원격 협업이란: 팀워크를 개선하는 4가지 방법

화이트보드가 있는 회의실을 예약할 수 없거나, 누군가를 손짓하여 간단한 대화를 나누거나, 점심 식사를 하며 브레인스토밍을 할 수 없는 상황에서 팀과 효과적으로 협업할 수 있는 방법은 무엇일까요? 원격 근무는 어려울 수 있습니다. 특히 이미 스트레스가 많은 상황에서 처음으로 시도하는 사람들에게는 더욱 어려울 수 있습니다.

원격 작업이 여러분과 회사에 새로운 것인지, 팀과 협업하고 소통하면서 집에서 효과적으로 일하는 방법을 알고 있는지 여부에 관계없이, 프로세스에 몇 가지 간단한 조정을 가하면 큰 차이를 만들 수 있습니다.

이 가이드에서는 원격 협업의 가장 중요한 요소를 자세히 설명하고 팀 내 협업을 개선할 수 있는 네 가지 방법을 간략하게 설명합니다. 

원격 협업이란?

원격 협업은 전 세계 어디에서나 팀으로 일할 수 있는 능력입니다. 협업은 팀원 간의 커뮤니케이션을 촉진하고 공동의 목표를 달성할 수 있게 해주므로 중요합니다. 

원격 협업은 디지털 협업 도구 사용으로 가능해졌으며, 이러한 도구는 코로나19 팬데믹이 시작되면서 널리 채택되기 시작했습니다. 이러한 툴을 통해 새로운 비즈니스 방식이 만들어졌습니다. 

이제 더 이상 팀원들과 같은 물리적 공간에서 일할 필요가 없습니다. 원격 협업을 통해 어디에 있든 팀으로 일할 수 있습니다. 원격 협업을 통해 팀원들이 어디서나 일할 수 있을 뿐만 아니라 효과적으로 구현할 경우 생산성을 높일 수 있습니다.

원격 팀 협업을 개선하는 4가지 방법

원격 협업을 개선하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 중요한 단계가 있습니다. 팀워크를 장려하고, 회의를 개선하고, 방해를 줄이고, 협업 소프트웨어를 활용하면 생산적이고 간소화된 팀 역동성을 만들 수 있습니다. 협업을 위한 네 가지 주요 팁을 읽고 오늘 원격 팀 커뮤니케이션을 개선할 수 있도록 하세요.

1. 팀워크 장려하기

디지털 커뮤니케이션은 거의 제2의 천성과 같지만, 직접 대면 커뮤니케이션 시 사용하는 신체 언어나 다른 요소를 잃어버리면 직장에서 껄끄로운 상황이 발생할 수 있습니다. 작은 비언어적 신호조차도 해석 방식에 따라 긍정적인 영향을 미치거나 사기를 떨어뜨릴 수 있습니다.

하버드 비즈니스 리뷰 기사에 따르면 물리적 또는 사회적 거리를 두는 경우 친화력 거리(가치, 신뢰, 팀워크에 대한 거리)를 줄이는 것이 중요합니다. 즉, 팀이 물리적으로 가까이 있을 수 없더라도 가치가 일치하고, 사람들 사이에서 신뢰가 유지 및 구축되며, 팀워크가 견고하게 유지되는 것이 중요합니다.

어떻게 하면 될까요?

• 원격 커뮤니케이션 가이드라인 만들기: 팀으로서 특정 유형의 커뮤니케이션에 사용할 커뮤니케이션 툴을 결정합니다. 예를 들어, Asana에서는 가벼운 대화에는 Slack을, 대규모 프로젝트 및 협업에는 Asana를, 외부 공급업체 또는 파트너와의 커뮤니케이션에는 이메일을 사용합니다. 커뮤니케이션 계획을 사용하여 팀으로서 결정한 내용을 문서화하고 쉽게 찾을 수 있는 위치에 가이드라인을 게시하세요.

• 적절한 커뮤니케이션 균형 찾기: 때때로 효율성을 높이기 위해 짧은 커뮤니케이션이나 대화를 선호합니다. 원격으로 효과적인 커뮤니케이션을 진행하려면 중요한 참조 프로젝트나 정보를 첨부하거나 링크하고, 세부 사항을 보여주기 위한 스크린샷, 감정을 전달하기 위한 이모티콘 또는 GIF, 간단한 대화를 위한 전화 통화를 포함하세요.

• 화상 통화 기준 설정: 팀에 아직 화상 통화 문화가 없다면 지금이야말로 시작할 때입니다. 화상 통화는 사람들이 감정을 해석하고(약간의 신체 언어를 얻을 수 있음!), 친밀감을 형성하고, 대화에 참여하는 데 도움이 되며, 이 모든 것이 신뢰를 더해줍니다.

