Apa itu kolaborasi jarak jauh: 4 cara untuk meningkatkan kerja tim
Saat Anda tidak dapat memesan ruang konferensi yang dilengkapi papan tulis, menepuk bahu seseorang dan mengobrol sebentar dengannya, atau bertukar pendapat bersama saat makan siang, bagaimana Anda dapat berkolaborasi secara efektif dengan tim Anda? Kerja jarak jauh bisa jadi menantang, terutama karena beberapa orang melakukannya untuk pertama kalinya dalam keadaan yang sudah penuh tekanan.
Entah Anda dan perusahaan baru mengenal kerja jarak jauh, atau Anda sudah tahu cara bekerja dari rumah secara efektif selagi berkolaborasi dan berkomunikasi dengan tim Anda, ada beberapa penyesuaian sederhana yang dapat Anda lakukan pada prosesnya, dan itu dapat menimbulkan perbedaan besar.
Dalam panduan ini, kami telah memerinci elemen terpenting dari kolaborasi jarak jauh, serta menguraikan empat cara untuk meningkatkan kolaborasi dalam tim Anda.
Apa itu kolaborasi jarak jauh?
Kolaborasi jarak jauh adalah kemampuan untuk bekerja sebagai tim dari mana saja di seluruh dunia. Kolaborasi itu penting, karena mendorong komunikasi di antara anggota tim dan memungkinkan mereka mencapai gol bersama.
Kolaborasi jarak jauh didukung oleh penggunaan alat kolaborasi digital, yang mulai diadopsi secara luas ketika pandemi COVID-19 melanda. Dengan alat ini, kami telah menciptakan cara baru dalam berbisnis.
Sekarang, Anda tidak perlu lagi bekerja di ruang fisik yang sama dengan anggota tim Anda. Dengan kolaborasi jarak jauh, Anda dapat berada di mana saja dan tetap bekerja sebagai tim. Kolaborasi jarak jauh tidak hanya memungkinkan anggota tim untuk bekerja di mana saja, tetapi juga dapat meningkatkan produktivitas jika diterapkan secara efektif.
4 cara untuk meningkatkan kolaborasi tim jarak jauh
Ada beberapa langkah penting yang dapat Anda ambil dalam meningkatkan kolaborasi jarak jauh. Dengan mendorong kerja sama tim, meningkatkan rapat, membatasi gangguan, dan menggunakan perangkat lunak kolaborasi, Anda dapat menciptakan dinamika tim yang produktif dan efisien. Baca empat kiat kolaborasi terbaik kami sehingga Anda dapat mulai meningkatkan komunikasi tim jarak jauh hari ini.
1. Mendorong kerja sama tim
Meskipun komunikasi digital sudah sangat alami, karena tidak dapat melihat bahasa tubuh atau aspek lain dari komunikasi tatap muka, dapat timbul situasi yang rumit saat bekerja. Bahkan isyarat non-verbal kecil pun dapat memiliki dampak positif atau moral yang lebih rendah tergantung pada cara menafsirkannya.
Oleh sebab itu, menurut artikel Harvard Business Review, ketika kita menjaga jarak secara fisik atau sosial, penting untuk mengurangi jaga jarak afinitas (jaga jarak seputar nilai, kepercayaan, dan kerja sama tim). Dengan kata lain, sekalipun tim Anda tidak bisa dekat secara fisik, nilai-nilai mereka harus selaras, kepercayaan itu dipertahankan dan dibangun di antara orang-orang, dan kerja tim itu tetap kuat.
Bagaimana cara melakukannya?
Buat panduan komunikasi jarak jauh: Sebagai tim, tentukan alat komunikasi apa yang Anda gunakan untuk jenis komunikasi tertentu. Misalnya, di Asana, kami menggunakan Slack untuk obrolan singkat, Asana untuk proyek serta kolaborasi besar, dan email untuk berkomunikasi dengan vendor atau mitra luar. Gunakan rencana komunikasi untuk mendokumentasikan apa yang Anda putuskan sebagai tim, dan unggah panduan di tempat yang mudah ditemukan.
Temukan keseimbangan komunikasi yang tepat: Terkadang, agar efisien, kita cenderung pada komunikasi atau percakapan singkat. Untuk berkomunikasi secara efektif dari jarak jauh, lampirkan atau tautkan informasi atau proyek referensi penting, sertakan tangkapan layar untuk menunjukkan secara spesifik, emoji atau GIF untuk mengungkapkan emosi, atau panggilan telepon untuk obrolan singkat.
Tetapkan standar untuk panggilan video: Jika tim Anda belum memiliki budaya melakukan panggilan video, sekarang saatnya untuk memulai. Dengan panggilan video, orang dapat menafsirkan emosi (Anda bisa melihat sedikit bahasa tubuh!), membangun hubungan baik, dan hadir dalam percakapan—yang semuanya menambah kepercayaan.
