Beauty Pie menghemat 444 hari kerja dengan Asana

Sorotan

Tantangan

• Departemen yang terpisah dan kolaborasi lintas fungsi yang buruk menyebabkan terjadinya duplikasi upaya dan keterlambatan.

• Proses yang tidak efisien dan kurangnya alur kerja standar menghambat kemampuan untuk berfokus pada pekerjaan berdampak tinggi, yang memengaruhi pengiriman produk yang tepat waktu.

• Lanskap alat yang terfragmentasi memaksa peralihan konteks yang sering terjadi, sehingga menyulitkan proses kolaborasi.

• Komunikasi yang tidak konsisten dan peran yang tidak jelas mengurangi produktivitas, menghambat kejelasan, dan membuat tim frustrasi.

• Terbatasnya visibilitas terhadap risiko proyek dan progres proyek menghalangi pimpinan untuk secara proaktif mengatasi risiko dan menyesuaikan rencana.

Solusi

• Manajemen proyek terpusat: Asana menjadi sumber kebenaran tunggal bagi Beauty Pie untuk komunikasi dan manajemen proyek, yang memberikan kejelasan kepada tim tentang tanggung jawab, meningkatkan akuntabilitas, dan memudahkan keterlibatan dengan pemangku kepentingan utama.

• Kolaborasi lintas fungsi yang lebih baik: Tim seperti pemasaran, kreatif, operasi, dan pengembangan produk memperoleh visibilitas bersama ke dalam proyek, yang mengurangi duplikasi pekerjaan, dan menjaga linimasa tetap sesuai rencana.

• Alur kerja dan automasi standar: Alur kerja dan proses yang efisien mengurangi kebutuhan untuk check-in manual, sehingga membebaskan tim untuk berfokus pada pekerjaan berdampak besar.

• Konsolidasi alat: Integrasi dengan Slack, Zendesk, Google Drive, dan Jira Cloud mengurangi peralihan konteks, sehingga kolaborasi di seluruh tim menjadi lancar.

• Manajemen risiko yang ditingkatkan: Dengan melacak risiko di Asana, tim dapat menemukan potensi masalah lebih awal dan mengatasinya sebelum berdampak pada pelaksanaan proyek.

Hasil

• Hemat 444 hari kerja dengan Asana, yang menghasilkan penghematan biaya sekitar $124.600. 

• 61% kolaborasi menjadi lintas fungsi, mendorong kerja tim yang lebih baik dan meruntuhkan sekat pemisah di seluruh departemen.

• Tugas dengan pemilik yang ditetapkan selesai tepat waktu dua kali lebih sering, sehingga meningkatkan kejelasan dan akuntabilitas di seluruh tim.

Mendorong efisiensi dan keselarasan di seluruh proyek

Dengan fokus pada pengembangan produk kecantikan dan kesehatan yang inovatif, Beauty Pie mengelola lebih dari 100 pengembangan produk baru (NPD) dan 50 peningkatan pada produk yang sudah ada (EPD) setiap tahun. Untuk menyederhanakan proses dan meningkatkan skala dengan lebih baik, mereka beralih ke Asana untuk menyederhanakan alur kerja dan memusatkan informasi di seluruh tim.

Dengan membuat templat proses, memberikan visibilitas yang jelas terhadap tanggung jawab, dan mengonsolidasikan alat, Asana memungkinkan tim di lebih dari 12 fungsi bisnis—seperti pengembangan produk, operasi, merchandising di tempat, dan pemasaran—untuk berkolaborasi dengan lancar. Asana menyederhanakan proyek lintas fungsi yang kompleks, yang membantu tim mengelola beban kerja dan tanggung jawab—sehingga pemangku kepentingan tetap selaras dan memberikan wawasan real-time kepada pimpinan agar proyek tetap berjalan sesuai rencana. Dengan Asana sebagai dasar efisiensi, Beauty Pie dapat meningkatkan skala selagi mempertahankan standar kualitas tinggi dan mendorong inovasi di bidang kecantikan dan kesehatan.

Mendorong penggunaan Asana

Beauty Pie memiliki visi yang jelas tentang bagaimana mereka menginginkan platform manajemen kerja untuk mendukung peluncuran produk yang kompleks dan proyek lintas fungsi. Setelah mengidentifikasi inefisiensi dalam melacak progres, mereka tahu bahwa mereka membutuhkan alat yang terukur dan intuitif untuk menyederhanakan proses dan mengelola ratusan tugas dan interdependensi yang terlibat dalam setiap proyek. Setelah mengevaluasi opsi, mereka memilih Asana karena kemampuannya untuk menyederhanakan manajemen lintas fungsi, menetapkan tugas, dan mengelola beban kerja, serta kemampuan multihoming platform, yang memungkinkan mereka untuk melacak interdependensi di seluruh proyek.