• 축하와 팀 단합을 위한 공간 만들기: 팀 축하와 단합을 위한 전용 시간을 찾는 것은 업무를 완료하는 것만큼이나 중요합니다. 특히 원격 또는 하이브리드 팀의 경우 더욱 그렇습니다. 누군가 중요한 목표를 달성하면 팀에 축하 인사를 보내세요 . 화상 통화로 30분 정도 생일 파티를 열어 즐거운 시간을 보내세요. 월 단위로 가상 게임 시간을 주최하세요(전문가 팁: Scattergories는 온라인에서 잘 작동합니다!). 사람들이 편안하게 서로를 더 잘 알 수 있을 때 함께 일하는 것이 훨씬 더 쉽고 재미있어집니다.

2. 미팅 개선

지금이야말로 회의를 정말 잘 할수 있는 시기입니다. 화상 회의 통화는 그 어느 때보다 인기가 높지만, 버튼을 클릭하기만 하면 되기 때문에 반드시 더 간단하다는 의미는 아닙니다. 서로 다른 시간대에서 Zoom 미팅을 조율하는 것부터 Slack과 같은 인스턴트 메신저에 이르기까지 커뮤니케이션 방법이 너무 많아 때로는 부담스러울 수 있습니다. 지금 캘린더를 살펴보세요. 더 잘 활용할 수 있거나 완전히 삭제할 수 있는 미팅이 있나요?

직장에서 원격 협업을 강화하기 위해 캘린더와 미팅을 재고하는 방법은 다음과 같습니다.

• 미팅 안건 작성 및 전송: 모든 회의의 목적과 목표를 파악한 다음 논의 주제, 검토할 실행 과제, 타이밍을 간략하게 설명하는 안건을 작성합니다. 미팅 전에 안건을 배포하여 참석자가 다음 내용을 파악하고 기여할 방법을 생각할 수 있도록 하거나, 관련이 없는 경우 미팅을 건너뛸 수 있도록 하세요. 그러면 미팅이 더욱 효과적이고 순조롭게 진행될 것입니다.

• 메모를 작성하여 나중에 배포: 공유된 안건 문서 또는 작업에서 회의 리더는 논의된 내용에 대한 자세한 메모를 작성해야 합니다. 미팅이 끝나면 다른 프로젝트에 대한 참조 링크를 메모에 입력한 다음 참석한 모든 사람에게 문서나 작업을 배포합니다. 한 사람이 기록하는 것을 책임지면 나머지 사람들은 기록하는 데 집중하는 대신 논의에 참여하는 데 집중할 수 있습니다. 또한, 미팅 기록은 미팅에 참석하지 못한 사람에게도 유용합니다.

• 가상 스탠드업 미팅 시도하기: 진행 상태 업데이트 미팅을 반복적으로 진행하는 경우, 모든 사람의 일정에서 30분~60분 정도 시간을 확보하는 대신 15분짜리 스탠드업 미팅으로 변경하는 것을 고려해 보세요. 스탠드업이란 무엇인가요? 테크 업계에서 스탠드업 미팅이란 팀원 모두가 한두 문장으로 자신이 완료한 것, 다음에 진행할 것, 발견한 문제에 대해 간략히 보고하는 일일 진행 상태 업데이트 미팅을 말합니다. 이는 전반적인 상황을 파악하고, 하이브리드 협업 기회를 파악하며, 서로 확인하는 효과적인 방법입니다.

3. 방해 요소 제한

공동 작업 및 협업이 중요한 만큼, 자신의 집중 시간을 찾고 팀원들도 그렇게 하도록 하는 것도 중요합니다. 모든 사람에게 최우선 순위로 깊은 집중력을 찾고, 디지털 방해 요소를 줄이며, 지속적으로 앱을 전환하고 알림을 확인하는 것을 방지해야 합니다. 약간의 사고와 업무 방식에 대한 좋은 프레임워크가 있으면 팀원들이 집중할 시간을 보다 쉽게 찾을 수 있습니다.

몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 미팅 거부하기: 네, 맞습니다. 캘린더에 부담을 느끼시나요? 우선순위를 살펴보고, 각 회의의 목적과 다른 초대받은 사람들이 누구인지 확인하고, 회의에 참석해야 하는지 다시 한번 생각해보세요. 회의에 참석하지 않기로 결정했지만, 미팅 내용이 나중에 도움이 될 것 같다면 미팅 메모를 요청하세요.

• 방해 요소 시간 분할: 하루 중 작은 휴식을 취하는 것은 중요합니다. 그래야 중요한 시간에 집중할 수 있습니다. 요령은 잠시 휴식을 취하는 것이 오후 낮잠이나 Instagram 스크롤로 이어지지 않도록 하는 것입니다. 업무와 관련이 없는 활동(예: 근처 산책, 간식 먹기, 뉴스 읽기)을 할 시간을 따로 마련하고, 정해진 시간 내에 해당 활동을 완료하도록 하세요. 휴식은 여러분에게 좋을 것이며, 더 맑은 머리와 더 많은 에너지로 업무를 완수할 수 있습니다.

