐 설계 및 기본 설정 정책에 따라 데이터 보호를 시행하는 작업을 생성합니다. 여기에는 민감한 데이터에 대한 액세스를 제한하거나 가명화 기술을 적용하는 것이 포함될 수 있습니다.

대규모 처리 이니셔티브에 대한 문서 설계 검토, 내부 GDPR 감사, 법적 검토. 이 섹션은 단순히 대응적 조치가 아니라 GDPR 요건에 대한 조직의 적극적인 노력을 강화합니다.

Asana 문서 기능

웹사이트 또는 이메일 마케팅을 위한 GDPR 규정 준수 체크리스트 템플릿을 찾고 있다면 Asana 기능을 사용하면 모든 팀, 산업 또는 사용 사례에 맞게 이 템플릿을 사용자 지정할 수 있습니다. 아래에 자주 사용하는 규정 준수 기능이 몇 가지 포함되어 있지만, 더 많은 영감을 얻으려면 Asana 기능의 전체 목록 을 검토하세요.

사용자 지정 필드

사용자 지정 드롭다운 또는 태그를 사용하여 개인 데이터의 범주, 위험 수준, 처리 위치 또는 DPIA 상태를 추적합니다. 긴급성 또는 처리 활동 유형에 따라 규정 준수 업무를 정렬할 수 있습니다.

규칙

연간 개인 정보 보호 정책 검토에 대한 미리 알림을 설정하거나 고위험 활동이 추가되면 DPO에게 알리는 등 반복되는 GDPR 작업을 위한 자동화를 생성합니다.

승인

개인 정보 보호 통지에서 데이터 전송에 이르기까지 법적 승인을 위한 워크플로를 구축하세요. 승인자를 배정하고 책임감을 위해 승인 내역을 추적할 수 있습니다.

프로젝트 보기

간트 스타일의 타임라인을 사용하여 데이터 흐름 감사 또는 침해 시뮬레이션과 같은 GDPR 규정 준수 프로젝트를 시각화하세요. 이 보기를 사용하면 병목 현상을 조기에 발견하고 해결할 수 있습니다.

첨부 파일

DPA, 개인 정보 보호 정책, 감사 문서를 한 곳에 보관하세요. 쉽게 검색할 수 있도록 파일을 각 체크리스트 항목에 직접 연결하세요.

포트폴리오

프로젝트를 포트폴리오 보기로 그룹화하여 여러 부서 또는 지역 전반에 걸쳐 GDPR 준비 상태를 모니터링하세요. 대시보드를 사용하여 완료 진행 상태와 위험을 보고하세요.