効果的なレポーティングツールの選び方を徹底解説

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レポートの作成は「難しそう」「手間がかかる」と感じられがちですが、適切なレポーティングツールを使えば、煩雑なデータ収集や整理、分析の負担を軽減し、チームの意思決定をより確かなものにできます。情報が多すぎて整理できない、全体像が見えないといった課題も、ツールの力で解決可能です。データ分析からエンドユーザーエクスペリエンスまで、プロジェクトデータを可視化・活用し、チームの重要業績評価指標 (KPI) を達成するために、レポートツールは今や不可欠な存在と言えるでしょう。

200 以上のアプリと連携してデータを一元管理できる Asana では、進捗レポートや日報が時短で作成できます。まずは 30 日間無料トライアルを試して、その有用性を実感してください。

レポーティングツールとは？

レポーティングツール (レポートツール) は、プロジェクトや業務に関する膨大な情報を整理し、必要な形でデータ出力および視覚化することで、意思決定を支援するソリューションです。これにより、チームはリアルタイムでデータの分析を行い、状況を正確に把握しながら、自信を持って行動を選択できます。

データ活用が進む現在、こうしたツールは単なるレポート作成にとどまらず、継続的なデータ管理や KPI の追跡にも欠かせない存在です。さまざまなイニシアチブの健全性や進捗を評価する上で、レポーティングツールは最も効率的で信頼性の高い手段のひとつだと言えます。

進化するレポート機能

また、一部のレポートプラットフォームでは、以下を行えます。

• API やコネクタを使用して、最も重要なビジネスツール間のレポート作成を自動で接続する

• 組み込み型アナリティクスを使用して、すでに使っているツールでレポートを作成し、アプリの切り替えを減らす

• 現在の情報を取り込んで、プロジェクト終了時のパフォーマンスを予測する

• エンタープライズ向けのレポートで、適切な情報が適切な人に配信されることを保証するための追加のセキュリティ対策を実施する

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3 種類のレポートツール: 用途と特徴

レポートを何のために、どのように使うかを語る前に、「なぜ」を理解することが重要です。データにアクセスすることは重要であり、必要な情報を集約することは、適切なビジネス上の意思決定を行うための鍵となります。組織に適したレポートツールを選択するためには、そもそもレポートに「何を求めているのか」を理解することが重要です。

まずは、自分がどのタイプのレポーティングツールを求めているかを理解しましょう。レポーティングツールには、大きく分けて 3 つのタイプがあります。

特定のタイプの情報をレポートするツール

たとえば、Google Analytics は、SEO やウェブサイトのトラフィックに関する洞察を与えてくれます。同様に、Salesforce のような CRM では、リードや商談がどのように進んでいるかをレポートします。

あらゆるタイプのデータを集約するツール

たとえば、Microsoft の Power BI や Google Data Studio では、さまざまなデータソースから情報を取り込み、集合的なレポートを作成できます。

仕事に結びつくツール

たとえば、プロジェクト横断レポートを使用すると、組織全体の仕事の進捗状況をワンストップで追跡できます。その仕事をビジネス上の重要な目標に結びつけることで、マネジメント層はすべてのプロジェクトを一箇所でリアルタイムに可視化でき、次のアクションをすぐにとれるようになります。

どのツールを使えばいいのか迷ったときのヒント

どのようなレポートツールに投資するかは、あなたのチームのニーズによって異なります。

• 組織全体のレポーティングを行う場合は、Zoho Analytics のようなツールを使用して、広範囲のデータをカスタマイズして報告できます。

• SNS アカウントにどれだけのユーザーが反応しているかなどの特定の活動について知りたい場合は、Hootsuite のような特定のレポートツールを使えます。

• 広告運用のパフォーマンスを詳細に分析したい場合は、Google Ads や Facebook Ads Manager などの専用の広告レポートツールが役立ちます。