Demi memastikan kelancaran transisi, Beauty Pie bermitra dengan perusahaan konsultan digital Generation Digital. Perusahaan ini membantu mengidentifikasi juara tim untuk mendorong penggunaan Asana dan memandu Beauty Pie melalui manajemen perubahan—dengan menetapkan praktik terbaik untuk pelatihan dan komunikasi, dan memimpin audit data untuk memindahkan proses yang relevan. Saat ini, dengan lebih dari 200 pengguna di seluruh tim seperti pemasaran, kreatif, operasi, manajemen proyek, merchandising di tempat, dan kepemimpinan, Asana memiliki peran penting dalam cara Beauty Pie mengelola proyek—yang mendorong kolaborasi dan kejelasan di setiap departemen.

Mengoordinasikan peluncuran proyek dan produk yang kompleks

Tim pengembangan produk di Beauty Pie mengelola lebih dari 100 peluncuran produk setiap tahun. Dengan setiap peluncuran yang berlangsung 12-24 bulan dan membutuhkan kolaborasi di seluruh tim seperti peraturan, rantai pasokan, kualitas, pengemasan, dan pemasaran, menyelaraskan semua orang bisa menjadi tantangan tersendiri. Untuk menyederhanakan proses, Beauty Pie beralih ke Asana untuk mengelola seluruh siklus peluncuran.

Sebelum menggunakan Asana, Beauty Pie tidak memiliki alur kerja standar, sehingga sulit untuk menjaga peluncuran tetap sesuai rencana. Kini, Asana memberikan kejelasan dan struktur yang dibutuhkan tim untuk berkolaborasi secara efektif dan memenuhi tenggat. Fleksibilitas platform memungkinkan manajer proyek untuk menstandarkan proses sekaligus menyesuaikan alur kerja agar sesuai dengan kebutuhan unik setiap proyek.

Alur kerja standar meningkatkan efisiensi proyek

• Templat Asana yang dapat disesuaikan memberikan struktur yang konsisten untuk setiap peluncuran produk, sehingga membantu tim mengelola tugas yang dapat diulang di sepanjang siklus peluncuran.

• Manajer proyek dapat menyesuaikan alur kerja sesuai kebutuhan sekaligus mendapatkan manfaat dari konsistensi proses standar, yang mengurangi pekerjaan di awal.

• Setiap tugas memiliki pemilik yang ditetapkan, jadi semua orang tahu persis apa yang menjadi tanggung jawab mereka—dan kapan tenggatnya—yang memastikan proyek tetap sesuai rencana dan batas waktunya terpenuhi.

• Setiap tim juga memiliki papan tugas peluncuran sendiri, jadi ketika satu anggota tim tidak ada, anggota lain dapat dengan mudah mengambil alih pekerjaan yang ditugaskan tanpa merasa kehilangan arah.

Visibilitas terhadap milestone penting membuat proyek tetap sesuai rencana

• Tim melacak milestone dan dependensi penting untuk semua peluncuran produk di Asana, sehingga memberikan visibilitas real-time kepada pimpinan dan kontributor terkait status proyek.

• Bidang kustom, seperti kategori produk dan prioritas, membantu tim mengidentifikasi tugas prioritas tinggi dengan cepat, sehingga mereka dapat berfokus pada pekerjaan penting dan meluncurkan produk ke pasar secara tepat waktu.

Meningkatkan visibilitas dan kolaborasi

Dengan beberapa tim yang mengerjakan proyek sekaligus, Beauty Pie membutuhkan visibilitas yang lebih baik ke dalam tanggung jawab. Fungsi multihoming Asana memudahkan tim seperti peraturan, rantai pasokan, kualitas, dan pemasaran untuk berfokus pada tugas spesifik mereka dalam proyek peluncuran produk yang lebih besar, meningkatkan kepemilikan, dan membantu tim tetap fokus pada prioritas mereka.

Multihoming menyederhanakan kepemilikan tugas

• Tim menggunakan multihoming untuk melihat tugas mereka di seluruh proyek tanpa merasa terbebani dengan pekerjaan yang tidak terkait. 

