Trinny London perfeziona il processo di acquisizione di nuovi clienti con Asana

La gamma di lusso di trucchi facili, moderni e “da usare ovunque” di Trinny London ha permeato le borse di cosmetici in tutto il mondo: in soli quattro anni l’azienda è cresciuta fino a oltre 170 dipendenti. Tuttavia, questa incredibile traiettoria ha portato a preoccupazioni su come sostenere questo livello di crescita a lungo termine con l’acquisizione di nuovi clienti.

Nei settori di consumo, i social media sono fondamentali per costruire una comunità di persone che sentono un’affinità con il marchio, e Trinny London non fa eccezione. Per creare contenuti coinvolgenti che attirino nuovi clienti, Trinny London deve gestire un’operazione altamente interfunzionale. Come molte startup, ha utilizzato inizialmente strumenti di base per gestire i suoi progetti e le sue campagne. “Avevamo un enorme foglio di calcolo in cui cercavamo di catalogare tutti i contenuti e collegarli tra i team”, ha dichiarato Shannon O'Hara, Producer. “I fogli di calcolo ci davano una panoramica, ma serviva così tanto lavoro manuale per tenerli aggiornati.” Doveva esserci un modo migliore.

Secondo l’Indice dell’anatomia del lavoro, le persone possono risparmiare sei ore e cinque minuti ogni settimana solo attraverso processi migliorati. Trinny London decise di implementare un nuovo strumento in stile Kanban e immediatamente riscontrò che era più facile vedere le attività, monitorare i progressi e identificare le dipendenze funzionali. Ma ciò creava un nuovo problema: la comunicazione eccessiva. “Le caselle di posta delle persone erano inondate di notifiche”, ha spiegato Shannon.

Trinny London decise di valutare più strumenti di gestione del lavoro, rendendosi conto che aveva bisogno di qualcosa con una forte automazione che avesse tutte le funzionalità di cui aveva bisogno pronte all’uso. “Avevamo bisogno di un sistema più sofisticato, qualcosa che funzionasse come un foglio di calcolo, ma con una visualizzazione in tempo reale e notifiche automatiche, e senza sovraccaricare le persone”, ha dichiarato Shannon.

Asana aveva tutte le carte in regola

I team di Asana e Trinny London iniziarono l’implementazione con un unico caso d’uso: assistere con i lanci dei prodotti. Jemima Childs, Video Production Coordinator, ha dichiarato: “Asana ha reso il processo così chiaro. Sembrava che tutti sapessero dove si trovavano e cosa dovevano fare.” Shannon ha continuato: “Se sono lontana dal mio laptop, tengo il passo con le notifiche tramite l’integrazione di Slack. Tutto è in un unico posto, quindi non devo controllare le email quando torno alla tastiera.”

Dimostrare le capacità di Asana su piccola scala ha semplificato l’implementazione. Ma la soddisfazione del team non era attribuita solo al modo in cui Asana migliorava la gestione del lavoro, bensì si estendeva a tutti i piccoli dettagli. “Mi piace il modo in cui puoi mostrare apprezzamento ai colleghi attraverso le emoji. È molto motivante e fa una grande differenza”, ha detto Jemima.

Le basi giuste

“Quando utilizzavamo il nostro foglio di calcolo iniziale e lo strumento in stile Kanban, cercavamo sempre persone per gli aggiornamenti. Ciò raddoppiava invece che dimezzare il carico di lavoro”, ha detto Jemima. Tuttavia, la chiarezza fornita da Asana per creare brief per nuovi annunci, organizzarli e registrare i feedback ha consentito a Trinny London di migliorare il lavoro dei suoi dipendenti, un investimento che secondo l’Indice dell'anatomia del lavoro oltre un quarto dei dipendenti vorrebbe che i propri datori di lavoro facessero per supportare una migliore collaborazione. “La mia funzionalità preferita è la possibilità di aggiungere un’attività a più bacheche. In questo modo dobbiamo comunicare solo in un’attività ed è visibile ovunque. Questo è stato un punto di svolta per noi”, ha dichiarato Shannon.

