Atteindre de nouveaux sommets en matière de collaboration chez Montblanc

Éléments clés

Difficultés

• Le déploiement d’Asana chez Montblanc a commencé lors de la pandémie de COVID-19, une période marquée par des changements majeurs dans la dynamique de travail et un besoin croissant d’outils de collaboration numérique.

• Avant Asana, il n’existait aucune plateforme centralisée permettant de gérer efficacement les projets complexes de la marque.

• Les informations clés étaient difficiles à trouver et il était presque impossible de suivre le statut des projets de manière claire.

Solution

• Montblanc a choisi Asana pour ses nombreuses fonctionnalités de gestion du travail, telles que des portefeuilles de projets clairs, le multihoming des tâches, la conversion directe des e-mails en tâches en attente et la possibilité de créer des champs personnalisés adaptés au mode de travail de chaque équipe.

• Qu’il s’agisse du développement de nouveaux produits numériques et de l’expérience client au traitement plus rapide des achats et des factures, Asana a déjà contribué à renforcer la collaboration interne et externe et à accélérer les processus dans des dizaines de domaines chez Montblanc.

• L’intégration avec Microsoft Office 365, Figma et SAP permet de relier l’approche de gestion du travail d’Asana aux processus existants, ce qui facilite le travail quotidien et permet de gagner un temps considérable.

Résultats

• Asana a rendu la gestion de projet plus transparente. Les réunions sont plus ciblées et le nombre d’e-mails échangés a diminué.

• Grâce aux capacités d’intégration d’Asana, près de 1 700 tâches provenant de 14 autres applications sont désormais reliées entre elles, ce qui permet à Montblanc d’économiser environ 645 heures de travail.

• Les fonctionnalités d’automatisation d’Asana contribuent à améliorer considérablement l’efficacité : en un an seulement, les employés de Montblanc ont créé plus de 4 200 automatisations. Les automatisations et les mises à jour de statut permettent à l’entreprise d’économiser environ 25 heures par mois.

• Au total, Montblanc gère plus de 1 700 projets comprenant près de 70 000 tâches sur Asana. Plus de la moitié des collaborations concernent plusieurs unités commerciales, telles que les tâches de marketing et de conception, ainsi que des projets communs entre les équipes produit et ingénierie.

Asana a fondamentalement amélioré la collaboration au sein du siège social de Montblanc. Grâce à des processus transparents et à une répartition claire des tâches, nous avons réduit le nombre de réunions, gagné en efficacité et tout simplement rapproché nos équipes. La plateforme est la pierre angulaire de notre transformation numérique, un outil indispensable pour les entreprises modernes et agiles. Cette réussite repose sur un partenariat solide et des relations personnelles avec nos collègues d’Asana Europe.”

Une transparence maximale pour tous les projets informatiques

Chaque année, les 40 membres de l’équipe informatique de Montblanc travaillent sur environ 120 projets majeurs, tels que l’introduction d’un nouveau logiciel RH, des projets de transformation des données et le développement du portail Montblanc Limited Edition.

Auparavant, les plans et les informations relatifs aux projets n’étaient pas toujours centralisés, mais stockés dans des fichiers SharePoint et diffusés par e-mail. Les informations importantes n’étaient parfois échangées que lors de réunions, ce qui rendait la planification difficile.

Asana offre désormais une vue d’ensemble. Les employés de Montblanc bénéficient désormais d’une visibilité accrue, car l’ensemble du portefeuille de projets et le statut de chaque projet peuvent être consultés par tout le monde, à tout moment, et les étapes de travail peuvent être facilement suivies.

• En collaboration avec l’équipe de direction, des formulaires, des workflows et des processus ont été définis, des vues et des tableaux de projet ont été créés, et Asana a été intégré de manière transparente à Microsoft Teams, Outlook et SharePoint.

• Grâce à l’API Asana, Montblanc a développé une interface avec son système SAP, permettant aux employés d’accéder à la planification budgétaire et aux commandes internes de SAP directement depuis Asana.

L’intégration SAP change vraiment la donne. L’équipe peut accéder à toutes les informations dont elle a besoin depuis l’interface Asana sans avoir à changer de plateforme et cela facilite grandement son travail au quotidien. C’est ainsi que nous avons fait nos premiers pas sur Asana.”

