Wildlife Conservation Society empodera a los empleados y miembros de la comunidad con Asana

Para muchas organizaciones sin fines de lucro, el impacto que tienen depende de empoderar a sus equipos para maximizar los recursos y generar confianza dentro de las comunidades que ayudan. La Wildlife Conservation Society (WCS), una organización mundial de conservación de la vida silvestre, es un excelente ejemplo de cómo lograr un impacto masivo en el mundo al invertir en sus empleados y comunidades. Con su equipo global de más de 4000 empleados, WCS protege y conserva la vida silvestre y los lugares silvestres en 60 países que albergan más del 50 % de la biodiversidad del mundo y más de 300 millones de las personas más pobres del mundo. 

“Muy pocas organizaciones sin fines de lucro piensan en cómo ayudar a todos los empleados a hacer mejor su trabajo o cómo proporcionar un entorno de empoderamiento para que las personas trabajen”, explica Jonathan Palmer, director ejecutivo de Conservation Technology en WCS. “Con tiempo y presupuestos limitados, puede ser difícil ayudar a nuestros equipos a sentirse más felices y empoderados, a pesar de que son posiblemente nuestro recurso más importante”.

El equipo de Jonathan en WCS trabaja con más de 100 socios y proveedores para encontrar e implementar las mejores soluciones tecnológicas para resolver los mayores desafíos de conservación de la actualidad. Cuando se dio cuenta de que los proyectos críticos para la misión corrían un mayor riesgo de no cumplir con los plazos debido al aumento de la demanda y la complejidad, la información aislada y los enfoques “tradicionales” de comunicación y gestión de tareas que no se adaptaban al crecimiento, se propuso encontrar una mejor manera de colaborar en WCS. 

Su objetivo principal era empoderar a las personas en WCS: los jefes de programas, desarrolladores de software, científicos ambientales, zoólogos, voluntarios y otras partes interesadas. Así que Jonathan se propuso encontrar una herramienta para mejorar la comunicación y la colaboración a través de los límites de la organización.

Su equipo implementó Asana para impulsar una colaboración fluida, generar transparencia y responsabilidad, y dar seguimiento al trabajo y los recursos. Con Asana, los equipos de WCS trabajan juntos de manera más efectiva y han logrado varios beneficios adicionales: los empleados tienen acceso a más oportunidades de crecimiento profesional y se fortaleció la confianza de las comunidades a las que ayudan. 

Generar confianza con las comunidades locales

Un equipo de WCS, el equipo de la Reserva de Vida Silvestre Okapi (OWR) en Ituri, con el apoyo del Programa de Gestión Sostenible de la Vida Silvestre (SWM) financiado por la UE, trabaja con un grupo de organizaciones internacionales para reducir la inseguridad alimentaria mediante el desarrollo de soluciones sostenibles para los desafíos alimentarios con un enfoque en la conservación de la vida silvestre, la seguridad alimentaria y el desarrollo de políticas. Parte de su trabajo se realiza en áreas protegidas donde WCS apoya a sus socios gubernamentales y a otros para ejecutar sus programas en 15 países, incluido el Parque Natural Makira en Madagascar y la Reserva de Vida Silvestre Okapi en Ituri, República Democrática del Congo.

Aunque WCS se esfuerza por mantener a todos sus socios, anfitriones y comunidades contentos con su trabajo, es inevitable que surjan reclamos. Por ejemplo, una persona puede plantear una inquietud sobre el tratamiento del medio ambiente, sus propios derechos o una interacción que tuvo. “Muchos miembros de las comunidades que ayudamos pueden sentir que WCS es responsable, porque estamos allí protegiendo la vida silvestre”, explica Caroline Abid, jefa del programa de SWM. 

Debido a que el programa de SWM depende del apoyo local para implementar soluciones en el lugar, las relaciones con la comunidad son fundamentales para el éxito de sus programas. Resolver los reclamos de manera oportuna y respetuosa es esencial, por lo que WCS usa Asana para procesar los comentarios de las comunidades a las que ayuda. 

En el pasado, WCS usaba cuadernos físicos y hojas de cálculo para recopilar y gestionar los reclamos, que luego se enviaban por email al miembro del personal correspondiente. Como resultado, abordarlos podía llevar semanas y poner en riesgo la confianza de los miembros de la comunidad. Para WCS, que depende de las comunidades para mantener y respaldar los sitios de conservación, los miembros insatisfechos podrían poner en peligro un sitio. 