• 알림을 끄고 '방해 금지' 모드를 사용: 하루 중 특정 시간에는 실시간 방해를 차단하여 업무에 집중할 수 있습니다. 가장 중요한 것을 제외한 모든 메시지 알림을 비활성화하여 메시지 알림을 관리하세요. 중요한 메시지를 놓칠까 봐 걱정된다면, 몇 시간마다 알림을 설정하여 받은 편지함이나 채팅을 빠르게 확인한 다음 업무에 다시 집중하세요. 마찬가지로, 방해 금지 모드가 있는 도구에서 작업하는 경우 집중해야 할 때 방해 금지 모드를 켜세요. 집중 시간을 보호하고 팀원들도 집중할 수 있도록 하여 시간이 있을 때 방해받지 않고 최선을 다해 일할 수 있도록 하세요.

4. 원격 협업 툴 활용

실시간 커뮤니케이션에서 파일 공유, 팀 미팅, 대면 화상 통화에 이르기까지 '일을 위한 일'에 소요되는 시간은 생산성을 저하 수 있습니다. 일을 위한 일이란 문서 검색이나 일정 예약과 같이 전문적이거나 전략적인 작업이 아닌 모든 작업을 말합니다. 비동기식 커뮤니케이션은 몰입 상태를 보호하고 명확한 커뮤니케이션을 장려하여 팀원들을 연결하는 데 도움이 될 수 있습니다. 하지만 앱 간 전환은 업무 시간의 상당 부분을 차지하는 일을 위한 일의 주요 원인이 됩니다. 메시징, 캘린더, 동영상, 오디오에 각기 다른 툴을 사용하는 대신 올인원 디지털 협업 툴을 사용하세요. 

협업 도구를 활용하는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 팀원 간 파일 공유: 디지털 협업 소프트웨어를 사용하면 파일을 간단하게 공유할 수 있습니다. Google 드라이브, PDF, Dropbox 또는 Trello와 같은 연동을 활용하면 원격 팀원이 필요한 정보를 찾을 수 있는 하나의 '정보 소스'를 만들 수 있습니다. 또한 공유 파일에 대해 커뮤니케이션하여 누구나 언제든지 액세스할 수 있는 하나의 작업 공간에 세부 정보를 보관할 수 있습니다.  

• 프로젝트 및 작업 일정 계획: 각자가 자신의 우선순위를 이해할 수 있도록 간편하게 작업을 할당할 수 있습니다. 캘린더 소프트웨어 기능을 사용하면 팀이 어떤 시간대에 있든 일정에 맞춰 협업할 수 있습니다. 이는 전화 회의를 주요 연락 수단으로 사용하는 원격 팀에게 이상적입니다. 공유 캘린더를 사용하면 프로젝트 진행 상태와 변경 사항을 쉽게 파악할 수 있습니다. 

• 원활한 업무 조율: 프로젝트 작업, 마일스톤, 마감일을 앞서 처리하려면 가상 팀이 업무를 원활하게 조율할 수 있어야 합니다. 디지털 프로젝트 관리 툴을 사용하면 팀이 예정된 의존 관계를 시각적으로 분석하고 예정된 작업에 대한 알림을 받을 수 있습니다. 이렇게 하면 개별 업무량에 대한 투명성이 생성되고 마감일이 준수됩니다. 

원격 협업이 중요한 이유는 무엇인가요?

협업은 훌륭한 팀워크의 가장 중요한 요소이며, 아이디어를 브레인스토밍하고 목표를 달성하기 위한 커뮤니케이션을 촉진합니다. 원격 및 하이브리드 팀의 경우, 커뮤니케이션 프로세스를 간소화하는 것이 그 어느 때보다 중요합니다.  

효과적인 협업을 통해 원격 팀은 쉽게 의사소통할 수 있으며, 궁극적으로 간소화된 결과를 통해 생산성을 높일 수 있습니다. 원격 협업을 개선하기 위한 조치를 취하지 않으면 원격 팀이 가시성 부족, 목표 불분명, 계획 부실의 위험에 노출될 수 있습니다. 

팀과 원격으로 협업하세요

원격 또는 하이브리드 팀에서 일하는 경우 혼자가 아니라는 점을 기억하세요. 사회적 거리 두기를 어느 정도 실천하고 있더라도 팀의 모든 구성원이 함께 효과적으로 일하기 위해 노력하고 있습니다. 위의 네 가지 팁을 따라 팀이 원격 환경에서 효과적으로 협업하는 방법을 배워 더 자주 소통하세요(사무실에서와 다르더라도). 동료들과 함께 무엇이 효과적이었는지 공유하고 새로운 팁이 있는지 물어보세요.