Trinny London utilizza Asana per migliorare la spesa pubblicitaria. Come ha spiegato Demi Mistry, Paid Social Coordinator: “Prima era molto difficile sapere dove si trovasse tutto e abbinare le immagini giuste con il testo giusto. Asana mi offre una supervisione completa dello scopo, della descrizione, dei collegamenti e delle risorse correlati a ciascun annuncio, nonché dello stato di avanzamento e dei passaggi successivi. Asana ci aiuta a caricare le cose sul gestore di annunci di Facebook e a testarle più velocemente. Quando sappiamo cosa funziona, possiamo ottenere più informazioni e migliorare il rendimento delle vendite.”

Esecuzione impeccabile

Asana consente inoltre a Trinny London di allineare i suoi team interfunzionali che guidano l’acquisizione di nuovi clienti man mano che l’azienda cresce.

Le bacheche centralizzate e condivise forniscono una visione unica di tutte le attività, con chiari aggiornamenti di stato e collaboratori coinvolti in un progetto quando serve. “Poiché ci interfacciamo con tutti i team del marketing, Asana è l’ideale per gestire tutte le attività. Abbiamo quattro bacheche dedicate esclusivamente ai servizi fotografici: una per organizzare i servizi, una per il ritocco, una per l’editoriale e una per il design aggiuntivo”, ha dichiarato Penny Bavister, Design Ops Coordinator. “Per tenerci in carreggiata, ho impostato una regola in modo che quando un’attività viene contrassegnata come completata, si sposti automaticamente alla bacheca successiva. Se manca qualcosa, un’altra regola ne riduce lo stato e la riporta alla bacheca precedente per ulteriore lavore.”

Shannon ha commentato: “Asana ci ha aiutato ad automatizzare il processo di approvazione dei feedback, il che ha sicuramente accelerato le cose e reso tutto più chiaro.”

Inoltre, l’Indice dell’anatomia del lavoro ha rilevato che la maggior parte dei lavoratori è in grado di dedicare solo il 14% del proprio tempo a una strategia lungimirante, e Trinny London ritiene che Asana abbia rappresentato un’enorme opportunità. “Il mio ruolo precedente ora funziona da solo”, ha spiegato Shannon. “Asana mi ha dato più tempo per lavorare sulla pianificazione di livello superiore e guardare avanti ai lanci e ai progetti futuri”

Risultati visibili

Uno dei principali KPI del team di produzione video è stato l’aumento dei tempi di visione di un minuto su tutti i contenuti video del sito web e di YouTube. Ciò incoraggia un maggior numero di visualizzatori a mettere “mi piace e iscriviti”, il che alla fine genera entrate. “Per acquisire nuovi brief video chiediamo al team editoriale di compilare un modulo Asana, che crea un’attività nella bacheca di produzione video. In questo modo ho un elenco visivo delle richieste, quindi è più facile valutare i carichi di lavoro e lo stato delle diverse risorse, prima di assegnare il brief al team di progettazione o di copy”, ha spiegato Jemima.

In precedenza, le richieste in entrata venivano gestite tramite email e il volume era tale che spesso le azioni venivano perse o c’era una comunicazione errata, che è uno dei principali effetti del burnout secondo l’Indice dell’anatomia del lavoro. Ora, il 99% della comunicazione interna passa attraverso Asana. Inoltre, le persone si sentono responsabili delle attività assegnate, possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno e sentono di poter influenzare il risultato del loro lavoro, il che le motiva ad assumersi la responsabilità. Come ha commentato Jemima: “Asana ci ha dato un modo per gestire meglio i carichi di lavoro.”

Creata per il successo

Con Asana integrata nel ritmo dell’azienda, Trinny London ora ha la piattaforma giusta per scalare e diversificarsi, in modo da rimanere rilevante per i futuri clienti. “Nel corso del prossimo anno l’obiettivo è aumentare la nostra presenza nei mercati in crescita, tra cui Stati Uniti, Germania e Canada”, ha affermato Demi. “Asana sarà di grande aiuto nell’organizzazione dei nuovi lanci nei paesi, oltre a mantenere la normale attività.”

Trinny London è ora fiduciosa nella sua capacità di acquisire nuovi clienti a lungo termine, perché Asana offre al team la piattaforma di cui ha bisogno per gestire ed eseguire il lavoro in modo impeccabile.