Beauty Pie ahorra 444 días de trabajo con Asana

Aspectos destacados

Desafíos

• Los departamentos aislados y la escasa colaboración entre equipos llevaron a la duplicación de esfuerzos y a retrasos.

• Los procesos ineficientes y la falta de flujos de trabajo estandarizados dificultaron la capacidad de centrarse en el trabajo de alto impacto, lo que afectó la entrega oportuna de productos.

• Un entorno de herramientas fragmentado obligaba a cambiar entre aplicaciones con frecuencia, lo que dificultaba la colaboración.

• La comunicación inconsistente y los roles no definidos redujeron la productividad, obstaculizaron la claridad y frustraron a los equipos.

• La visibilidad limitada de los riesgos y el progreso de los proyectos impidió que el equipo directivo abordara los riesgos de manera proactiva y ajustara los planes.

Solución

• Gestión de proyectos centralizada: Asana se convirtió en la fuente única de referencias de Beauty Pie para la comunicación y la gestión de proyectos y proporcionó a los equipos claridad sobre las responsabilidades. Esto mejoró la capacidad de respuesta y facilitó la interacción con las partes interesadas clave.

• Mejor colaboración entre equipos: los equipos de marketing, desarrollo creativo, operaciones y desarrollo de productos obtuvieron visibilidad compartida de los proyectos, lo que redujo el trabajo duplicado y permitió avanzar según los cronogramas.

• Flujos de trabajo y automatizaciones estandarizados: los flujos de trabajo y los procesos simplificados redujeron la necesidad de realizar controles manuales, lo que permitió a los equipos centrarse en el trabajo de alto impacto.

• Consolidación de herramientas: las integraciones con Slack, Zendesk, Google Drive y Jira Cloud redujeron el cambio de herramienta, lo que facilitó la colaboración entre los equipos.

• Gestión de riesgos mejorada: al dar seguimiento a los riesgos en Asana, los equipos pudieron detectar posibles problemas con anticipación y abordarlos antes de que afectaran la entrega del proyecto.

Resultados

• Se ahorraron 444 días de trabajo con Asana, lo que generó un ahorro estimado en los costos de $124 600. 

• El 61 % de la colaboración se volvió interdisciplinaria, lo que fomentó un mejor trabajo en equipo y eliminó los silos entre los departamentos.

• Las tareas con encargados asignados se completaron a tiempo el doble de veces, lo que aumentó la claridad y la responsabilidad en todos los equipos.

Impulsar la eficiencia y la alineación en todos los proyectos

Con un enfoque en el desarrollo de productos innovadores de belleza y bienestar, Beauty Pie gestiona más de 100 desarrollos de nuevos productos (NPD) y 50 mejoras de productos existentes (EPD) cada año. Para agilizar sus procesos y crecer más, recurrieron a Asana para mejorar los flujos de trabajo y centralizar la información entre los equipos.

Al crear plantillas de procesos, proporcionar una visibilidad clara de las responsabilidades y consolidar las herramientas, Asana permite que los equipos de más de 12 funciones comerciales, como el desarrollo de productos, las operaciones, el merchandising en el sitio y el marketing, colaboren sin problemas. Asana simplifica los proyectos complejos y entre diferentes departamentos, lo que ayuda a los equipos a gestionar las cargas de trabajo y las responsabilidades, mantiene a las partes interesadas alineadas y brinda a los líderes información en tiempo real para mantener los proyectos en curso. Con Asana como base para la eficiencia, Beauty Pie puede crecer sin dejar de mantener sus altos estándares de calidad e impulsar la innovación en el sector de la belleza y el bienestar.

Impulsar la adopción de Asana

Beauty Pie tenía una visión clara de cómo quería que una plataforma de gestión del trabajo respaldara sus complejos lanzamientos de productos y proyectos entre diferentes departamentos. Después de identificar ineficiencias en el seguimiento del progreso, la empresa sabía que necesitaba una herramienta escalable e intuitiva para simplificar los procesos y gestionar los cientos de tareas e interdependencias involucradas en cada proyecto. Después de evaluar las opciones, se eligió Asana por su capacidad para agilizar la gestión interdisciplinaria, asignar tareas y gestionar las cargas de trabajo, así como por la capacidad de la plataforma de alojar tareas en varios proyectos, lo cual les permite realizar un seguimiento de las interdependencias entre los proyectos.