“No respondíamos lo suficientemente rápido a los reclamos de las comunidades, así que buscamos mejorar el proceso con Asana para asegurarnos de responder siempre”, dice Caroline. Usar Asana hace que presentar reclamos sea más fácil para los miembros de la comunidad. Ahora, los miembros de la comunidad comparten su problema con un trabajador de campo de WCS, quien luego lo envía a través de un formulario de Asana. Esto crea una tarea de Asana en un proyecto dedicado con toda la información necesaria para abordar el problema rápidamente. 

Asana proporciona un lugar central para revisar los reclamos, lo que elimina el papeleo y el tiempo que antes se dedicaba a procesarlos manualmente. También facilita la derivación de reclamos a las personas adecuadas dentro de WCS para responder rápidamente, en lugar de pasarlos a través de largas cadenas de comunicación que involucraban notas en papel o emails. Una vez que se asigna una tarea a la persona correcta, esta tiene toda la información que necesita para abordarla, ya que todos los detalles necesarios se incluyen en el formulario. Si un reclamo es delicado, WCS puede usar la configuración de privacidad en Asana para limitar la visibilidad.

Dado que los reclamos se procesan más rápido con Asana, las comunidades locales se sienten empoderadas para compartir los problemas a medida que surgen, lo que crea un círculo virtuoso: las comunidades siguen comprometidas con el trabajo de conservación de WCS y la organización continúa apoyando a las comunidades en los sitios. Estos resultados han ayudado a WCS a generar confianza, lo que es muy valioso para la capacidad de la organización de cumplir con sus ambiciosos objetivos de conservación. 

Empoderar a los empleados para aprovechar nuevas oportunidades 

Al alejar al equipo de WCS de los emails, Asana ayudó a romper los silos de datos, aumentar la visibilidad y hacer que más miembros del equipo en toda la organización puedan acceder a la información y las oportunidades. Esto creó un nuevo nivel de transparencia, porque todas las tareas y los proyectos son públicos dentro del equipo de forma predeterminada. Se han generado muchas oportunidades de colaboración entre diferentes departamentos, lo que ha sido especialmente importante durante la pandemia de COVID-19, cuando WCS no podía tener tantas interacciones personalmente. 

El uso de Asana ha tenido lo que Jonathan llama un efecto “aplanador” en el equipo. “Aplanar nuestro equipo se trata de maximizar la oportunidad de que las cosas se hagan de la manera más rentable”, explica. “La transparencia que brinda Asana permite que los miembros más jóvenes y ambiciosos de los equipos levanten la mano para aprovechar las oportunidades de aprender, asumir más responsabilidades y ampliar su alcance”. Esto es notable porque, históricamente, como organización grande, las oportunidades a menudo recaían en aquellas personas más cercanas a la sede, simplemente por la disponibilidad y el acceso a la información. Con Asana, los empleados ahora tienen más visibilidad del proyecto y pueden contribuir de forma asincrónica, independientemente de su zona horaria. Como resultado, WCS ha visto una participación más diversa de los miembros de su equipo en todo el mundo.

Asana ayuda a todo el equipo de WCS a sentirse empoderado para involucrarse y aprovechar oportunidades que de otro modo no habrían conocido. También permite ahorrar recursos, incluido el presupuesto para salarios, viajes y tiempo de capacitación, al permitir la contratación de empleados en diferentes mercados laborales. Así, WCS puede usar sus presupuestos de manera eficiente para generar un mayor impacto. 

Cumplir las promesas con las personas en el centro

WCS hace mucho con recursos limitados. Todo esto es posible gracias a las personas que apoyan a la organización, su personal y los miembros de la comunidad. Gracias a Asana, WCS pudo escuchar y cuidar a los miembros de su comunidad y empoderar a sus empleados de todo el mundo con acceso a más oportunidades. Estos resultados positivos han ayudado a impulsar el progreso de la organización hacia sus muchos objetivos significativos. Además, han hecho que las personas, la clave de su trabajo, se comprometan más.

Con una mayor solidez de sus procesos y una nueva transparencia, WCS continúa generando confianza interna y externamente, un ingrediente fundamental para proteger las áreas, la vida silvestre y las comunidades a las que ayuda.