Che cos’è la collaborazione da remoto: quattro modi per migliorare il lavoro di squadra
Se non puoi prenotare una sala conferenze con una lavagna, dare una pacca sulla spalla a qualcuno per una breve chiacchierata o fare brainstorming insieme durante il pranzo, come puoi collaborare efficacemente con il tuo team? Il lavoro da remoto può essere impegnativo, soprattutto per chi lo prova per la prima volta in circostanze già di per sé stressanti.
Che il lavoro da remoto sia una novità per te e la tua azienda, o che tu sappia già come lavorare da casa in modo efficace, collaborando e comunicando con il tuo team, ci sono alcune semplici modifiche che puoi apportare ai tuoi processi per fare la differenza.
In questa guida, abbiamo descritto in dettaglio gli elementi più importanti della collaborazione da remoto, oltre a delineare quattro modi in cui puoi migliorare la collaborazione all’interno del tuo team.
Che cos’è la collaborazione da remoto?
La collaborazione da remoto è la capacità di lavorare in team da qualsiasi parte del mondo. La collaborazione è importante, in quanto favorisce la comunicazione tra i membri del team e consente loro di raggiungere un obiettivo comune.
La collaborazione da remoto si basa sull’uso di strumenti digitali, che hanno iniziato a essere ampiamente adottati con l’arrivo della pandemia di COVID-19. Con questi strumenti abbiamo creato un nuovo modo di lavorare.
Ora non hai più bisogno di lavorare nello stesso spazio fisico dei membri del tuo team. Grazie alla collaborazione da remoto, puoi essere ovunque e continuare a lavorare come parte di un team. La collaborazione da remoto non solo consente ai membri del team di lavorare ovunque, ma può anche aumentare la produttività, se implementata in modo efficace.
Quattro modi per migliorare la collaborazione del team da remoto
Ci sono alcuni passaggi importanti che puoi seguire per migliorare la collaborazione da remoto. Incoraggiando il lavoro di squadra, migliorando le riunioni, limitando le distrazioni e utilizzando un software di collaborazione, puoi creare una dinamica del team produttiva e snella. Leggi i nostri quattro suggerimenti principali sulla collaborazione per iniziare a migliorare la comunicazione del tuo team remoto oggi stesso.
1. Incoraggia il lavoro di squadra
Sebbene la comunicazione digitale sia ormai quasi una seconda natura, la perdita del linguaggio del corpo e di altri aspetti della comunicazione di persona può creare situazioni difficili al lavoro. Anche i piccoli segnali non verbali possono avere un impatto positivo o negativo sul morale, a seconda di come vengono interpretati.
Ecco perché, secondo un articolo di Harvard Business Review, quando pratichiamo il distanziamento fisico o sociale, è importante ridurre il distanziamento di affinità (ovvero il distanziamento su valori, fiducia e lavoro di squadra). In altre parole, anche se il tuo team non può stare fisicamente vicino, è fondamentale che i valori siano allineati, che la fiducia tra le persone sia mantenuta e costruita e che il lavoro di squadra rimanga forte.
Come si ottiene tutto questo?
Crea linee guida per la comunicazione da remoto: decidi insieme agli altri membri del tuo team quali strumenti utilizzare per determinati tipi di comunicazione. Ad esempio, in Asana usiamo Slack per le chat, Asana per i grandi progetti e la collaborazione, e le email per comunicare con fornitori o partner esterni. Utilizza un piano di comunicazione per documentare le decisioni prese come team e pubblica le linee guida in un luogo facilmente accessibile.
Trova il giusto equilibrio comunicativo: a volte, per essere efficienti, ci affidiamo a comunicazioni o conversazioni brevi. Per comunicare in modo efficace da remoto, allega o crea un link a progetti o informazioni di riferimento importanti, includi screenshot per dimostrare specifiche, emoji o GIF per trasmettere emozioni o fai una breve chiacchierata al telefono.
Definisci standard per le videochiamate: se il tuo team non ha ancora una cultura delle videochiamate, questo è il momento di iniziare. Le videochiamate aiutano le persone a interpretare le emozioni (anche se solo in parte, grazie al linguaggio del corpo!), a costruire rapporti e a partecipare attivamente alla conversazione, il che si traduce in una maggiore fiducia.