Para garantizar una transición sin problemas, Beauty Pie se asoció con la firma de consultoría digital Generation Digital. La empresa ayudó a identificar a los impulsores en cada equipo para promover la adopción de Asana y guió a Beauty Pie a través de la gestión del cambio, al establecer las mejores prácticas para la capacitación y la comunicación, y liderar una auditoría de datos para transferir los procesos relevantes. Actualmente, con más de 200 usuarios en equipos como marketing, desarrollo creativo, operaciones, gestión de proyectos, merchandising en el sitio y liderazgo, Asana es esencial para la forma en que Beauty Pie gestiona los proyectos, lo que impulsa la colaboración y la claridad en todos los departamentos.

Coordinar proyectos complejos y lanzamientos de productos

El equipo de desarrollo de productos de Beauty Pie gestiona más de 100 lanzamientos de productos cada año. Cada lanzamiento abarca de 12 a 24 meses y requiere la colaboración entre equipos de regulaciones, cadena de suministro, calidad, empaquetado y marketing, por lo que mantener a todos alineados puede ser un desafío. A fin de agilizar el proceso, Beauty Pie recurrió a Asana para gestionar todo el ciclo de vida del lanzamiento.

Antes de usar Asana, Beauty Pie carecía de flujos de trabajo estandarizados, lo que dificultaba mantener los lanzamientos en curso. Ahora, Asana proporciona la claridad y la estructura que los equipos necesitan para colaborar de manera efectiva y cumplir con los plazos. La flexibilidad de la plataforma permite a los jefes de proyecto estandarizar los procesos y, al mismo tiempo, ajustar los flujos de trabajo para que se adapten a las necesidades únicas de cada proyecto.

Los flujos de trabajo estandarizados mejoran la eficiencia de los proyectos

• Las plantillas personalizables de Asana garantizan que cada lanzamiento de producto tenga una estructura uniforme, lo que ayuda a los equipos a gestionar las tareas repetibles a lo largo del ciclo de vida del lanzamiento.

• Los jefes de proyecto pueden ajustar los flujos de trabajo según sea necesario y, al mismo tiempo, beneficiarse de la coherencia de los procesos estandarizados, lo que reduce el trabajo inicial.

• Cada tarea tiene un encargado asignado, por lo que todos saben exactamente de qué son responsables y cuándo deben mantener los proyectos en curso y garantizar que se cumplan los plazos.

• Cada equipo también tiene su propio tablero de tareas de lanzamiento, por lo que cuando un miembro del equipo está fuera de la oficina, otro puede retomar fácilmente el trabajo asignado sin que se pase por alto.

La visibilidad de los hitos clave mantiene los proyectos en el camino correcto

• Los equipos dan seguimiento a los hitos y las dependencias clave para todos los lanzamientos de productos en Asana, lo que brinda a los líderes y a los colaboradores visibilidad en tiempo real del estado del proyecto.

• Los campos personalizados, como las categorías de productos y la priorización, ayudan a los equipos a identificar rápidamente las tareas de mayor prioridad, lo que les permite centrarse en el trabajo crítico y entregar los productos al mercado a tiempo.

Mejorar la visibilidad y la colaboración

Con varios equipos trabajando en proyectos a la vez, Beauty Pie necesitaba una mejor visibilidad de las responsabilidades. La funcionalidad de Asana de alojamiento de tareas en varios proyectos hace que sea más fácil para los equipos de regulaciones, cadena de suministro, calidad y marketing centrarse en sus tareas específicas dentro de los proyectos de lanzamiento de productos más amplios. Además, mejora la responsabilidad y ayuda a los equipos a mantenerse enfocados en sus prioridades.

Alojar tareas en varios proyectos simplifica la responsabilidad de las tareas

• Los equipos usan el alojamiento de tareas en diferentes proyectos para ver sus tareas en todos los proyectos sin sentirse abrumados por el trabajo no relacionado. 