Buat ruang untuk perayaan dan kebersamaan tim: Menemukan waktu khusus untuk perayaan dan kebersamaan tim sama pentingnya dengan menyelesaikan pekerjaan, terutama saat Anda berada dalam tim jarak jauh atau hybrid. Saat ada orang yang mencapai milestone, kirim pesan kepada tim untuk mengucapkan selamat. Adakan pesta ulang tahun selama setengah jam melalui panggilan video untuk bersenang-senang. Adakan jam permainan bulanan secara virtual (kiat pro: Scattergories cocok dimainkan secara online!). Ketika orang dapat bersantai dan lebih mengenal satu sama lain, bekerja bersama menjadi jauh lebih mudah dan lebih menyenangkan.
2. Tingkatkan rapat
Sekarang adalah waktu yang tepat untuk melakukan rapat dengan sangat baik. Panggilan konferensi video lebih populer dari sebelumnya, tetapi hanya karena dapat diakses dengan sekali klik, bukan berarti cara ini lebih sederhana. Dari mengoordinasikan rapat Zoom di berbagai zona waktu hingga perpesanan instan seperti Slack, ada begitu banyak cara untuk berkomunikasi sehingga terkadang bisa membuat kewalahan. Jika Anda membuka kalender Anda sekarang, adakah rapat yang bisa dimanfaatkan dengan lebih baik atau dihapuskan sepenuhnya?
Berikut cara meninjau kalender dan rapat Anda untuk meningkatkan kolaborasi jarak jauh di tempat kerja:
Buat agenda rapat dan kirimkan: Mulailah dengan mengidentifikasi tujuan dan gol setiap rapat, lalu buatlah agenda yang menguraikan topik diskusi, item tindakan yang akan dibahas, dan durasi. Bagikan agenda sebelum rapat agar peserta tahu apa yang akan dibahas dan dapat memikirkan cara berkontribusi—atau melewatkan rapat tersebut jika tidak berkaitan dengan mereka. Rapat Anda akan lebih efektif dan berjalan sesuai rencana.
Buat catatan untuk dibagikan setelah rapat: Dalam tugas atau dokumen agenda bersama, pemimpin rapat harus membuat catatan terperinci seputar hal yang telah dibahas. Setelah rapat, isi catatan tersebut dengan tautan referensi proyek lain lalu bagikan dokumen atau tugas kepada semua orang yang hadir. Dengan menugaskan seorang pencatat, semua orang dapat berkonsentrasi untuk berpartisipasi daripada menulis catatan sendiri. Catatan juga berguna bagi siapa pun yang tidak bisa hadir.
Coba stand-up virtual: Jika Anda memiliki rapat status rutin, alih-alih memesan 30 hingga 60 menit di kalender semua orang, pertimbangkan untuk mengubahnya menjadi stand-up selama 15 menit. Apa itu stand-up? Dalam dunia teknologi, stand-up adalah rapat status harian singkat di mana semua orang dalam tim mengatakan satu atau dua kalimat tentang apa yang telah mereka lakukan, apa yang akan mereka lakukan selanjutnya, dan masalah apa yang mereka lihat di depan. Ini adalah cara yang efektif untuk mendapatkan pandangan secara menyeluruh, mengidentifikasi peluang untuk kolaborasi hybrid, dan saling memeriksa.
3. Batasi gangguan
Seperti bekerja sama dan berkolaborasi, sama pentingnya untuk menemukan waktu fokus Anda sendiri—dan memastikan bahwa tim Anda juga melakukannya. Semua orang harus memprioritaskan untuk menemukan fokus yang mendalam, mengurangi gangguan digital, serta tidak mengalihkan aplikasi dan memeriksa notifikasi terus menerus. Dengan sedikit pemikiran ke depan dan kerangka kerja yang baik mengenai cara bekerja, Anda dan tim akan lebih mudah menemukan waktu fokus.
Berikut beberapa cara melakukannya:
Tolak ajakan rapat: Ya, Anda tidak salah baca. Apa Anda merasa kewalahan dengan kalender Anda? Lihatlah prioritas Anda, cari tahu tujuan setiap rapat dan siapa lagi yang diundang, lalu pikirkan kembali apakah Anda harus hadir atau tidak. Jika jawabannya 'tidak', tolak dan minta catatan jika menurut Anda catatan tersebut akan bermanfaat.
Gangguan timebox: Meluangkan waktu untuk rehat sejenak selama jam kerja penting untuk membantu Anda fokus pada waktu yang tepat. Triknya, memastikan waktu rehat sejenak tidak berubah menjadi tidur sepanjang siang atau menelusuri Instagram berjam-jam. Luangkan waktu khusus untuk melakukan aktivitas yang tidak terkait dengan pekerjaan—berjalan-jalan di lingkungan sekitar, menikmati camilan, membaca berita—dan pastikan Anda memanfaatkan alokasi waktu tersebut sebagaimana mestinya. Dengan demikian, Anda akan merasakan manfaat waktu rehat tesebut, dan akan kembali bekerja dengan pikiran yang lebih jernih serta badan yang lebih berenergi untuk menyelesaikan pekerjaan.