Crea spazio per festeggiamenti e attività di team building: trovare il tempo da dedicare a festeggiamenti e attività per rafforzare l’intesa del team è importante quanto portare a termine il lavoro, soprattutto quando si lavora in un team da remoto o ibrido. Quando qualcuno raggiunge un traguardo, invia una nota al team per congratularti. Organizza una festa di compleanno di mezz’ora tramite videochiamata per divertirti. Organizza un’ora di gioco virtuale ogni mese (suggerimento: Scattergories funziona bene online!). Quando le persone possono rilassarsi e conoscersi meglio, lavorare insieme diventa molto più facile e divertente.
2. Migliora le riunioni
Questo è il momento giusto per diventare davvero bravi nelle riunioni. Le videoconferenze sono più popolari che mai, ma solo perché sono accessibili con un semplice clic non significa necessariamente che siano più semplici. Dal coordinamento delle riunioni Zoom in fusi orari diversi ai sistemi di messaggistica istantanea come Slack, ci sono talmente tanti modi diversi per comunicare che a volte può essere difficile orientarsi. Se in questo momento dessi un'occhiata al tuo calendario, troveresti riunioni che potrebbero essere sfruttate meglio o cancellate del tutto?
Ecco come ripensare il calendario e le riunioni per migliorare la collaborazione a distanza sul luogo di lavoro:
Crea un ordine del giorno della riunione e invialo: inizia identificando lo scopo e l’obiettivo di ogni riunione, quindi crea un ordine del giorno che descriva gli argomenti di discussione, le azioni da attuare e le tempistiche. Condividi l’ordine del giorno prima della riunione, in modo che i partecipanti sappiano cosa aspettarsi e possano pensare a come contribuire, o possano decidere di non partecipare alla riunione se l'argomento non è di loro competenza. Le tue riunioni saranno più efficaci e non andranno fuori tema.
Prendere appunti da condividere in seguito: nel documento o nell’attività condivisa dell'ordine del giorno, il responsabile della riunione dovrebbe prendere appunti dettagliati su ciò che viene discusso. Dopo la riunione, completa le note con link di riferimento ad altri progetti e poi distribuisci il documento o l’attività a tutti i partecipanti. In questo modo, il resto del gruppo potrà partecipare attivamente alla riunione anziché prendere appunti. Le note sono inoltre utili per tutte le persone che non hanno potuto partecipare alla riunione.
Prova una riunione stand-up virtuale: se hai una riunione periodica sullo stato, anziché bloccare 30-60 minuti nel calendario di tutti, prendi in considerazione la possibilità di organizzare una riunione stand-up di 15 minuti. Cos’è una riunione stand-up? Nel settore tech, una riunione stand-up è una rapida riunione giornaliera sullo stato in cui i membri del team spiegano, in una o due frasi, cos’hanno fatto, cosa faranno e quali sono i problemi nei quali potrebbero incorrere. È un modo efficace per ottenere una visione d’insieme, identificare opportunità di collaborazione ibrida e fare il punto della situazione.
3. Limita le distrazioni
Per quanto sia importante lavorare insieme e collaborare, è altrettanto fondamentale trovare il tempo per concentrarsi e assicurarsi che il proprio team faccia lo stesso. Raggiungere la concentrazione profonda, ridurre le distrazioni digitali e contrastare il continuo flusso di app e notifiche dovrebbe essere una priorità per tutti. Con un po' di lungimiranza e buoni framework di lavoro, sarà più facile per te e il tuo team trovare il tempo per concentrarvi.
Ecco alcuni modi per farlo:
Rifiuta le riunioni: sì, hai letto bene. Il tuo calendario crea sovraffollamento? Dai un'occhiata alle tue priorità, scopri qual è lo scopo di ogni riunione e chi altro è invitato, e pensa se sia davvero necessario che tu sia presente. Se la risposta è "no", rifiuta e chiedi di ricevere un resoconto, se pensi che possa essere utile.
Pianifica le distrazioni: fare piccole pause durante il giorno è importante per aiutarti a concentrarti quando è il momento. Il trucco è assicurarsi che una pausa veloce non si trasformi in un pisolino pomeridiano o in una sessione su Instagram. Riserva del tempo specifico per le attività non legate al lavoro, come fare una passeggiata, fare uno spuntino o leggere le notizie, e rispetta la quantità di tempo dedicato a queste attività. La pausa ti farà bene e tornerai al lavoro con la mente più lucida e più energia per portare a termine i tuoi compiti.