チームリーダーにとって重要なレポートの一つがプロジェクトデータです。その際には、プロジェクト横断のレポートツールを活用すれば、組織のビジネスゴールに向けた進捗を一目で把握できるようになります。手動での更新やメンテナンスなしで、最新のダッシュボードを作成し、チームやプロジェクト全体の進捗、予算、スケジュールなどの情報を管理することも可能です。これらのツールはタスクと連携しており、常に正確な情報を確認できます。プロジェクト横断レポートは重要な仕事を進めるために欠かせないツールと言えるでしょう。

プロジェクトを円滑に進めるために、SaaS 型プロジェクトマネジメントツールを活用しましょう。WBS 作成や工数管理もできる Asana なら、すべての仕事を 1 か所に整理できるから、業務効率化が実現します。

従来型レポートの限界: 課題は？

サイロ化されたレポーティングツールや、全体を網羅する大規模なツールには、チームが扱うデータとの直接的なつながりが欠けていることがあります。作業内容とレポーティングツールが連携していなければ、コネクターソフトに投資するか、複雑で時間のかかる API を構築する必要が出てきます。つまり、データやレポートが実際の業務と結びついておらず、情報が断片化されてしまうのです。

たとえば、チームメンバーがレポートの内容について詳しく知りたいと思っても、関連情報を探し回ったり、ステータスミーティングを開いたり、必要な情報を手作業でまとめ直したりする必要があります。

実際に、現場ではこのような問題が発生しています。Asana の調査によると、平均的なナレッジワーカーは 1 日当たり 10 種類のアプリを最大 25 回も切り替えていることがわかりました。さらに、ナレッジワーカーは 13% の時間をすでに完了した仕事に費やしています。

プロジェクト横断レポーティングツールのメリット

適切なレポートツールを導入することで、こうした非効率を解消できるだけでなく、チームが本来の価値ある業務に集中できるようになります。プロジェクト横断型のレポーティングツールは、プロジェクトデータを集約、整理し、視覚的にわかりやすいリソースとして提供することで、迅速かつ的確な意思決定プロセスを支援します。このレベルのインサイトは、成果につながる判断を下すために欠かせません。

優れたプロジェクト横断レポートツールを導入すると、以下のようなメリットがあります。

• ローデータのリアルタイムの情報更新とインサイト

• 情報の可視化とスムーズな共有

• 必要な情報の深掘りと分析

• (オートメーションやテンプレートなどを利用して) 報告プロセスをスピードアップ

• パラメーターによる柔軟なレポートのカスタマイズ

• より正確で迅速な意思決定の実現

一緒に過ごす時間は、リソースの確保、活発な議論、プロジェクトの障害を取り除くことに費やされるべきであり、「私が何をしたか、なぜそれをしたか」を説明することではありません。”

レポーティングツール必須の機能

以下の機能のすべてまたは一部を備えているプロジェクト横断レポートツールを選ぶべきです。これらの 5 つの機能を活用することで、データ分析ツールを最大限に活用できます。

データの可視化機能

データ可視化は、プロジェクト横断レポートをはじめとする多くのレポーティングツールに欠かせない要素です。チャート、グラフ、マップなどにデータを変換することで、複雑な情報も直感的に把握しやすくなります。

セルフサービス型レポーティング機能

セルフサービス型のレポーティング機能は、直感的な操作性とドラッグ＆ドロップによる簡単な設定が特徴で、専門知識がなくても誰でも使いやすい点が魅力です。限られたデータセットからレポートを作成したい場合や、基本的な情報だけを可視化したい場合に特に有効です。

多くのツールでは、すぐに使えるレポートテンプレートが用意されており、担当者が迅速にレポートを作成および共有できるよう設計されています。

ダッシュボード機能

ダッシュボードは、視覚化ツールに組み込まれた管理画面として機能し、業務やプロジェクトの進捗状況をあらゆる角度から確認、追跡できます。ドラッグ & ドロップでウィジェットを配置するだけで、カスタマイズ可能なダッシュボードを簡単に作成可能です。

再読み込みのたびに最新の情報が自動で表示されるため、リアルタイムでの状況把握やスポットチェックに最適です。必要な機能が一画面に集約されているため、誰でも直感的に操作できます。