Rationalisation des processus au sein de la Montblanc Academy

Chargée de la formation des employés, la Montblanc Academy interagit en permanence avec plusieurs services internes, notamment les ventes, le marketing et les ressources humaines, ainsi qu’avec des partenaires externes tels que des formateurs.

Avant la mise en place d’Asana, l’équipe de l’Academy avait du mal à suivre les projets, les tâches et les progrès individuels des participants.

• Asana a fondamentalement changé la façon dont l’Academy gère ses projets, en aidant à coordonner les sessions de formation, à recueillir les commentaires et à optimiser le suivi des projets, garantissant ainsi le bon déroulement des opérations.

• Grâce à Asana, l’équipe de l’Academy peut mieux coordonner les formations, recueillir les commentaires des participants et rationaliser le suivi des projets afin que tout se déroule sans encombre.

• Asana facilite la collaboration globale et s’est révélé être un outil de gestion de projet efficace. Même en cas de charge de travail importante, la plateforme permet une approche plus sereine et aide à répartir les tâches de manière plus équitable entre les membres de l’équipe. Il est également plus facile d’organiser les remplacements en cas de congés ou d’arrêts maladie.

Asana offre une vue précise de la progression des projets, ce qui nous permet d’identifier rapidement les étapes susceptibles d’entraîner des points de blocage et de prendre des mesures proactives pour éviter les retards.”

Gestion efficace et transparente des campagnes marketing

L’équipe marketing de Montblanc avait besoin d’un calendrier de contenu dynamique pour gérer ses campagnes et collaborer efficacement avec le service e-commerce et les agences externes. Asana a fourni une feuille de route claire, rationalisé les processus de validation et amélioré la coordination de la planification du contenu, des publications Instagram aux newsletters CRM.

Chez Montblanc, le service marketing avait besoin d’un calendrier de communication détaillé, interfonctionnel et à jour pour planifier et gérer à la fois les campagnes et le contenu. 

Le déploiement d’Asana permet à Montblanc de mieux gérer les projets à venir et facilite l’alignement avec le service e-commerce et la collaboration avec les agences externes.

Les projets gérés par l’équipe marketing de Montblanc sur la plateforme Asana vont de la planification mensuelle du contenu à l’édition, l’adaptation ou la création de contenu en fonction des spécifications créatives. La feuille de route offre une vue d’ensemble claire de tous les projets et de leurs exigences individuelles.

• Avec Asana, les spécialistes du marketing peuvent organiser toutes les étapes et tâches nécessaires au projet, ce qui rend l’exécution de leurs campagnes plus efficace.

• Une chronologie précise permet de coordonner avec précision le contenu marketing sur Instagram et dans les newsletters CRM, favorisant ainsi la croissance de l’audience.

• Outre la planification, Asana offre également une vue d’ensemble de toutes les activités marketing importantes, telles que la publicité ou les boutiques éphémères, et aide à en mesurer la réussite. 

Avec Asana, je peux facilement suivre la progression des projets et collaborer avec toutes les équipes au même endroit. Nous ne risquons plus de perdre des informations en cours de route. Asana sert de plateforme centrale pour communiquer, partager des commentaires, récupérer des informations et planifier les projets.”

Environ 300 employés de Montblanc utilisent déjà Asana, et l’entreprise souhaite étendre l’accès à tous ceux qui peuvent en bénéficier. À mesure que de nouveaux cas d’utilisation apparaissent, Asana contribue à rationaliser les tâches quotidiennes et les processus. Les équipes partagent régulièrement leurs expériences, favorisant ainsi une culture d’apprentissage et d’amélioration continue qui stimule l’évolution de l’utilisation de la plateforme.

Montblanc prévoit déjà d’intégrer davantage Asana dans ses opérations. La connexion d’Asana au système SAP Project System (PS) permettra par exemple d’améliorer le travail de l’équipe de développement de nouveaux instruments d’écriture.

Dans le service formation, Asana aidera à gérer les plans de formation des 20 apprentis de Montblanc et facilitera la communication avec les différents services. Une application Asana interactive permettra aux apprentis de suivre leurs missions dans différents domaines de production, garantissant ainsi une expérience d’apprentissage plus fluide et mieux structurée.

Alors que Montblanc continue d’allier savoir-faire traditionnel et technologie moderne, Asana reste un élément clé de sa stratégie de collaboration numérique, aidant les équipes de toute l’entreprise à travailler plus efficacement ensemble.