• Dengan papan proyek khusus, tim dapat melihat semua tugas yang relevan di satu tempat, sehingga lebih mudah mengelola tenggat dan menghindari hambatan.

Visibilitas yang jelas meningkatkan manajemen beban kerja

• Asana memberi tim tampilan yang jelas terkait linimasa dan dependensi proyek, yang membantu mereka menemukan penghambat lebih awal. Jika keterlambatan pada satu tahap mengancam proses peluncuran, tim dapat menyesuaikan diri dengan cepat agar peluncuran tetap berjalan sesuai rencana.

• Tim lebih kecil yang mengerjakan beberapa proyek dapat mengelola beban kerja mereka dalam satu tampilan, yang mengurangi kebingungan, dan memastikan tidak ada hal yang luput dalam perhatian. 

Integrasi yang mulus meningkatkan kolaborasi

• Integrasi dengan sejumlah alat seperti Slack, Google Drive, Zendesk, dan Jira Cloud memungkinkan Beauty Pie untuk menghubungkan teknologi yang ada langsung ke Asana.

• Tim dapat berkomunikasi secara real-time, berbagi dokumen, dan mengelola tugas dari satu hub pusat, sehingga mengurangi peralihan aplikasi dan meningkatkan kolaborasi lintas tim.

Meningkatkan manajemen risiko dan portofolio

Selain mengelola peluncuran produk, Beauty Pie menggunakan Asana untuk melacak risiko proyek, mengelola inisiatif utama, dan mengomunikasikan potensi masalah di seluruh tim. Dengan laporan status mingguan dan wawasan real-time, Asana memberikan visibilitas yang jelas kepada pemangku kepentingan tentang proyek penting, sehingga mereka dapat melihat progres secara sekilas dan melaporkan pembaruan kepada pimpinan senior. Dengan melacak risiko dan status proyek di satu tempat, Beauty Pie mengatasi potensi masalah dengan cepat, menjaga keselarasan tim, dan meminimalkan gangguan.

Pelacakan risiko terpusat membantu para pemimpin merespons lebih awal

• Setiap proyek memiliki bagian risiko khusus tempat tim mencatat potensi risiko, termasuk detail penting seperti penyebab, akibat, strategi mitigasi, probabilitas, dan dampak.

• Dengan fungsi aturan Asana, risiko secara otomatis dimasukkan ke dalam catatan risiko utama, memberikan visibilitas kepada pemangku kepentingan ke semua risiko proyek tanpa mengganggu rencana individu.

• Dengan log risiko induk, pimpinan senior dapat dengan mudah menilai risiko, memastikan masalah kritis diidentifikasi dan ditangani lebih awal.

Manajemen portofolio menyederhanakan pengambilan keputusan

• Asana membantu Beauty Pie mengelola seluruh portofolio proyek utama, dengan status setiap proyek dilacak dan dilaporkan kepada pemangku kepentingan menggunakan pembaruan status bawaan.

• Bidang kustom, seperti tingkat risiko dan prioritas proyek, memungkinkan tim untuk menilai status proyek dengan cepat dan menemukan tantangan yang dapat memengaruhi linimasa atau hasil akhir.

• Pemangku kepentingan dapat melihat data progres dan risiko di satu tempat, yang menjaga keselarasan kepemimpinan dan memastikan keputusan dibuat berdasarkan informasi real-time.

Melangkah menuju masa depan dunia kecantikan dengan pekerjaan yang terhubung

Dengan dorongan kesuksesan operasional dari Asana, Beauty Pie siap menyambut pertumbuhan yang percaya diri dan berkelanjutan. Sebagai pemenang Tech Visionary Award Asana, mereka berencana untuk terus mendorong inovasi dengan memanfaatkan AI untuk mengotomatiskan tugas dan mengurangi kesalahan, sehingga membebaskan tim untuk berfokus pada pekerjaan bernilai tinggi.

Dengan mengintegrasikan wawasan yang didorong AI dan analisis prediktif, Beauty Pie akan terus mengoptimalkan manajemen proyek, memastikan keselarasan dengan tujuan strategis dan menanamkan kolaborasi yang lebih kuat di seluruh tim. Saat mereka memperluas penggunaan Asana, mereka membayangkan menetapkan standar baru untuk efisiensi dan kolaborasi di seluruh organisasi—menunjukkan apa yang mungkin dilakukan ketika pekerjaan benar-benar terhubung.