静的レポート機能

静的レポートは、特定の時点のデータをスナップショットするのに最適な方法です。たとえば、製品の発売やマーケティングキャンペーンの後にデータを取得したい場合、将来の履歴データ分析のためにレポートを作成して保存したり、そのレポートを Microsoft Excel ファイルや .csv としてエクスポートできます。

ほとんどのレポートツールには、この静的レポート機能が備わっていますが、静的レポートのみを提供するツールでは、すぐにデータが古くなる可能性があるため注意が必要です。そのため、リアルタイムのデータにもアクセスできる機能があるかどうかを確認し、静的な情報に依存しすぎないようにすることが重要です。

アドホックレポーティング機能

アドホックレポーティングとは、レポーティングチームやビジネスアナリティクスチームが、特定のクエリや指標に基づいて作成する単発のレポートのことです。これらのレポートは高度にカスタマイズされており、一般的には特定のデータに焦点を当て、非常に詳細なインサイトを提供します。アドホックレポートは通常、特定のニーズや疑問に対する即時的な解決策を提供するため、広範な分析を行うものではなく、比較的小さな範囲に焦点を当てることが多いです。

あらゆる仕事の課題解決に、Asana。

仕事を最大限効率化し、チームの生産性を上げるためには、Asana のプロジェクトマネジメント機能をお試しください。日々の業務と目標をつなげ、「誰が・何を・いつまでに行うのか」を可視化します。

Asana とは？

【さらに一歩先へ】進化したレポートツールの選び方

レポーティングツールは、あなたの仕事とレポートを効果的に結びつけるものでなければなりません。子の連携が欠けていると、必要なデータを見つけるためにアプリを切り替えたり、情報を探し回ったりする手間が増えてしまいます。

メールの履歴から情報を探したり、プロジェクトの進捗を報告するために会議を開いたりすることは、どの組織でもよくあることです。Asana では、このような情報収集や進捗状況のフォローアップ作業を「仕事のための仕事」と呼んでおり、平均的なナレッジワーカーは、「仕事のための仕事」に勤務時間の 60% を費やしています。プロジェクト横断レポーティングツールを導入すれば、情報を一元管理して明確な結論を導き出し、仕事のための仕事を減らすことができます。また、チームメンバーが追加のインサイトを求める際にも、ツール内で情報にアクセスし、関連する業務データを簡単に確認して、問題の根本原因に素早く対処できます。

では、必須機能に加えて「効果的なレポーティングツールに求めるべき機能」をまとめます。

AI 機能

現代のプロジェクト横断レポーティングツールには、AI を活用した機能が備わっていることが重要です。これにより、レポート作成のプロセスが大幅に効率化され、人的ミスを削減することができます。AIを活用することで、レポートの自動化が進み、作業の負担を軽減できます。たとえば、データの自動出力や、必要な情報をリアルタイムで抽出して自動生成する機能などがあります。こうした自動化ツールは、手作業での情報整理やレポート作成にかかる時間を大幅に削減し、迅速な意思決定をサポートします。

AI機能がレポート作成をサポートすることで、レポート作成の精度が高まり、ビジネスにおけるデータドリブンな意思決定がより簡単かつ効果的に行えるようになります。

リアルタイムレポート機能

意図的に静的レポートを作成している場合を除き、すべてのレポートはリアルタイムで更新されるべきです。リアルタイムでないと、古いデータに基づいて意思決定を行ってしまい、結果的に誤った判断をくだすリスクが高まります。

複雑な組織では、全員の足並みを揃える方法が必要です。組織全体で何が起こっているのかを把握できず、サイロ化が生じてしまうときほど仕事の効率を欠くことはないでしょう。Asana はすべてのチームが共有する単一のプラットフォームなので、それぞれが仕事を共有し、コミュニケーションをとり、お互いにフォローアップし合うことができます。”