Nonaktifkan pemberitahuan dan gunakan Jangan Ganggu: Anda boleh memblokir gangguan real-time selama waktu-waktu tertentu dalam sehari agar dapat mempertahankan alur kerja dan bekerja dengan tenang. Pegang kendali atas pemberitahuan pesan Anda dengan menonaktifkan semuanya, kecuali yang paling penting. Jika khawatir melewatkan sesuatu, atur pengingat setiap beberapa jam untuk memeriksa kotak masuk atau mengobrol singkat, lalu kembali bekerja. Demikian pula, jika Anda bekerja dengan alat yang memiliki mode Jangan Ganggu, aktifkan fitur ini ketika Anda perlu berkonsentrasi. Lindungi waktu fokus Anda—dan pastikan rekan tim juga melakukannya—sehingga saat punya waktu, Anda dapat melakukan pekerjaan terbaik tanpa gangguan.
4. Memanfaatkan alat kolaborasi jarak jauh
Dari komunikasi real-time hingga berbagi file, rapat tim, dan panggilan video tatap muka, waktu yang dihabiskan untuk "kerja tentang kerja" bisa mengganggu produktivitas. Kerja tentang kerja adalah tugas yang bukan pekerjaan terampil atau strategis—seperti mencari dokumen atau menjadwalkan rapat. Komunikasi asinkron dapat membantu menyambungkan anggota tim dengan melindungi status alur dan mendorong komunikasi yang jelas. Namun, beralih dari satu aplikasi ke aplikasi lain adalah penyebab utama habisnya waktu akibat kerja tentang kerja. Alih-alih menggunakan berbagai alat untuk pengiriman pesan, kalender, video, dan audio, gunakan alat kolaborasi digital berfitur lengkap.
Berikut beberapa cara memanfaatkan alat kolaborasi:
Bagikan file antaranggota tim: Dengan perangkat lunak kolaborasi digital, berbagi file menjadi mudah. Baik menggunakan integrasi seperti Google Drive, PDF, Dropbox, atau Trello, Anda dapat membuat satu "sumber kebenaran" tempat anggota tim jarak jauh dapat menemukan informasi yang dibutuhkan. Selain itu, Anda dapat membahas tentang detail-detail file bersama di satu ruang kerja yang dapat diakses siapa pun pada waktu tertentu.
Jadwalkan proyek dan tugas: Anda dapat dengan mudah memberikan tugas untuk membantu individu memahami prioritasnya. Fitur perangkat lunak kalender memungkinkan tim berkolaborasi seputar jadwal, apa pun zona waktu lokasinya. Ini sangat ideal untuk tim jarak jauh yang menggunakan panggilan konferensi sebagai titik kontak utama. Dengan kalender bersama, Anda dapat terus mengetahui progres dan perubahan proyek dengan mudah.
Koordinasikan pekerjaan dengan mulus: Untuk terus mendapatkan info terkini tentang tugas, milestone, dan batas waktu proyek, tim virtual harus dapat mengoordinasikan pekerjaan dengan mulus. Dengan alat pengelolaan proyek digital, tim dapat melihat perincian visual dependensi mendatang dan mendapatkan pemberitahuan tentang tugas mendatang. Ini menciptakan transparansi tentang beban kerja individu dan memastikan tenggat terpenuhi.
Mengapa kolaborasi jarak jauh penting?
Kolaborasi adalah elemen terpenting dari kerja tim yang hebat dan mendorong komunikasi untuk melakukan curah pendapat dan mencapai gol. Dalam tim jarak jauh dan hybrid, menyederhanakan proses komunikasi adalah langkah yang sangat penting.
Kolaborasi yang efektif memungkinkan tim jarak jauh berkomunikasi dengan mudah dan, pada akhirnya, meningkatkan produktivitas melalui hasil yang efisien. Tanpa mengambil langkah untuk meningkatkan kolaborasi jarak jauh, risiko kekurangan visibilitas, tujuan yang tidak jelas, dan perencanaan yang buruk akan dialami tim virtual Anda.
Berkolaborasi jarak jauh dengan tim Anda
Jika Anda bekerja dalam tim jarak jauh atau hybrid, ingatlah—Anda tidak bekerja sendiri. Semua orang di tim Anda berupaya untuk bekerja secara efektif, bersama-sama—meskipun mereka bekerja dari berbagai lokasi dengan metode yang berbeda. Ikuti empat kiat di atas untuk mempelajari cara berkolaborasi secara efektif jika lokasi kerja tim Anda tidak berada di satu tempat sehingga kalian dapat lebih sering berkomunikasi (meskipun gaya komunikasinya berbeda dengan jika bekerja di kantor). Beri tahu rekan-rekan kerja tentang strategi efektif yang Anda lakukan dan tanyakan jika mereka memiliki kiat baru.