Disattiva le notifiche e usa la modalità Non disturbare: va bene bloccare le distrazioni in tempo reale durante alcuni momenti della giornata, in modo da poter mantenere attenzione e concentrazione. Assumi il controllo delle notifiche di messaggistica disattivando tutte tranne quelle più importanti. Se temi di perderti qualcosa, imposta promemoria a intervalli regolari per controllare rapidamente la posta in arrivo o le chat, poi torna al lavoro. Allo stesso modo, se lavori con strumenti che dispongono di una modalità Non disturbare, attivala quando hai bisogno di concentrarti. Salvaguarda il tuo tempo di concentrazione e assicurati che anche i tuoi colleghi facciano lo stesso, affinché, quando hai tempo, tu possa lavorare al meglio senza distrazioni.
4. Utilizza gli strumenti di collaborazione da remoto
Dalla comunicazione in tempo reale alla condivisione di file, alle riunioni del team e alle videochiamate faccia a faccia, il tempo sprecato nelle "attività superflue" può influire sulla produttività. Per attività superflue si intende qualsiasi attività non qualificata o strategica, come la ricerca di documenti o la pianificazione di riunioni. La comunicazione asincrona può aiutare a connettere i membri del team, proteggendo lo stato di flusso e incoraggiando una comunicazione chiara. Tuttavia, passare da un'app all'altra è una delle cause principali del tempo sprecato con le attività superflue. Anziché utilizzare diversi strumenti per la messaggistica, i calendari, i video e l'audio, utilizza uno strumento di collaborazione digitale all-in-one.
Ecco alcuni modi per utilizzare uno strumento di collaborazione:
Condividi file tra i membri del team: con un software di collaborazione digitale, condividere file è semplice. Sia che utilizzi integrazioni come Google Drive, PDF, Dropbox o Trello, puoi creare un’unica "fonte di riferimento" in cui i membri del team remoto possono trovare le informazioni di cui hanno bisogno. Inoltre, puoi comunicare sui file condivisi per mantenere i dettagli in un unico spazio di lavoro a cui chiunque può accedere in qualsiasi momento.
Pianifica progetti e attività: puoi assegnare facilmente le attività per aiutare le persone a comprendere le loro priorità. Le funzionalità del software di calendario consentono ai team di collaborare alla pianificazione, indipendentemente dal fuso orario in cui si trovano. Questo è l’ideale per i team che lavorano da remoto e utilizzano le chiamate in conferenza come punto di contatto principale. Con un calendario condiviso, è facile rimanere aggiornati in merito all’avanzamento del progetto e sulle modifiche.
Coordina il lavoro senza problemi: per stare al passo con le attività, i traguardi e le scadenze del progetto, è essenziale che i team virtuali siano in grado di coordinare il lavoro senza problemi. Con uno strumento digitale di gestione dei progetti, il tuo team può visualizzare una ripartizione visiva delle dipendenze imminenti e ricevere notifiche sulle attività in programma. Ciò crea trasparenza sui singoli carichi di lavoro e garantisce il rispetto delle scadenze.
Perché la collaborazione da remoto è importante?
La collaborazione è l’elemento più importante di un ottimo lavoro di squadra e promuove la comunicazione per fare brainstorming e raggiungere gli obiettivi. Quando si tratta di team remoti e ibridi, semplificare il processo di comunicazione non è mai stato così importante.
Una collaborazione efficace consente ai team remoti di comunicare senza sforzo e, in definitiva, di aumentare la produttività attraverso risultati semplificati. Senza intraprendere azioni per migliorare la collaborazione a distanza, il tuo team virtuale potrebbe essere a rischio di mancanza di visibilità, obiettivi poco chiari e scarsa pianificazione.
Collabora da remoto con il tuo team
Se lavori in un team da remoto o ibrido, ricorda che non sei solo. Tutti i membri del tuo team stanno cercando di essere efficienti, insieme, anche se stiamo tutti praticando il distanziamento sociale a vari livelli. Segui i quattro suggerimenti qui sopra per imparare a collaborare in modo efficace se il tuo team è in remoto, in modo da poterti connettere più frequentemente (anche se è diverso da come faresti in un ufficio). Condividi con i tuoi colleghi ciò che ha funzionato per te e chiedi loro se hanno nuovi suggerimenti.