• Con los tableros de proyectos dedicados, los equipos pueden ver todas sus tareas relevantes en un solo lugar, lo que facilita la gestión de los plazos y evita los cuellos de botella.

La visibilidad clara mejora la gestión de recursos

• Asana brinda a los equipos una visión clara de los cronogramas y las dependencias de los proyectos, lo que les permite detectar los obstáculos con anticipación. Si los retrasos en una etapa amenazan un lanzamiento, los equipos pueden adaptarse rápidamente para mantener el trabajo en curso.

• Los equipos más pequeños que trabajan en varios proyectos pueden gestionar su carga de trabajo en una sola vista, lo que reduce la confusión y garantiza que nada se pase por alto. 

Las integraciones eficientes mejoran la colaboración

• Las integraciones con herramientas como Slack, Google Drive, Zendesk y Jira Cloud permiten a Beauty Pie conectar su tecnología existente directamente con Asana.

• Los equipos pueden comunicarse en tiempo real, compartir documentos y gestionar tareas desde un solo lugar, lo que reduce el cambio de aplicaciones y mejora la colaboración entre equipos.

Mejorar la gestión de riesgos y portafolios

Además de gestionar los lanzamientos de productos, Beauty Pie usa Asana para dar seguimiento a los riesgos del proyecto, gestionar iniciativas clave y comunicar posibles problemas a todos los equipos. Con informes de estado semanales y datos en tiempo real, Asana brinda a las partes interesadas una visibilidad clara de los proyectos importantes, lo que les permite ver el progreso fácilmente y compartir las actualizaciones con los equipos de liderazgo. Al dar seguimiento a los riesgos y el estado del proyecto en un solo lugar, Beauty Pie aborda los posibles problemas rápidamente, mantiene a los equipos alineados y minimiza las interrupciones.

Seguimiento centralizado de los riesgos para que los líderes respondan con rapidez

• Cada proyecto tiene una sección dedicada a los riesgos donde los equipos registran los riesgos potenciales, lo que incluye detalles clave como la causa, el efecto, las estrategias de mitigación, la probabilidad y el impacto.

• Con la funcionalidad de reglas de Asana, los riesgos se alojan automáticamente en un registro de riesgos maestro, lo que brinda a las partes interesadas visibilidad de todos los riesgos del proyecto sin saturar los planes individuales.

• El registro maestro de riesgos permite a los equipos de liderazgo evaluar fácilmente los riesgos, lo que garantiza que los problemas críticos se identifiquen y aborden con anticipación.

La gestión de portafolios agiliza la toma de decisiones

• Asana ayuda a Beauty Pie a gestionar todo su portafolio de proyectos clave, con el estado de cada proyecto registrado y compartido con las partes interesadas mediante actualizaciones de estadointegradas.

• Los campos personalizados, como los niveles de riesgo y la prioridad del proyecto, permiten a los equipos evaluar rápidamente el estado del proyecto y detectar los desafíos que podrían afectar los plazos o los entregables.

• Las partes interesadas pueden ver los datos del progreso y los riesgos en un solo lugar, lo que mantiene al equipo directivo alineado y garantiza que las decisiones se tomen en función de la información en tiempo real.

Avanzar hacia el futuro de la belleza con el trabajo conectado

Con Asana impulsando su éxito operativo, Beauty Pie está preparada para un crecimiento seguro y sostenible. Como ganadora del premio Tech Visionary de Asana, planea seguir impulsando la innovación al aprovechar la IA para automatizar tareas y reducir errores, lo que permite a los equipos centrarse en el trabajo de alto valor.

Al integrar información impulsada por IA y análisis predictivos, Beauty Pie continuará optimizando la gestión de proyectos, asegurando la alineación con los objetivos estratégicos y fomentando una mayor colaboración entre los equipos. A medida que amplían el uso de Asana, prevén establecer un nuevo estándar de eficiencia y colaboración en toda la organización, y mostrar lo que es posible cuando el trabajo está realmente conectado.