インタラクティブダッシュボード機能

インタラクティブなダッシュボードは、必要な情報に迅速にアクセスするために欠かせません。ダッシュボード上で問題が発生した場合、さらに深く掘り下げて詳細を確認することができます。たとえば、数値に異常があったり、増加している場合、その原因をインタラクティブに探ることができ、チーム全体がデータに基づいた意思決定を行えるようになります。これにより、十分な情報を元に戦略的なアクションが可能となります。

カスタマイズ機能

プロジェクト横断レポーティングツールでは、自分のニーズに合わせたレポートのカスタマイズが可能です。定型的なレポートは確かに有用ですが、必ずしも自分の目的や視点に最適とは限りません。自分にぴったりなレポートを作成するためには、ツールの柔軟性が重要です。

プロジェクト横断レポートツールを選ぶ際には、以下の点を確認してみてください。

• このツールではデータをどのように可視化できるのか？

• データの可視化や表示に複数の選択肢はあるのか？

• レポートのエクスポート、印刷、共有はできるのか？

• 他のチームメンバーはどのようにこのレポートにアクセスできるのか？

すぐに使える便利なテンプレート

組織の規模に関わらず、プロジェクト横断レポートを始める際は、すぐに使えるレポートフォーマットや、レポート作成のためのガイダンスが提供されているツールを選ぶと良いでしょう。これにより、情報共有がスムーズになり、手間をかけずに自動作成されたレポートを活用することができます。こうしたツールを使えば、時間を節約し、即座に結果を実感できるようになります。

外部ツールやアプリとの連携

優れたプロジェクト横断レポーティングツールは、強力な連携機能を備えていなければなりません。最高の成果を上げるためには、1 つのビジネスツールだけでなく、複数のツールが連携したエコシステムが求められます。

たとえば、Asana は Tableau、Power BI、Looker を含む 200 以上のビジネスツールと連携し、シームレスにデータを活用できる環境を提供しています。このような連携機能により、業務全体をより効率的に運営できるようになります。

すべてのプロセスがあちこちで行われていました。情報は Google ドキュメント、Excel シート、To-Do リスト、さらには Basecamp で顧客情報を管理していました。タスクの検索と実行には非常に時間がかかり、あまりにもバラバラでした。”

料金プラン

プロジェクト横断レポーティングツールを選ぶ際は、予算内で収まるものを選択することが大切ですが、価格だけでなく、ツールが提供する価値にも注目する必要があります。

たとえば、プロジェクトポートフォリオ管理やワークマネジメントソフトウェアが組み込まれたプロジェクト横断レポートソリューションは、通常のレポーティングツールに比べて追加の機能や利益を得られるため、長期的にはより高い価値を提供する可能性があります。コストと得られる利益のバランスをよく考え、最適なツールを選びましょう。

ユーザビリティ

プロジェクト横断レポートツールは頻繁に使用するものです。したがって、ツールに全面的に投資する前に、トライアル版を試すことをおすすめします。チームの主要メンバーや関係者に実際に使ってもらい、その結果を基に以下のような点を確認してみてください。

• ユーザーインターフェイスは直感的で使いやすいか？

• ツールはユーザーフレンドリーで、誰でも簡単に操作できるか？

• 技術的な知識や専門知識がないユーザーでも、必要な情報を迅速に見つけられるか？

• 現在使用しているツールとの連携性はどうか？

• レポートはどのくらいの頻度で作成されるのか？

プロジェクト横断レポーティングソフトウェアで可視性を高める

優れたプロジェクト横断レポーティングソフトウェアは、チームがデータに基づいた意思決定を行う手助けをし、推測に頼ることなく明確なガイダンスを提供します。これにより、メンバーは重要な業務に集中し、インパクトを高めることができます。

Asana のプロジェクト横断レポートを使えば、すべてのプロジェクトに関するリアルタイムのデータを一か所で簡単に把握でき、手動での更新作業やメンテナンスが不要になります。たとえば、ダッシュボードはプロジェクトの進捗、予算、期限などを最新情報で表示し、Asana のタスクと連携することで、常に正確な状況を維持します。これにより、進捗確認や情報検索の手間が省け、業務をスムーズに進行できます。

レポーティングツールに関するよくある質問